Нвк ниво 3: комуницирајте у пословном окружењу

Ова јединица покрива одговарајућу комуникацију у пословном окружењу.

Фотографија Антена на Унспласх-у

Комуникација у пословном окружењу је група А, обавезна јединица са три кредита за националну диплому струковног образовања о пословању и администрацији нивоа 3, која се нуди у Енглеској, Велсу и Северној Ирској. Овај модул помаже кандидату да стекне темељно разумевање сврхе комуникације. Кандидати такође уче како вербално и писмено комуницирати, како тражити и користити повратне информације (и њихов значај) и како развити вештине комуникације за следеће нивое.

Овај чланак ће се бавити свим исходима модула, објаснити шта они значе и разговарати о томе како их постићи. Помоћи ће вам да схватите шта се од кандидата очекује да пишу уопште. У зависности од вашег одређеног посла, приликом припреме сопственог портфеља мораћете да измените оно што је овде написано за ваш властити рад и организацију.

Како се користи овај чланак

Овај чланак покрива исходе 1 и 2 јединице 304 за НВК ниво 3 дипломе о пословању и администрацији, који покрива елементе комуникације на радном месту.

Чисто је информативног карактера и требало би да вас води кроз процес састављања вашег сопственог портфеља. Не копирајте овде ништа директно за своју датотеку, јер она мора бити прилагођена специфичностима вашег посла и организације. Копирање језика из овог чланка директно није само неискрено већ ће и ослабити вашу датотеку.

Исход 1: Разумевање сврхе планирања комуникације

1.1 Објасните предности познавања сврхе комуникације

Комуникација се односи на пренос идеја или садржаја између појединаца, група или појединаца и група. Комуникација се састоји од:

• Извор: особа или људи који креирају поруку.
• Порука: садржај комуникације.
• Средње: како се преноси комуникација (е-пошта, телефон, лично итд.).
• Пријемник : публика или особа којој се комуницира. Вештине примања укључују ефикасно слушање и читање.

У пословном окружењу комуницирамо слушајући међусобне проблеме и заједничким решавањем свакодневних проблема.

1.2 Објасните разлоге за познавање публике коме се представља комуникација

Ако разумете своју публику, можете ефикасније да комуницирате са њом и наговорите је.

Да бисте били сигурни да ће ваша порука бити добро прихваћена, морате да научите шта ваша публика очекује, у каквом је расположењу и на која питања може желети да одговорите.

1.3 Објасните сврху познавања предвиђених исхода комуникације

Разумевање „намераваног исхода“ комуникације значи разумевање и сопствене поруке и начина на који је публика може примити.

Публика може бити:

• Самац сарадник
• Бројни људи на састанку
• Соба пуна људи

Када комуницирате, требали бисте знати да ли покушавате да:

• Пренесите информације
• Убедити
• Забавити

Ефикасност ваше комуникације зависи од тога колико добро разумете како се ваша сврха меша са положајем и очекивањима публике.

1.4 Опишите различите начине комуникације и када их користити

Комуникација се може класификовати као: вербална или невербална, формална или неформална.

Вербално

• Вербална комуникација је најважнија, најчешћа и најефикаснија врста комуникације. Говорећи директно и слушајући помаже нам да разумемо емоционалне потребе једни других.
• Учинковита вербална комуникација има везе са тим колико добро слушате друге као и са тим како разговарате с њима.

Невербално

• Невербална комуникација значи писање, али се односи и на језик знакова, изразе лица и гесте. Невербална комуникација је мање ефикасна од вербалне комуникације - увек је боље бити директна - али и даље вам је важно да преузмете невербалне знакове.
• Невербална комуникација може побољшати вербалну комуникацију. Говор тела и изрази лица обично су искрени и могу помоћи у преношењу искрености.
• Неки људи - укључујући, али не ограничавајући се на наглухе - првенствено користе невербалну комуникацију у облику знаковног језика, геста и израза лица.

• Неформалне комуникације су интеракције лицем у лице које се случајно дешавају током дана. Они могу бити повезани са послом или не, вербални или невербални.
• Неки примери су: ћаскање о нечему што није везано за посао у трпезарији, брзи е-маил са питањем о статусу пројекта или лепљива белешка у којој се тражи импровизовани састанак да набројимо само неке.

Формална комуникација

• Неке врсте комуникације су у складу са званичним очекивањима или протоколом, снимају се на неки начин или се планирају и увежбавају пре времена.
• Пример формалне вербалне комуникације била би презентација по сценарију. Невербална формална комуникација укључује писане ставке као што су годишњи извештаји, услови запослења и уговори.

Исход 2: Разумевање начина писмене комуникације

2.1 Утврдите релевантне изворе информација који се могу користити приликом припреме писане комуникације

Извори информација могу се класификовати као примарни или секундарни.

Основни извор

• Примарни извор се производи током догађаја. Ову врсту информација прикупља особа која је директно у контакту са инцидентом или догађајем.
• Ти извори могу бити дневници, писма, новине, судски списи, интервјуи, анкете итд.
• Примарни извори су обично непатворени и најближи су самим догађајима.

Секундарни извор

• Ова врста информација се филтрира кроз некога ко је уклоњен из примарног догађаја.
• Ови извори могу да се тумаче или анализирају у литератури из примарног извора, а укључују књиге, интерпретативне документе или извештај споља о неком догађају.
• Обично секундарни извори тумаче догађај и могу се произвести након њега.

2.2 Опишите принципе комуникације за употребу електронских облика писане комуникације у пословном окружењу

Електронска комуникација односи се на е-пошту, факсове или било коју писану комуникацију која се преноси и чува електронским путем.

• Учинковита електронска комуникација укључује одређени степен техничког мајсторства. Требали бисте бити довољно вешти да преносите информације путем телекомуникационих технологија и знати како да користите потребан софтвер.
• Када бирате електронске комуникације за размену информација, требало би добро да размислите и одлучите који је најбољи и најефикаснији начин комуникације.
• У канцеларијском окружењу требали бисте бити у стању да тумачите информације из електронских извора и да имате добре вештине парафразирања.

2.3 Објасните различите стилове и тонове језика и ситуације када се могу користити за писану комуникацију

Колоквијално, лежерно и формално писање су различити стилови са својим очекивањима и исходима. Стил писања који користите зависи од ваших намера, медија и публике.

• Лежеран језик је неформалан и разговорљив. То је начин на који пишете у пријатељским текстуалним порукама или ћаскању. Вероватно на послу разумно користите само успутни језик, посебно са надређенима. Лежеран језик је начин на који разговарате са својим вршњацима.
• Говорни језик је сличан и односи се на језик који користимо за комуникацију са породицом и блиским пријатељима. Колоквијални језик укључује сленг и дијалект.
• Формални језик се користи у пословној комуникацији и користи се када желите да наиђете на њега као професионалног и ауторитативног. Такође зависи од речи и тона који користите. У формалном писању, ваш језик треба да има одговарајућу синтаксу, речник и граматику.

2.4 Објасните разлоге за избор и употребу језика који одговара сврси писмене комуникације

Комуникација је процес размене информација, идеја, мисли, осећања и осећања кроз говор, сигнале, писање или понашање. Језик који користимо треба да буде лако разумљив, тачан и тактичан.

Свака врста поруке - жалбе, записници и притужбе, да набројимо неколико - захтева различите нивое такта.

• Нарочито када пишете нешто критично, увек покушајте да се обратите организацији или групи, уместо да то учините личним.
• Почните са позитивним поенима пре негативних, тако да примач одмах не креће у дефанзиву.
• Објасните чињенице директно, уместо да користите нејасан или посредан језик.
• Док пишете, избегавајте употребу масних или великих слова. Ово долази до непријатељства у писаној комуникацији.

2.5 Опишите начине организовања, структурирања и представљања писаних информација тако да задовољавају потребе различите публике

Приликом организовања, структурирања и представљања писаних информација имајте на уму следеће:

• Приликом презентације припремите све потребне документе пре времена. То могу укључивати ПоверПоинт презентације (или сличан софтвер за презентације), брошуре или скрипту за себе.
• Држите документе у правилном редоследу, тако да комуникација тече без забуне или грешке. Унапред провјерите наруџбину.
• Док излажете, будите јасни у вези са својим циљевима. Наведите увод о томе шта ћете представити, вашим мотивима у излагању, зашто су присутни и зашто је тема важна.
• Представите свој рад корак по корак, јасно користећи одговарајуће референце тамо где је потребно.
• На крају, закључите објашњавајући како су сви ваши циљеви испуњени.
• Одвојите време да одговорите на питања.

2.6 Опишите начине провере тачности садржаја у писаним информацијама

Свака писана комуникација мора бити тачна, професионално форматирана и без правописних или граматичких грешака. Проверите следеће пре него што се документ финализује и пошаље његовим примаоцима.

Контролни бодови за тачност

• Нетачности могу наштетити вашој репутацији и репутацији ваше организације. У зависности од проблема, ефекти могу бити од неугодних до катастрофалних.
• Детаљи које треба поново провјерити укључују: датуме, имена, статистику, догађаје и цитате.
• Ако нисте сигурни у било шта, обавезно се обратите некоме ко је упућен или искусан.

Проверите правопис и граматику

• Већина процесора за обраду текста и система е-поште имају уграђену проверу правописа. Искористите своју процену, јер они нису увек тачни, посебно када је реч о именима људи или жаргону специфичном за индустрију.
• Увек два пута сами прочитајте документ пре финализације.
• Нека неко други прочита и уреди документ уместо вас. Свеж пар очију приметиће грешке које сте пропустили.

Користите шаблон

• Многе организације имају сопствене стилове за различите документе. Сви ће бити доступни као предлошци у које можете лако да унесете информације.
• Ако комуникација нема прописани образац, требало би да истражите исправан стил у зависности од потреба ваше организације или одељења. Питајте своје колеге или пронађите сличне документе да бисте стекли осећај за прави стил.

2.7 Објасните сврху тачне употребе граматике, интерпункције и правописа

• Правилна граматика, интерпункција и правопис осигуравају читаоцу лако читање ваше комуникације, чинећи комуникацију ефикаснијом.
• Када документ има чињеничне грешке, читаоци имају тенденцију да верују у целу ствар. Уочена непоузданост може негативно утицати на вашу репутацију, а тиме и на положај у вашој организацији.

2.8 Објасните шта подразумева обичан енглески језик и зашто се користи

Обичан енглески језик је језик који наглашава јасноћу и избегава технички језик или жаргон. Нарочито је важно када разговарате са људима изван ваше професије, којима је потребан технички језик преведен на нешто лакше за разумевање.

Обичан енглески:

• Може се користити за комуникацију са било ким, без обзира на њихове вештине читања или знање.
• Јасно и директно, без ичега скривеног, без непотребних речи или идеја.
• Без техничког жаргона или сленг-а.

2.9 Објасните сврху лектуре и провере писменог дела

Требали бисте лекторирати све писане радове. Постоји неколико разлога за то:

• Граматички исправно писање добро се одражава на вашу професионалност и брижљивост, као и на вашу организацију. Други ће вам судити на основу изгледа вашег писаног рада.
• Добро написана проза за вашег читатеља одузима мање времена од текста с погрешкама, што писану комуникацију чини ефикаснијом.

Сви писани радови, од е-поште до записника са састанака до формалних извештаја, треба да буду лекторирани због грешака.

2.10 Објасните сврху препознавања рада који је важан и рада који је хитан

У свакодневном раду имамо комбинацију задатака, од којих су неки важни, неки хитни, а неки ниског приоритета. Сви задаци имају рокове које треба испоштовати. Међутим, важност и хитност су две различите ствари. Неки задаци могу бити оба, али препознавање задатака