Нвк ниво 3: коришћење дневничких система (сврха, врсте и више)

Прегледајте употребу система дневника у пословној администрацији, укључујући врсте дневника који су доступни, информације које треба укључити и како сигурно сачувати записе.

Фото Виктор Таласхук на Унспласх

Увод у ову јединицу

Ово је необавезна јединица групе Б на нивоу 2 са укупно 3 кредита. По завршетку ове јединице кандидат ће добро познавати сврху дневничких система, како их користити и зашто их користити. Они ће знати које су информације потребне за одржавање дневника и зашто, и знаће како јасно и тачно да уносе дневнике и зашто.

Кандидати ће знати сврху промена и како их одредити као приоритет и саопштити им, заједно са разумевањем потребе за њиховом комуникацијом. Кандидати ће такође знати како да пријаве и реше све проблеме у дневничким записима и како да их безбедно чувају, јер могу да садрже осетљиве и поверљиве информације. Такође је обухваћено и дељење дневника, укључујући нивое дељења, која права свака особа има над дневником и како држати поверљиве и приватне састанке даље од свих корисника.

Укључио сам и личну изјаву.

1.1 Која је сврха употребе дневничког система?

Време је веома важно и може се искористити на врло ефикасан начин одржавањем дневничког система. Ефикасно планирање и организација сопственог времена и туђих разлога је, према томе, једна од најважнијих активности са којима можете да се укључите.

Дневник је један од главних ресурса у канцеларији, без којег нико од нас не би знао где бисмо требали бити или шта бисмо требали радити у било ком тренутку.

Дневник се може водити ручно или електронски.

1.2 Опишите различите типове дневничких система.

Дневнички системи се у основи могу поделити у две врсте:

Ручни системи

Најчешћи тип ручног дневничког система који се користи у канцеларијама

је укоричена књига у којој се евидентирају састанци.

То могу бити:

Један дан по страници
Два дана по страници
Недељу дана за преглед
Две недеље за преглед

Када бирате најприкладнију врсту ручног дневника за употребу, мораћете да узмете у обзир колико ћете уноса вероватно извршити у било ком дану.

Алтернатива увезаној књизи је растресити систем, често познат као менаџер времена. То има предност у томе што је одељак дневника непрекидан. Нове странице се једноставно додају како године одмичу, тако да нема потребе за добијањем новог дневника пред крај сваке године.

Други, потпуно другачији, ручни систем је зидни планер. То су обично каширане карте са дневним простором који покрива целу годину.

Електронски системи

Електронски дневници могу се водити на личном рачунару, лаптопу, дланчићу или електронском организатору. Имају бројне предности у односу на ручне системе:

Истицање потенцијалног сукоба између састанака
Улазак у редовне догађаје само једном
Користи се мање папира.
Заштита лозинком.
Доступан је вишеструки приступ.
Подсетник на састанке на екрану.
Компатибилност базе података.
Електронски контакт.

Важно је проверити ефекте промена на уносима.

123рф.цом

1.3 Зашто бисте требали добити релевантне информације о траженим дневничким записима и променама?

Захтеви за промене могу се чинити релативно малим, али могу имати налет који може имати велике импликације. Одгађање састанка може довести до тога да особа која присуствује састанку закасни или чак не може да присуствује другим састанцима заказаним за касније током дана. Стога је важно проверити ефекте које ће тражена промена имати пре него што пристанете на њу.

Морају се добити све релевантне информације јер се морате побринути да сви који присуствују састанку или било ком састанку имају погодност и да им се дају сви детаљи, тако да у било ком тренутку не дође до грешке.

2.1 Које су информације потребне за унос у дневнике?

Информације као што су време, трајање, датум, место одржавања, присутни, столица, посетиоци морају да уносе дневнике.

2.2 / 3 Зашто бисте требали да дате приоритете захтевима и како то радите?

Неопходно је да дате приоритет радњама које треба да предузмете у случају да истовремено примите већи број захтева или промена аранжмана. Очигледно је да се са променама вероватно најбоље хронолошким редом. Такође се морају контактирати сви који су укључени у састанак и уверити се да је погодно за све пре него што се захтеви или промене потврде. Промене које утичу на састанке на дан када примите промене, мораће да се реше, пре промена на састанцима или састанцима у будућности.

Пример софтвера за дневнике.

2.4 Зашто бисте требали покушати уравнотежити потребе свих укључених?

Свака особа укључена у састанак или састанак мора имати довољно времена за планирање, путовање и друге потребе, како би састанак протекао у најбољем реду без икаквих проблема. Да би састанак био успешан, сви који су укључени морају бити присутни и треба им дати довољно времена за припрему.

2.5 Зашто би требало да саопштите промене онима који су погођени?

О променама се мора обавестити на време, а ако сте одговорни за туђе дневнике, витално је да им на време саопштите све промене како бисте им омогућили да се припреме за било који састанак или путовање. Такође је важно оставити довољно времена током дана да се баве рутинским стварима и довољно времена за путовање између састанака ако је потребно.

Остали који су погођени променама такође ће имати друге састанке у својим дневницима. Важно је да не остављате утисак да се промене врше олако или, обратно, јер је дошло нешто важније.

Системи електронских дневника могу аутоматски саопштавати промене онима који су укључени чији су системи умрежени са вашим, али мораћете да ступите у контакт са свима другима на које то утиче. У зависности од временских рокова, то се може учинити телефоном, е-поштом, факсом, писмом или усмено.

Пример ручног дневника.

гетент предузетнички.цом

2.6 Зашто бисте редовно ажурирали систем дневника?

Ажурирање дневника када су договорене промене је изузетно важно. Морате бити сигурни да сте избрисали све отказане састанке. Досадно је и непријатно стићи на састанак само да би вам рекли да је отказан, као и губљење времена.

Дневник који се не води у потпуности ажурно ће створити све врсте забуне. То ће учинити да људи изгубе самопоуздање и постаје губљење времена.

Приликом доношења амандмана на аранжмане могу бити укључена питања сигурности и поверљивости. Можда се воде преговори који би могли утицати на будућност организације. Ако су вам то познате као резултат договора за састанке, важно је да ове информације не ставите на располагање.

За ефикасност целе организације може се рећи да зависи од правилног одржавања дневничких система који се користе. Иако се на први поглед може чинити врло малом улогом, било би врло тешко када би сваки члан особља морао да се сети која су именовања и где треба да буду у било ком тренутку.

2.7 Опишите различите врсте проблема који се могу појавити када се подносе нови захтеви и решења за те проблеме.

Нови захтеви за систем дневника могу се упутити за састанак или састанак, за резервацију собе или за промену постојеће резервације. Захтеви зависе од улога у које је укључен носилац дневника. Када се подносе захтеви, подносилац захтева је можда прегледао систем дневника да ли има слободних термина или слободних времена или не, а то може бити зато што немају приступ потребним информацијама. Када се поднесе нови захтев, могу се догодити следећи проблеми

Импликације за постојеће захтеве - они се могу заснивати на следећим факторима као што су преклапање и дуплицирање
Преклапање више захтева - треба водити рачуна да се захтеви не преклапају јер могу створити хаос и спречити људе да присуствују састанцима или састанцима.
Двоструке или двоструке резервације - честа грешка која се јавља када дневником рукује више људи, а комуникација је лоша
Не комуницирање са захтевима или промена у захтевима - лоша комуникација заказује цео систем
Не потврђивање захтева - захтеви морају бити потврђени, у супротном човек неће бити сигуран да ли ће захтев ићи даље. Понекад ово резултира тиме да слотови остану слободни, што људе на потреби чека
Не бележење захтева - ово ће се показати празним када захтев заиста постоји
Давање приоритета захтевима - захтев за репрограмирање захтева када уђу неки захтеви високог приоритета / хитности / хитности
Ажурирање захтева - како би се избегле погрешне комуникације и дезинформације
Заштита података
Сигурност

Решења

Решења ових проблема су:

Имати темељно знање о дневничким системима, како их користити, како планирати и координирати захтеве избегавајући дуплирање и преклапање
Знање о добијању релевантних информација о захтеву и врстама захтеваних информација
Давање приоритета захтевима према потребама и хитности и њихово евидентирање у исправном формату, а такође и омогућавање приступа потребном особљу
Комуникација је још један важан аспект, који ако се не користи, неће успети у раду организације
Ажурирање на више начина избегава разочарања и грешке
Следе политике и процедуре организација које се односе на заштиту и сигурност података.
Користећи евидентирани систем датотека, тако да нико не може приступити датотекама, а да оне нису пријављене на систем

Дељење календара

2.8 Објасните сврху следења поступака безбедности и поверљивости када користите систем дневника.

Дневник се може користити у разне сврхе. Један у свој дневник бележи личне или поверљиве састанке, састанке за састанке, дискусије и друге информације. Такође могу бити уноси у вези са поверљивим информацијама других људи који су осетљиви и лични. Дакле, сваки унос у дневнику мора да има поставке попут „приватно“ за приватне информације и осигурао је да само одговарајући људи виде било какве уносе, у супротном ће доћи до кршења поверљивости. Не желимо да неко види наше или туђе поверљиве информације. Примери су именовање за здравље на раду, формални преглед, дисциплински састанак, састанак за рехабилитацију или заштиту итд. Дакле, приступ информацијама од стране људи мора да се одржава и надгледа.

Што се тиче безбедносних проблема, ако календар или дневник нису заштићени, свако ће имати приступ информацијама из дневника, а може чак и да уређује или брише важне информације. Када се људима омогући приступ календарима, дају им се одређени нивои дозволе приликом разматрања права приступа и права уређивања. Дневник такође треба да буде отворен само људима који захтевају те одређене информације и затворен од свих осталих.

Дакле, да би организација или одељење правилно функционисало и функционисало, морају се поштовати поступци поверљивости и безбедносни поступци.

Сретно са студијама

Надам се да вам је ово било од користи. Молимо вас, немојте се устручавати да оставите своје коментаре или повратне информације. Ако имате питања или вам је потребна помоћ и савет, слободно ме контактирајте. Хвала вам.