Правила и савети за добру етикету е-поште

Снимак екрана пријемног сандучета са корисним саветима.

(ц) Ц. Цалхоун 2012. Сва права задржана.

Како напредујемо све дубље у дигитално доба, откривамо да још увек постоје правила бонтона којих се морамо придржавати. Свет е-поште такође има посебна правила бонтона. Сваки пут када пошаљете е-пошту, шаљете и поруку о себи. Људи ће доносити закључке о вама без обзира да ли вас познају или не, на основу вашег писања.

Ако се придржавате ових шест правила е-поште е-поште, поставићете све од себе. Можете бити сигурни да ћете оставити позитиван утисак. Ова правила се посебно примењују на радном месту.

Правило етикете е-поште бр. 1: Уверите се да је формат поруке професионалан

Када шаљете е-пошту, користите одговарајући поздрав. Можете се обратити особи по имену или чак укључити „здраво“.
Користите родно неутралан језик.
Ако ово први пут шаљете некоме имејл, а не знате ко је особа, користите адресу „Драги господине или госпођо“.
Завршите е-пошту одговарајућим завршетком као што су хвала, искрено, с поштовањем и друге сличне речи.
Укључите електронски потпис са својим именом, насловом и адресом е-поште и / или другим начинима комуникације као што су бројеви телефона, веб странице итд.

Правило етикете е-поште бр. 2: Нека ваша порука буде кратка

Укључите тему како би људи знали о чему се ради у поруци и могли утврдити релевантност е-поште. Ако не ставите предмет у ред предмета, прималац ће можда бити опрезан и неће проверити поруку.
Текст поруке треба да буде кратак - одмах пређите на ствар. Неколико реченица би требало да буде све што вам треба.
Ваше писање треба да садржи кратке реченице.
Напишите кратке пасусе и користите размак. Односно, пишите за Интернет.

Упс… Нисам то хтео да пошаљем

Правило бр. Е-поште е-поште: Користите професионални језик

Поруке е-поште су мање формалне од писања писама, али не дозволите да будете неуредни.
Проверите исправност граматике, интерпункције и правописа. Ништа вам не подрива кредибилитет више од поруке препуне грешака.
Избегавајте прекомерно коришћење емотикона. Ако их уметнете превише, могли бисте угрозити своју професионалност. Неки би тврдили да је употреба емотикона уопште непрофесионална.
Размислите о формулацији у вашој поруци. Понекад је тешко писмено пренети тон свог значења. Избегавајте сарказам јер ваш читалац то лако може протумачити као увреду.
Избегавајте писање емоционално набијених порука. Ако сте у емоционалном стању, сачекајте док не будете у мирнијем стању ума пре него што покушате да напишете било шта.
Коришћење АЛЛ ЦАПС подразумева да вичете на некога. Такође је тешко читати.

Измењени принцип „КИСС“. Мање је више.

Ц. Цалхоун

Етикетно правило бр. 4: Нема нежељених порука

Слање нежељене е-поште нервира људе и може их затражити да вас блокирају.
Не прилажите непотребне датотеке. Људи су лоши од прилога непознатих пошиљалаца и с правом: они могу садржати вирусе.
Избегавајте слање „напред“. Ове поруке су безличне и често ће их људи избрисати пре читања.
Откривени фонтови и позадине могу бити тешки за читање и одвлаче пажњу читаоцу. Публика ће вас можда схватити и мање озбиљно. Ко жели да буде познат као Цурли Цуе Суе - и ово није референца на њену косу.

Правило бр. 5 е-поште е-поште: Е-пошта није приватна

Поруке и даље можете учинити личним, али имајте на уму да је друге очи могу видети.
Свака порука коју некоме пошаљете подлеже прослеђивању.
Користите функцију „ЦЦ“ (копирај у) само ако та странка мора знати информације које су јој при руци. У супротном ћете претрпати нечије сандуче.
Функција „БЦЦ“ (слепа копија) добра је за масовну пошту, јер примаоци неће морати да се крећу кроз пуно адреса е-поште. Ако потајно укључујете некога у разговор, имајте на уму да е-пошта НИЈЕ приватна.
Уверите се да лична порука коју пошаљете заправо иде ономе кога намеравате. Многи е-маилови су послати погрешној страни, на штету пошиљаоца.
Ако тражите посао, немојте, НЕ користите е-пошту тренутног послодавца за обављање ове врсте посла. Ваш будући послодавац ће само претпоставити да ћете то поновити - али њима.
Будући да е-пошта није сигурна, претпоставимо да ваш послодавац надгледа све долазне и одлазне поруке.

Правило бр. Е-поште е-поште: Брзо реагујте на долазне поруке

Очуваћете своју слику професионалности ако брзо одговорите на поруке.
Одговарајте на питања која вам је неко поставио е-поштом. Понекад људи шаљу информације које су небитне, заборављајући да одговоре на првобитно питање.
Добар начин да изнервирате читаоца је ако користите признанице „захтева за испоруку / читање“. Понекад прималац неће читати такве поруке и / или неће моћи да чита због програма за филтрирање е-поште. Избегавајте ову функцију.