Узимање минута: део и

Фотографија Ливингста

Увод

Овај чланак је написан да би помогао кандидатима који настављају своје квалификације из пословања и администрације. То не значи да другима неће бити корисно / корисно. Овај чланак ће користити свима који раде у предузећу или организацији и узимају записнике за израду тачних записа о дискусијама и одлукама донетим током састанака и евидентирања акција као део своје улоге у послу.

Да би се на састанку могло водити записник, треба поседовати добре комуникацијске вештине, вештине процене, међуљудске вештине, вештине организовања и планирања. Записивање минута није само седење на састанку и писање белешки. Укључује пуно припрема пре и после састанка, као и много вештина за постизање најбољег записника.

Пре него што се састанак заиста одржи, треба се припремити за састанак у смислу места, присутних, дневног реда, освежења, захтева за приступ и потребних докумената. За било какве презентације морате бити спремни са свом опремом попут лаптопа, графоскопа, материјала и докумената потребних за представљање идеја.

Пре почетка састанка забележите све промене дневног реда у последњем тренутку. Увек чувајте копију ствари које су се појавиле на последњем састанку и тачке акције. Док траје минута, најбоље је да имате образац који је релевантан за захтеве организације, стил и стандарде.

По завршетку ове јединице кандидат ће добро познавати улогу састанака, зашто се одржавају састанци, законски и организациони захтеви који се могу применити на вођење записника, зашто се води записник и њихове користи, разлог зашто записници морају бити тачни и различити документи који се користе на састанцима као део процеса вођења записника, претходног и пост састанка.

Кандидати ће такође имати знање о различитим врстама записника и стиловима писања записника, како структурирати записнике и написати их тачним језичким тоном, као и како их чувати и сврху њиховог сигурног и сигурног чувања. О њима се говори у трећем делу ове серије.

Пре покретања ове јединице треба знати дефиницију или значење минута.

Записници су формални документи и представљају сажетак записа са састанка. Они су тачни и садрже информације о томе о чему се разговарало на састанку, о препорукама, одлукама дискусија и тачкама њиховог деловања.

Добро написани записници биће кратки, тачни и информативни, а биће им логично представљени са јасним дискусијама, препорукама, одлукама и акционим тачкама.

Улога састанака

Речник дефинише састанак као „ формално договорено окупљање “ или „ Друштвени чин окупљања у неке заједничке сврхе “.

Састанак је окупљање двоје или више људи ради дискусија, размене информација и постизања споразума. Састанци се могу одржавати на разне начине, попут лицем у лице, конференцијским позивима, видео конференцијама итд. Састанак не би требало да буде губљење времена и да буде ефикасан. Ефективни састанци се дешавају уз правилно планирање и требали би имати сврху и исход.

Улоге састанака су:

• Да координише акцију, ради заједничке договорене одлуке.
• Да бисте брже доносили одлуке него путем телефонских позива и е-поште. На пример, може бити фрустрирајуће звонити људима и остављати говорну пошту или им слати е-пошту и дуго чекати одговор.
• Да бисте уштедели време, на пример, нешто за шта вам је требало више од 15 минута да напишете на е-пошту која примаоцу и даље може бити нејасна, можете разговарати за два минута ако се сретнете лицем у лице.
• Да деле информације, прибављају или траже идеје и информације и разјашњавају ствари.
• Да бисте решили проблеме или било какве проблеме и планирали радне стратегије.
• Детаљно разговарати о организационим питањима или питањима одељења, када то може бити тешко путем комуникације путем е-поште.
• Да би се избегла забуна, сукоби и неслагања.
• Да разговарају о пројектима или било чему повезаном са послом и начинима за то.
• Да разјасни и реши сукобе и реши спорове.
• Да доноси одлуке о предметима о којима се расправља и помаже у праћењу радњи против било којих одлука донетих у прошлости.
• Да би помогли бржем доношењу одлука, јер су сви на једном месту на располагању за дискусију и одлучивање.
• Да преговара о уговорима и споразумима у зависности од организације или питања која су укључена.
• Да пружи свима прилику да говоре и износе своје мисли и идеје.
• Да предузме хитне одлуке и акције у време потребе - управљање кризама.
• За помоћ у изградњи тима и мотивацији.
• Помоћи у постављању циљева.

Генерално, улога састанка је спровођење одређених важних расправа и доношење одлука окупљањем свих укључених чланова на једном месту. Ово ће избећи велики број телефонских позива, имејлова и забуне које су укључене, помажући у доношењу јасних одлука и додељивању радњи релевантној особи или људима или одељењу.

Правни и организациони захтеви који се могу применити на вођење записника

Записници са састанака из многих разлога морају да удовоље законским и организационим захтевима организације.

Минимални захтеви који се очекују од записника су детаљи

• Где је одржан састанак?
• Када се састанак одржао, укључујући датум и време?
• Ко су били присутни на састанку и њихове различите улоге на састанку?
• Ко је био одсутан?
• Како је протекао састанак?
• Шта се догодило на састанку?
• О чему се разговарало на састанку?
• Шта је одлучено и званичне тачке дискусија и одлука?

Записници служе као правно обавезујући документи у многим ситуацијама и у многим организацијама и могу се израдити као доказ одређених расправа и одлука када у будућности постоје правни изазови.

Записник мора имати датум следећег састанка на крају, а по могућности и време и место одржавања. Записник мора документовати присуство кворума, јер је за већину правоснажних одлука потребан минималан број људи да би могли донијети одлуку. На пример, у мојој организацији, када оперативни менаџер доноси одлуке на састанку тима, они очекују присуство вође тима како би одлука била валидна као део законских и организационих захтева наше организације.

Предности записника као тачан запис о дискусијама и одлукама

Записници се воде и на формалним и неформалним састанцима, а састанак може бити кратак састанак или састанак одбора / одбора или групна дискусија итд. Стил записника варира у зависности од сврхе.

Записници су запис о догађају или састанку и стога се евидентирају да би имали формални доказ о томе шта се догодило или о чему се расправљало и одлучивало на састанку. Помаже људима који нису могли да присуствују састанку, а такође помаже организацији или компанији за будуће референце. Из тог разлога, записници морају бити тачни.

Сврха и користи записника као тачног записа о дискусијама и одлукама су:

• Многе компаније неће имати записнике само за сопствену референцу и евиденцију, већ ће морати да поделе ове информације са својим партнерским компанијама и власницима акција. У тим случајевима, записници пружају доказе о одржавању састанака и такође одражавају квалитет и стандарде организације.
• Они пружају записе о дискусијама и одлукама и стога служе као памћење и историја организације.
• Записници ће морати да се поделе са јавношћу када су у питању јавна управна тела. Тако ће записници са састанка бити доступни јавности како би људи желели да знају резултате састанака и расправа и како су узети.
• Записници се могу користити за праћење одлука и радњи поменутих у случају сукоба у будућности.
• За неколико минута биће акционих тачака које треба предузети, а то ће помоћи променама и побољшањима организације, а самим тим и записници ће бити подсетник на те акције, на особу која треба да их предузме и у ком року треба деловати.
• Дијељење записника са дотичним људима који нису могли да присуствују, обавјештаваће их о свим промјенама, дискусијама и одлукама.
• Генерално, ови записници помажу организацији да расте, а помажу и у изградњи одељења и чланова тима.

Пример узорка за дневни ред састанка

Ливингста - Створен у МС Ворд-у

Документи који се често користе на састанцима: Дневни ред, записници, питања која произлазе, акциони листови

Да би се било који састанак одржао на процедурални начин, постоји неколико важних и неопходних докумената без којих састанак неће проћи глатко.

Потребна документа за састанак су:

Дневни ред - Дневни ред је документ који креира или секретар или администратор или било ко на сличном положају или улози посла. Затим га одобрава председавајућа и прослеђује осталим члановима који ће присуствовати састанку. Може се дистрибуирати у електронској форми или у штампаној копији. Увек је најбоље имати неколико резервних примерака.

Дневни ред садржи детаље о имену састанка, датуму састанка, времену састанка и месту састанка на врху. Затим га прате присутни, извињење и посетиоци / говорници. Затим следе тачке дневног реда, где су хитне и важне ствари наведене на врху листе. Обавезне тачке на листи дневног реда су, претходни записник или потврда претходног записника, питања која произлазе и било који други послови. Остало су предмети прикупљени од релевантних чланова укључених у састанак.

Узорак шаблона за евиденцију о присуству

Ливингста - Створен у МС Ворд-у

Листа присутности - Овај документ је списак свих присутних на састанку. Да бисте имали тачне детаље, укључено је неколико колона као што су Име, Позиција, Контакт број, Адреса е-поште. То ће записничарима помоћи да записује имена за неколико минута, а такође ће им помоћи да их лако контактира када је то потребно, посебно када састанку присуствују спољни чланови. Погледајте формат са десне стране који користим у својој организацији за присуство.

Ово се обично не користи за интерне састанке, већ за састанке на којима су укључени спољни купци или партнерске организације. Али увек је добро имати једног где толико чланова или различитих одељења присуствује састанку и можда постоје људи које не препознајете. Ово такође смањује ваше време на записивању листе присутних, посебно када је велики број присутних.

Појмовник појмова и акронима - Ако ће састанак укључивати дискусију о послу где ће се користити технички изрази и акроними и ако има присутних који неће бити упознати са тим терминима и акронимима, увек је најбоље дати списак тих кратак опис или значење. То ће им помоћи да лако прате састанак и зауставе превише непотребних прекида.

Узорак предлошка за умањење

Ливингста - Створен у МС Ворд-у

Етички кодекс / кодекси понашања - Ово се не користи на свим састанцима, али се може користити на састанцима одбора и састанцима на којима је укључена јавност итд. Ово је скуп принципа и очекивања који се постављају члановима, а којим се којих се морају придржавати приликом учешћа на састанку. Постављено је за несметану и успешну функционалност састанка. На неким састанцима се користи за очување слободе говора.

Претходни записници - Ово су записници са претходног састанка који се доносе на састанак ради читања и потврде. Такође се проверавају тачке акција са претходног састанка да ли се поступало или у ком су статусу радње, ако се не предузимају, разлози за то се прикупљају и бележе у записник заједно са потребним радњама или одлукама.

Прављење белешки (записник) - Прављење белешки је корак ка припреми записника. Ово је главни документ на састанку, јер се бележи све што се одвија, о чему се расправља или одлучује. Белешке бележе секретари или администратори или слична службена особа и записују се у договореном стилу у складу са политикама и процедурама организација. Шаблон се може користити за лакше вођење белешки.

Пример шаблона за белешке о акцијама

Ливингста - Створен у МС Ворд-у

Прилози записницима - Понекад ће на састанцима можда требати прочитати и усагласити политику или процедуру или извештај. У овом случају, овај документ ће се унети на састанак прочитати члановима и то ће морати бити приложено записнику. Детаљи о томе како се то ради разговараће се у другом одељку ове јединице.

Презентацијски радови - Неки састанци ће имати презентацијске радове. Иако се презентације раде на великом екрану са графоскопом, увек је добро свим учесницима дати копију, тако да имају евиденцију о презентованом, а такође ће им помоћи да забележе важне тачке које ће бити корисне или корисно за будућу употребу током презентације.

Акциони листови - Овај лист није обавезан, али за јасноћу и правилно организовање оно што можете да урадите је да прикупите све акционе тачке са претходног састанка и поменете статус сваког од њих, тако да је лакше проћи њих током састанка. Такође се на том листу могу забележити све тачке акције за текући састанак, док неке акције могу имати везе са претходним акцијама. Такође ће на крају састанка бити лакше сумирати све тачке акције са овог листа. То, међутим, није обавезно. Различити људи различито функционишу, тако да можете користити било које прикладне методе које ће вам олакшати и олакшати процесе.

Осим ових, у зависности од састанка и његове сврхе, разни други документи попут обавештења о састанку, финансијски извештаји, извештаји о истраживањима, извештаји о пројектима, преписка, извештај председавајућег итд., Могу бити документи који се користе на састанку.

Пратите доњу везу да бисте прешли на следећи део ове јединице, где су улога председавајућег састанка и њихове одговорности, како записничар ради заједно са председавајућим током састанка, како ефикасно слушати и правити белешке и сврха разјашњавају се све недоумице током састанка.

Прављење записника - ИИ део

Надам се да вам је ово било од неке помоћи. Хвала вам за читање. Молимо вас, немојте се устручавати да ме контактирате у вези са било каквим питањима или било каквим повратним информацијама везаним за овај чланак. Ако сматрате да то не покрива релевантне теме, пошаљите повратне информације!

Хвала вам.

Ливингста