Савети о поступку лицитирања за удруживање заједница

Било да се ради о фарбању зграда, крововима, бетону или неком од мноштва пројеката поправки и замене, сви они почињу на истом месту - поступак надметања. Ово може изгледати као херкулски подухват, али ево неколико упута које ће вам помоћи у задатку.

Пре почетка прикупљања понуда, први циљ је одлучивање о обиму посла који ће се извршити. Да ли издаци захтевају поправку или замену? То је цела компонента или само одељак? Да ли се посао може завршити у фазама? У којем временском року треба да се заврши посао? Једном када се донесу ове одлуке, следећа тачка је састављање техничког листа или обрасца који наводи тачне детаље о томе шта удружење треба да уради за пројекат. (Иако ће бројни пројекти бити прилично једноставни, удружење ће можда морати да пружи додатну помоћ за попуњавање спецификационог листа.) Ово не само да покрива оно што треба постићи, већ ће такође помоћи да понуде остану сличне, ако не тачно, што се тиче рада и материјала.

У овој фази је припремљен позив за подношење понуда. Ово је детаљно писмо послато добављачима у коме се тражи предлог посла. Најбоље је послати га што већем броју добављача, како би се добро снашли у просеку тржишта, као и да би се уклонили екстреми на сваком крају спектра. Такође постоји могућност да одређени број компанија можда не реагује, тако да велики број њих неће удружењу оставити кратак избор опција. Извођачи који би требало да буду циљани су они који раде више комерцијалних пројеката, јер ће бити у могућности да извршавају своје обавезе.

Шта треба да буде укључено у позив за надметање:

• Лист спецификација треба приложити као посебан образац уз писмо.
• У писму треба написати обим посла.
• Ниво осигурања Воркман'с Цомп које удружење тражи да их носи.
• Захтев за доказ о било којој дозволи коју мора да има добављач. Проверите код округа и државе да бисте сазнали шта је обавезно.
• Гаранција за извршење посла, ако је потребно. Иако није уобичајен захтев, претходно проверите своје документе да бисте видели да ли је то потребно.

Када понуде стигну, припазите на одређене детаље. Проверите гаранције и за рад и за материјал. Ако очекивани животни век трошкова износи 20 година, једногодишња гаранција неће бити довољна. Прегледајте да ли ће бити подизвођача са којима ће добављач радити. Проверите код њих да бисте били сигурни да су њихова јамства и рад довољни. Проверите да ли су све наведене спецификације обухваћене понудом. Ако се дода још нешто, питајте зашто и не бојте се да добијете друго мишљење. Нај императивније је прегледати услове плаћања. Ово су термини на којима би удружење требало да инсистира:

• Авансни депозити не би требало да буду већи од 5-10%. Послови добављача и управљање новцем нису терет удружења. На фискалној је одговорности одбора да на разуман начин управља средствима својих власника кућа.
• Увек задржите 10–15% плаћања свих фаза док посао не прође инспекцију на задовољство одбора и, ако је укључен, управе. Ово ће уштедети средства која ће помоћи удружењу ако извођач прошета, а мора се довести још један за завршетак пројекта, као и поправити претходни посао.
• Уплату извршите тек кад се заврши листа удараца. Ако наручиоцу кажу да је нека фаза или цео пројекат завршен, они им уопште не дају мотивацију да исправе било шта што је испод стандарда.

Коначно, пре потписивања уговора, одвојите време да га адвокати удружења испитају. Писац било ког уговора саставиће га у своју корист. Адвокат добро упућен у преиспитивање уговора моћи ће да скрене пажњу одбора на спорна питања која могу бити проблематична за заједницу. Да, коштаће то што сте урадили. Али неколико стотина долара адвокатској фирми могло би удружењу уштедети десет, ако не и стотине хиљада долара касније.

© 2018 Кристен Виллмс