Шта учинити када ваш пројекат постане ружан

Нема горег осећаја као руководиоца пројекта од тренутка када схватите да ваш пројекат обилује проблемима и да је неуспех неизбежан. Тај осећај се погоршава само када морате да објасните ове проблеме заинтересованим странама и потенцијално вишим руководиоцима.

Без обзира на то да ли су проблеми с којима се сусрећете могли да се избегну или не, важно је да будете прибрани и не заборавите да сви пројекти наилазе на изазове. Најважнија акција коју у том тренутку можете предузети је да добро разумете проблем, формулишете решење, ангажујете кључне заинтересоване стране и усмерите све ка решењу. Овај чланак детаљно истражује сваки од тих корака како би вам помогао да се носите са неуспелим пројектом.

Постоји бескрајан број разлога због којих би пројекат могао да крене низ цеви.

Фрееланцермап

Разумевање проблема

Оног тренутка када схватите да је пројекат кренуо ка краху, први корак је да проверите да ли разумете не само све проблеме који муче ваш пројекат, већ и изворе тих проблема. Као менаџер пројекта, требали бисте на високом нивоу да разумете проблеме који срозавају ваш пројекат. Међутим, ближе погледајте кључне показатеље учинка које користите за праћење напретка вашег пројекта да бисте видели да ли вам подаци говоре другу причу.

Ангажујте развојни тим да разговара о тачкама бола које су имали да виде да ли ће вам скренути пажњу на један или два конкретна дела која су однела знатно више времена него што је првобитно процењено. Поред тога, окупите читав пројектни тим и разрадите дијаграм рибље кости како бисте помогли да се разреше сви проблеми.

Буилд Солутионс

Када осетите да добро разумете проблем, припремите неке препоруке око решења. Будите креативни онолико колико вам је потребно, али никада не бисте требали ићи празним рукама код својих заинтересованих страна. Чак и ако се идеје које саставите осећају необично, они ће вам бити захвални што сте покушали и вероватно ће бити ангажованији да вам помогну да решите проблем. И никад се не зна, можда ће одлучити да се кандидују са вашом идејом, због које ћете изгледати као херој.

Друга могућност је да ако кључним заинтересованим странама само доведете проблем без размишљања о решењу, они ће вас фрустрирати или ће се осећати као да сте лењи, што рад на решавању проблема може учинити још изазовнијим.

Питања која би менаџер пројекта требао поставити приликом започињања пројекта

Ангажирајте заинтересоване стране

Чим имате решење за проблеме који прете вашем пројекту, важно је да што пре укључите кључне заинтересоване стране са резимеом проблема и решења која сте саставили. Немојте се потрудити да окривите ноге појединих појединаца или тимова. Ово ће само погоршати ситуацију, а ако је неко заиста крив, тим заинтересованих страна вероватно ће стећи такав утисак из података и информација које предате.

Немојте се изненадити или узнемирити ако се узнемире ако први пут чују за проблем. Добри лидери ће поштовати да их брзо упознате са проблемима и имате решења на столу. Међутим, неки лидери ће постати фрустрирани и можда ће те фрустрације искалити на вама, без обзира да ли сте заиста криви или не. У сваком случају, усредсредите се на то да своје препоруке користите као градивни елемент за коначно решење. Такође их питајте да ли још некога жели да понесете за сто. Више него вероватно да се неко други у вашој компанији сусрео са истим проблемима које имате на свом пројекту и може вам помоћи да их решите.

Понекад је најтежи дио рада на пројектним проблемима бити навођење кључних дионика да се договоре око рјешења.

еЛеарнинг индустрија

Договорите се о решењу

Можда ће бити потребно више од неколико групних састанака, појединачних састанака и телефонских позива, а можда ћете морати да сарађујете са тимом за извештавање да бисте генерисали више података, али морате да будете фокусирани на рад како бисте пронашли решење проблема тако да се пројекат може вратити на прави пут.

Биће снажно искушење да пресечем углове; немојте то радити и не дозволите да било ко други усмери групу ка томе, јер се ово готово увек завршава катастрофом. Увек радите на томе да групу упознате са ризицима, трошковима и импликацијама на временски распоред повезан са било којим од решења која се истражују. Ако сви у пројектном тиму имају те информације, онда ће решење око којег се тим сложи вероватно бити у најбољем интересу предузећа.

Исправите и померите напред

Након што се сви договоре о решењима која треба применити, следећи корак је укључивање посла који је повезан са тим решењима у пројектни план и поновно успостављање пројекта. Поновно постављање основног пројекта омогућава вам да извршите потребна прилагођавања временског распореда, буџета и обима пројекта и ресетујете очекивања код кључних актера. Након овога, важно је не задржавати се на проблему, већ држати тим да маршира према циљу.