30 Савети за решавање жалби запослених

Најбољи начин за решавање жалби запослених на радном месту.

кате.саде преко Унспласх; Цанва

Жалбе запослених

Ако сте на положају ауторитета, добићете жалбе од запослених који раде под вама. Жалбе ће се кретати од нечег врло малог по природи до нечега врло озбиљног. На супервизору је да утврди да ли је жалба легитимна и како на њу одговорити.

Ако немате одељење за људске ресурсе, тада ћете морати врло пажљиво да се позабавите ситуацијом. То ипак није тако лако. Неправилно поступање са жалбом може имати будуће и страшне последице. Као супервизор, морате предузети кораке да бисте заштитили себе, запосленог који подноси жалбу и оне на које жалба утиче ако се ради о другој особи.

Овај чланак ће описати шта треба да радите као надзорник када примите жалбу од запосленог.

Врсте жалби запослених

Ово су само нека од питања на која се запослени обично жале.

Проблеми са сарадницима	Спорови о ниским платама и платама	Недостатак одмора / боловања
Узнемиравање	Фаворитисм	Прекомерни рад
Оффице Темпуратуре	Чистоћа у канцеларији	Радно време
Обавезе посла	Промене у политици	Микроуправљање

Како поступати са жалбама запослених

Ако немате одељење за људске ресурсе или ако је жалба мала, можда ћете морати сами да решите жалбу. Примање жалбе запослених почетак је поступка и може бити најкритичнији, јер ће жалба одредити како ћете реаговати. Урадите следеће када примате жалбу запослених:

1. Слушајте у потпуности жалбу. Чак и ако се чини неозбиљним питањем, слушајте потпуно. Ово ће омогућити запосленом да се осећа као да се чује његов глас. Понекад уопште не желе ништа - желе само да их саслушате.
2. Питајте пуно питања. Током разговора поставите пуно питања о инциденту. Увек се сетите: „Ко, шта, када, где, зашто и како.“ Такође можете парафразирати жалбу и питати да ли је ваше тумачење тачно како бисте били сигурни да у потпуности разумете. Питања су одличан начин да се осигура тачност и избегну погрешна тумачења и недоследности.
3. Затражите нешто писмено. Ово је врло важан део жалбеног поступка. Након вашег разговора, затражите да особа у е-пошти достави нешто у коме ће се изнети чињенице из жалбе. Тада, ако се нешто појави због жалбе, имаћете писану документацију као доказ о ономе што је речено.
4. Саветујте особу да приговор задржи за себе. Запослени би можда волели да оговарају и сигурно ће се надати савезницима на радном месту… али када је реч о формалној жалби, морају је задржати за себе. Заузврат, као супервизор, морате да задржите жалбу за себе.
5. Обезбедите акцију. Обавестите свог запосленог да ћете наставити. Не дајте даље коментаре (попут онога што планирате или када ћете то учинити). Само се захвалите запосленом на информацијама и реците му да ћете истражити ствар.

Како саслушати жалбу запосленог.

Цхристоф Горс преко Унспласх-а; Цанва

Ко, шта, када, где, зашто и како

Када постављате питања у вези са жалбом запосленог, побрините се да покривате све следеће како бисте добили што више детаља:

• Ко - о коме је реч у овом инциденту? Који је био укључен? Ко зна за то? Ко је томе присуствовао?
• Шта се догодило? Шта се још дешавало у време инцидента? Шта је изазвало инцидент? Који доказ се може пружити да се догодио овај инцидент?
• Када - када се догодио инцидент? Када се ово друго могло догодити?
• Где - Где се догодио овај инцидент? Где се још ово могло догодити? Где су тачно били запослени у време инцидента?
• Зашто - Зашто се то догодило? Зашто се запослени јавио са овом жалбом? Зашто мисле да се инцидент догодио?
• Како - како се осећају након овог инцидента? Како је овај инцидент утицао на друге? Како им можете помоћи? Како се овај проблем може решити?

Не одлажите одговор на жалбу

Време је од суштинске важности при решавању жалби запослених. Што дуже потрајете да бисте то решили, то ће људи лакше заборавити детаље, догодити се још једна незгода која ће резултирати још једном жалбом итд. Видео сам да ствари иду од лоших до горих јер надзорници нису одмах обраћали жалбе.

Како истражити жалбе запослених

Озбиљне жалбе увек треба да решава одељење за људске ресурсе, ако га имате. Ако не, мораћете сами да истражите проблем. Када примите жалбу, морате је истражити у складу с тим. У зависности од жалбе, могу постојати различити начини да се она истражи, али обично би сваки пут требало да буде иста.

1. Ако су били сведоци инцидента, разговарајте са свима њима. Постављајте питања попут „ко, шта, када, где, зашто и како“. Поделите што мање детаља како бисте били сигурни да пружају информације својим речима и да не можете да будете оптужени да „водите“ њихов одговор.
2. Прибавите сву релевантну документацију. Ако постоје документи, датотеке, рачунарски подаци или било који други докази у вези са жалбом, сакупите те податке како бисте их чували.
3. Прегледајте све доказе. Иако би могло бити огромних доказа да је инцидент истинит, могао би постојати један доказ који све преокреће. Не верујте само човеку на реч, погледајте све.
4. Поново разговарајте са особом која је поднела првобитну жалбу. Када добијете више информација и прегледате детаље, поставите додатна питања особи која се жали само у случају да је заборавила неке детаље. Затражите појашњење ако постоје одступања.
5. Разговарајте са својим надређеним. Обично ће вам требати савет вашег претпостављеног како да поступите по жалби. Представите доказе и свој закључак и одлучите које акције ваша компанија треба да предузме у вези са жалбом. Можете и да погледате политике своје организације да бисте видели како се поступа са жалбама.

Како одговорити на жалбе запослених

Постоје различити кораци које морате предузети када коначно дођете до тачке обраћања жалби запослених.

1. Предузмите одговарајуће мере у вези са жалбом. Ако неко треба да се напише, онда га напишите. Ако је потребно применити промену политике, онда је примените. Акцију треба предузети што је брже могуће како не би било будућих проблема.
2. Обавестите особу која подноси жалбу о томе каква је радња предузета. Ако је жалба била против друге особе, немојте улазити у детаље, већ само наведите да је адресирана. Ако је проблем био процедурални проблем или проблем који није укључивао другог запосленог, можете навести детаље о томе како је решен.
3. Ако је жалба неоснована, онда о томе обавестите онога ко подноси жалбу. Ово ће омогућити запосленом да зна шта да ради у будућности ако се појаве сличне ситуације. Нека се не осећају лоше због жалбе; покушајте да то претворите у искуство учења.
4. Ићи даље. Једном када се реши жалба и реши проблем, крените даље. Не задржавајте се на том питању, јер би ово дугорочно могло само погоршати ствари. Међутим….
5. Нека жалба остане у позадини вашег ума. Ако видите образац исте жалбе или иста особа која подноси другу жалбу, можда ћете видети још један проблем који треба решити.

Како документовати жалбу

Темељита и пажљива документација показује да сте жалбу схватили озбиљно. Увек следите смернице свог радног места за поступање са жалбама и истрагама.

1. Нека то дају писмено. Нека пошаљу имејл са детаљима о својој жалби. Ако је потребно, нека укључе све релевантне информације у погледу датума, времена, локација, имена, сведока, последица и детаља.
2. Одговорите путем е-поште. Одговорите на овај имејл тако што ћете их обавестити да ћете детаљно истражити ствар и обратити им се што је пре могуће.
3. Наставите да комуницирате. Ако истрага траје дуже него што предвиђате, пошаљите други е-маил и уверите се да се предузимају мере.
4. Пошаљите коначни имејл. Након што темељито истражите ствар, пошаљите им још један е-маил у којем ћете их обавестити шта сте пронашли и које ће тачно мере бити предузете.
5. Нека буде кратко и слатко. Кад год је то могуће, држите разговоре у писаној форми путем е-поште како бисте били сигурни да постоји „папирнати траг“. Нека ови имејлови буду сажети, професионални, неемотивни и неутралног тона.

Шта НЕ треба радити када се запослени жали

• Шалите се (чак и бенигни) са запосленим или било ким о ситуацији.
• Збуните се док разговарају с вама. Искључите телефон и затворите врата канцеларије.
• Покажите непоштовање. Не омаловажавајте њихову жалбу, не доводите у питање њихову истинитост или не чините било шта како би се осећали као да проблем не схватате озбиљно.
• Објавите жалбу. Уздржите се од говора о притужби било ком другом запосленом.
• Кажњавати. Уздржите се предузимања пребрзих дисциплинских мера против запосленог који се жали или особе због које се жали. Одвојите време да сазнате шта се дешава пре него што предузмете било какву акцију.

• Одабери страну. Покушајте да останете неутрални и професионални, али пријатељски расположени, чак и након што темељито истражите.
• Плаи херој. Покушајте да решите проблем: не играјте се посредника или терапеута - то није ваш посао.
• Оговарање. Не разговарајте о ситуацији ни са ким на послу. Посебно је важно да не оговарате или заузимате страну.
• Есцалате. Не предлажите запосленику да унајми адвоката или нађе нови посао. Не дајте никакве драстичне предлоге док не сазнате све чињенице.

Ако погрешно поступите са жалбом, шта је најгоре што би се могло догодити? Прочитајте Шта је одмазда на радном месту? И зашто се послодавци тога толико плаше?

ФАК

Како треба да решавате жалбу против вас на послу?

Прво, важно је остати смирен, у потпуности слушати и суздржати се од претјераног реаговања. Овај чланак, оптужен за погрешно поступање на послу: шта треба учинити, пружиће вам бољи увид у то шта даље.

Шта урадити ако један запослени поднесе жалбу против другог запосленог?

Важно је увек бити неутралан, а то је посебно тачно када се један запослени жали на другог. Изузетно је важно да не заузмете страну и да ствар истражите темељито, што је пре могуће. Увек укључите одељење за људске ресурсе, ако га имате. Ако не, онда је овај чланак Рекао је, рекла је: Ко говори истину у истрази на радном месту? нуди више савета о томе како истражити жалбу.

Који је најбољи начин за решавање жалби запослених на менаџере или надзорнике?

Ако сте и сами менаџер или супервизор, можда ћете саосећати са својим колегама менаџерима и наћи ћете то у сукобу интереса. Ако имате одељење за људске ресурсе, најбоље је да им предате истрагу.

Како ХР треба да се бави жалбом запослених?

Ако имате одељење за људске ресурсе, требало би да упутите озбиљне жалбе запослених на њих. Кадровско одељење требало би да има јасан и документован протокол о начину решавања ових проблема. То је њихов посао, па је најбоље пустити их да то реше.

Највећа жалба запосленог?

Ресурси

Ако и даље имате питања, погледајте ову листу веза до корисних веб локација са детаљнијим и конкретнијим одговорима.

Истраге о приговорима запослених: Шта вам људски ресурси неће рећи, нуди савете и савете о истрагама жалби запослених на основу искуства стручњака одсека за људске ресурсе као истражитеља у корпоративним људским ресурсима.

Резиме главних закона Министарства за рад је кратак опис главних закона о раду, укључујући информације о платама, сатима, безбедности на радном месту, конкуренцији и још много тога.

Веб локација америчке Комисије за једнаке могућности запошљавања садржи информације о начину пријављивања случајева дискриминације и друге корисне везе, укључујући информације о узнемиравању на радном месту.

Како НЕ поступати по жалбама запослених

Па, шта радите да бисте се позабавили жалбама запослених? Обавестите ме у коментарима испод.

Питања и одговори

Питање: Како се понашате према запосленом који стално критикује рад другог запосленог?

Одговор: Саветујте запосленог ког треба да брине о свом, а не нечијем послу. Ако примете проблем, могу га пријавити надређеном, али не би требало да га сами решавају.

Питање: Колико сати прековремено може запослени да ради?

Одговор: Зависи од закона у било којој одређеној земљи. На пример, у Сједињеним Државама не постоји ограничење, али је потребно да сви сати након 40 буду прековремени. Понегде је потребно и најмање осам сати одмора између смјена, мада се нека одлуче радити.

Препоручујем да погледате законе у вашој земљи / држави / региону да бисте то схватили. Међутим, од вас се може тражити да прековремено радите и ако одбијете, можете бити отказани.

Питање: Шта радите са менаџером који негативно говори о запосленима, другим запосленима (путем текста)?

Одговор: Додирљиво је. Можете разговарати са шефом о томе или отићи шефу свог шефа о томе, али чак и тада би то била ваша реч против њихове. Ако имате одељење за људске ресурсе, то би могао бити ваш најбољи избор. У супротном, можете покушати да је игноришете. Али могу вам одмах рећи да се менаџери пуно жале на своје запослене, мада не би смели ни осталим запосленима.

Питање: Како се односим према запосленима који се непрестано жале на своје оптерећење?

Одговор: Морате да их ангажујете како бисте сазнали зашто се жале на оптерећење, које их препреке спречавају да извршавају своје дужности итд. Преусмерите разговор са радног места и