Руковање поштом: оцр нвк диплома 3 нивоа пословања и администрације

Увод:

Ова јединица је опциона јединица групе Б на нивоу 2 са укупно три кредита. Ова јединица помаже кандидату да прикаже своје вештине у поштанским услугама. Кандидати ће добро познавати праћење сигурносних и сигурносних поступака приликом руковања унутрашњом и спољном поштом, како долазном, тако и одлазном, и разлог због којег се тако мора поступати. Они ће добро познавати разне доступне услуге, зашто су те услуге потребне и како се користе. Они ће знати одабрати одређене услуге у зависности од потреба и приоритета, израчунати поштарину, бавити се проблемима, следити процедуре и пријавити грешке и проблеме.

Укључена је и лична изјава за ову јединицу!

1.1 / 2 Која је сврха сигурносних поступака за руковање поштом или пакетима?

Пошта може имати поверљиве информације. Може садржати личне податке о запосленима или садржати пословне тајне као што су имена купаца и поверљиве информације у вези са предузећем, купцима и клијентима. Пошта и пакети такође морају да се провере на сумњиве карактеристике. Дакле, мораће се поштовати сигурносне процедуре.

На пример, када примамо пошту или пакете са чудних адреса или који долазе у сумњивим облицима, облицима или величинама, морају се следити сигурносне процедуре и пријавити их управнику канцеларије.

2.1 Зашто бисте дистрибуирали / слали пошту исправном примаоцу у договореном року?

Маилове увек треба слати или дистрибуирати правом примаоцу, јер то могу бити важне и поверљиве информације које се не смеју откривати другима. Морају се дистрибуирати и на време, тако да се задатак наведен у е-поруци изврши у наведеном року и испоштује рок, како бисмо избегли жалбе или друге озбиљне проблеме.

2.2 Каква је организациона структура и имена, улоге и локације појединаца и тимова?

Овде нисам објавио своје одговоре, јер су то поверљиве информације. Можете да нацртате дијаграм тока за своју организацију или можете да уклоните веб локацију ваше организације ако је имате. Започните са шефом одељења, а затим се поделите на различите тимове и менаџере и на крају завршите са члановима вашег тима. Обавезно наведите име, положај и локацију сваке особе за јасан портрет.

Надам се да ово помаже!

2.3 Које су интерне и екстерне поштанске услуге доступне организацијама?

Доступне интерне службе поште су за дистрибуцију поште у канцеларијама и одељењима ______________________ (уклоњене ради поверљивости) . Они се прикупљају и достављају свакодневно.

Спољна пошта се шаље путем ___________________ (уклоњена ради поверљивости) . Спољне поштанске услуге се користе када пошта може или не покрива унутрашње критеријуме поштанских услуга. На пример, тамо где пошта мора бити испоручена клијентима или другим компанијама, или ван коресподенције. Такође се испоручује и прикупља свакодневно.

2.4 Наведите разлоге за одабир интерних и екстерних поштанских услуга

Спољне поштанске услуге бирају се тамо где је испорука ван округа и где је то намењена другим компанијама или клијентима. То ће бити подручја која не потпадају под ___________________ (уклоњена ради поверљивости) канцеларијска подручја.

Интерна пошта се користи тамо где достава треба да се врши у канцеларије или одељења која спадају под ____________________ (уклоњена ради поверљивости) . Интерна пошта штеди време и новац. Дакле, било која пошта која се може послати путем интерне поште шаље се на тај начин, а само преостала се шаље путем спољног система поште.

2.5 Које методе користите за израчунавање поштарине?

Објава се мора сортирати према хитности и важности као прва или друга класа. Све иностране објаве морају се средити. Треба знати поштарине за поштаре различитих величина, као и поштарине за масовну пошту. Поштанске услуге могу дати попуст за масовну пошту и може се применити само ако пошту претходно сортирамо.

Ако морамо послати пошиљку и гарантовати да ће бити испоручена следећег радног дана или истог дана, или ако пошту треба послати евидентираном доставом, морамо потражити поштарине и временски оквир у којем пошта мора бити послата послао и послао у складу са тим.

2.6 Какве врсте проблема могу да се појаве са долазном и одлазном поштом и како се са њима носите?

Главни проблеми који се могу појавити су кашњења, недостајуће испоруке и сумњива пошта. Да бисмо избегли кашњења, пошту морамо послати у право време, са тачном поштарином. Да бисте избегли да недостају испоруке важног документа, он се може испоручити евидентираном доставом која омогућава праћење испоруке. Са било којом сумњивом поштом или пакетом мора се поступати са највећом пажњом и пријавити надлежној особи.