Како делегирати

Немојте само напустити свој посао, делегате

Сваком новом на руководећем месту може бити важно да научи како ефикасно делегирати задатке. Делегирање вам омогућава да развијете запослене, постигнете више и учините ствари које сте поставили ефикаснијим.

У раним фазама процеса делегирање на подређеног може трајати дуго док их водите и надгледате, али на крају ћете уштедети време и фрустрације док будете добијали све компетентније и уложеније запосленике који вас могу разрешити дужности не захтева вашу стручност.

Правилно делегирани задаци такође могу мотивисати запослене, спречити досаду и енергизирати запослене који имају лош учинак. Свакако, запослени који преузимају одговорност за задатак или пројекат више су уложени у његов исход и вероватно ће бити мотивисани одговорношћу.

Међутим, ефикасно делегирање захтева много више од одбацивања посла на друге. То је процес који захтева да:

• пажљиво утврдити које врсте задатака треба делегирати
• одредити ко треба да преузме задатак
• следите на доследан и подржавајући начин како бисте осигурали њихов успех

Какве ствари треба делегирати?

Учећи како се делегира посао, први корак је разумевање врста ствари које треба упутити другима.

Постоје разни задаци и задаци који могу бити одговарајуће делегирани.

• Свакако, задаци који не захтевају ниво менаџерског нивоа или они који захтевају стручност коју менаџер не поседује спадају у оне који се могу узети у обзир за прерасподелу.
• У идеалној ситуацији, ствари које менаџер делегира запосленима треба да их мотивишу или науче. Једноставно давање запосленом додатног посла, који му не даје прилику да расте или учи, није мотивационо. Неким запосленима то значи да им је потребна одговорност за цео задатак, док је другима који раде на другом нивоу довољно преузимање одговорности за један аспект пројекта.
• Делегирање задатака који само стимулишу запосленог такође могу бити добри, јер досада може бити деструктивна сила на послу.
• Пружање задатака који су укрштени тренирају из сличних разлога и може вам помоћи да обезбедите радно место које ради без проблема.

Сваки задатак или задатак који је делегиран неком другом треба да буде специфичан по свом обиму и нешто што вас двоје можете измерити како бисте знали када је завршен и колико је успешно урађен. Идеално би било да се запослени који преузме задатак сложи са тим да га преузме као одговорност.

Напомена: Не би требало делегирати ниједан задатак који захтева руковање поверљивим информацијама или одлукама које су одговорност менаџмента; као што су ствари повезане са стратешким планирањем, надзором над буџетом, запошљавањем и евалуацијом.

Коме треба пренети задатак или задатак?

Следећи корак у учењу делегирања је разумевање који појединци треба да добију посао који му је додељен.

• Да би задатак или задатак био успешан, особа која га преузима мора имати на располагању време да га изврши. Сломити запосленог са неразумним очекивањима обезбедиће неуспех пројекта и вероватно уништити морал запосленог.
• Наравно, идентификовање запосленог са правим вештинама и квалификацијама за посао су подједнако важни. На пример, тражити од запосленика са лошом комуникацијом да води групни пројекат вероватно је лош избор.
• Иако је одабир некога са вештинама којима је подударање важно, добро је имати и задатак који изазива запосленог да постигне мало више.
• Генерално, запослени ће лако преузети поверену дужност ако осети да од тога може профитирати у каријери дајући му прилику да покаже своје таленте, направи корак напред или развије тражену вештину. Ово треба узети у обзир и приликом одабира.

Планирање

Једном када одлучите који задатак или задатак желите да делегирате и који је запосленик највероватнији кандидат, време је за разговор да бисте поставили јасне циљеве и поставили план.

Јасно је да супервизор мора разговарати о:

• тачно оно што траже од запосленог да преузме,
• који је обим задатка,
• зашто је задатак критичан
• шта ће запослени добити прихватањем овог посла; да ли ће то бити развој нових вештина, већа плата или само задовољење њиховог интереса у датој области?

Да бисте осигурали успешан завршетак пројекта који задовољава ваше задовољство, важно је:

• тачно дефинисати шта треба постићи
• шта ће представљати успех
• општи временски оквир за завршетак.Ако је запосленик тада спреман да преузме задатак, планирање ће бити следећа фаза у процесу.

Ефикасно делегирање од овог тренутка унапред усмериће се на следећу фазу планирања. Добар, добро осмишљен план осигураће да запослени зна:

• њихова очекивања
• временских ограничења
• обим њихове одговорности
• своју улогу у задатку

Вас двоје бисте требали саставити план који дефинише:

• све потребне ресурсе (људе, опрему, материјале и тако даље) потребне за задатак
• одређени рокови за завршетак различитих фаза пројекта
• како ћете ви надгледати напредак.

У овом тренутку је од пресудног значаја дефинисање начина на који ће се надгледати напредак како бисте били сигурни да је ваша улога ненаметљива и очекивана. Може се састојати од:

• редован распоред писмених извештаја
• кратки састанци са усменим ажурирањима
• запажања
• или неку комбинацију сваког

Такође је важно бити сигуран да запослени који преузима одговорност за посао има активан глас у планирању. Можда не раде ствари онако како бисте их ви радили, али морају да имају одређену контролу над тим како се ствари раде, јер ће они бити особа која ће делимично бити одговорна за исход. Опет, они не прихватају само додатни рад, они прихватају и одговорност.

Још један важан део преузимања одговорности је додељивање потребних овлашћења. На пример, ако запослени преузме одговорност за вођење групе на задатку, група и било које друго особље у вези са тим треба да буду упознати са новом улогом руководства. Од свих осталих укључених менаџера треба тражити да их подрже и препознају њихов ауторитет у сродним питањима.

Исто тако, запослени треба да разуме ограничења својих овлашћења на пројекту унапред, током фазе планирања. На пример, ако треба купити материјале, они морају знати да ли сви захтеви морају да прођу преко менаџера или ће њихова пресуда бити последња реч.

Почетак рада

Менаџер који заиста зна да делегира схвата да када план постоји, његова дужност је далеко од извршења. Озбиљна је грешка пустити запосленика на слободу, пропустити га редовно надгледати или пружити смернице по потреби. На крају, успех је и даље одговорност руководиоца надзора, мада свакодневни посао припада додељеном запосленом.

Са успостављеним планом, извештаји и ажурирања треба да се јављају рутински и без икаквих прекида. Менаџер може извршити ревизију кроз планиране интеракције.

У зависности од задатка и запосленог, менаџер може да обезбеди:

• охрабрење
• повратна информација
• опште смернице
• помоћ у решавању проблема по потреби

Међутим, додељени запослени треба да буде вођен ка размишљању кроз проблеме и решења уместо да се ово прослеђује менаџеру. Менаџер треба да интервенише само када је њихова улога потребна да би се стекла сарадња, разрадила питања шире природе и тако даље. Генерално, менаџер треба да делује као тренер и ментор.

Окончање

На крају задатка важно је препознати догађај. Ако пројекат не успе, менаџер ће морати да преузме одговорност. Ако је задатак био успешан, што је обично и случај, тада би требало да постоји јавно признање за завршени посао.

Подручја за развој могу се идентификовати без обзира на укупни исход. Они могу водити будуће задатке.

Као што је претходно речено, делегирање може помоћи у обављању више посла, али на крају би требало да помогне и развоју и мотивисању запослених. На менаџеру је да:

• извршити одговарајуће задатке
• пажљиво планирајте
• редовно надгледати
• осигурати успех задатка за позитивно искуство

© 2009 Цхристине Мулберри