Како направити свој образац фактуре

Предложак фактуре

Ериц Црамер

Моја супруга је одлучила да жели да остане код куће након рођења нашег другог сина, па смо одлучили да започнемо посао у кући специјализован за позиве купаца. Један од изазова за покретање предузећа су сви почетни трошкови. Једно од места на којима можете уштедети је стварање сопствених фактура у програму Мицрософт Екцел, јер софтвер за наплату може бити веома скуп. Многи предлошци фактура доступни су за преузимање путем Интернета; међутим, они су врло основни и захтевају више притиска тастера за попуњавање сваке фактуре. Поред тога, након што попуните сваку фактуру, мораћете ручно да избришете све податке да бисте је поново користили. То је разлог што волим да израђујем сопствене предлошке како бих их учинио ефикаснијим и кориснијим.Додајте неколико додатних картица и моћи ћете да смањите део за унос података и додате макронаредбу која аутоматски прекрива образац фактуре тако да буде спреман следећи пут када вам затреба. Још један разлог због којег стварање сопственог шаблона има смисла је тај што га можете лакше прилагодити ономе што желите на њему.

Како направити образац фактуре

Отворите нову радну свеску у програму Екцел. Сачувајте га као радну свеску са омогућеним макронаредбама. У радну свеску уметните додатна четири језичка тако да их имате укупно седам. Шест картица на десној страни садржаваће податке који ће бити повучени на главну картицу.

Снимак екрана контролне картице

Ериц Црамер

Контролна картица

Картица „Контрола“ биће дом за све везе до ћелија падајућих оквира који контролишу шта сваки падајући оквир приказује.

• Кликните десним тастером миша на крајњу десну картицу и преименујте је у „Цонтрол“ и притисните Ентер.
• У ћелији А1 означите радни лист као „Контролна картица“.
• У ћелију А4 откуцајте „Пошаљите на исту адресу“.
• У ћелију А6 откуцајте „Име купца“.
• У ћелију А8 откуцајте „Продавац“.
• У ћелију А10 откуцајте „Начин отпреме“.
• У ћелију А12 откуцајте „Услови продаје“.
• У ћелију А14 откуцајте „Датум истека“.
• У ћелију А16 откуцајте „Порез на промет“.
• У ћелијама Б4, Б6, Б8, Б10, Б12, Б14 и Б16 ставите подебљано подебљано око сваке од њих и засенчите их светло зеленом бојом, што значи да ће се ове кутије аутоматски покретати.

Снимак екрана картице Порез на промет

Ериц Црамер

Картица Постављање пореза на промет

Картица „Постављање пореза на промет“ је одличан начин да поставите све кодове пореза на промет који ћете морати користити када креирате фактуру за купца. За Десигн Студио Цреатионс имамо само једну локацију, а већина продаје је у Илиноису, тако да треба да подесимо само један порески број. Многа предузећа ће морати да успоставе више пореских закона. На овој картици сам поставио свих 50 држава и 1 локални порески законик. Међутим, измислио сам све пореске стопе; не користи ниједну цену коју сам унео. Проверите код државног одељења за приходе да бисте видели која би требала бити одговарајућа стопа пореза на промет.

• Кликните десним тастером миша на следећу картицу и преименујте је у „Подешавање пореза на промет“ и притисните Ентер.
• У ћелији А1 означите лист као „Табела пореза на промет“.
• У ћелију А4 унесите „Не“. Ово је само резервирано место на столу које нам даје могућност коришћења функције Влоокуп и повлачења података на главну картицу.
• У ћелију Б4 унесите „Државни код“.
• У ћелију Ц4 унесите „Рате“.
• У ћелију А5 унесите „1“, а остатак реда оставите празан.
• У ћелију А6 унесите „2“. Означите А5: А6, кликните и повуците мали оквир на десној страни означене области како бисте правилно нумерисали колону. Морате само да се спустите онолико редова колико ћете имати кодове пореза на промет. Саветовао бих један или два реда даље ако желите да додате још кодова. Боље је уметнути мало изнад последњег реда, а затим додати нови ред на самом дну како би формуле на осталим картицама остале исправне.
• Почевши од Б5 и Ц5, унесите назив шифре пореза на промет, односно стопу.
• Означите А4: Ц5 и промените боју позадине у тамну. Такође промените боју текста у белу или другу светлу боју. Разлог због којег имам боју у реду 5 је подсећање да не уносите ништа у тај ред.
• Означите А6 до колоне Ц у последњем реду на вашем порезном столу и засенчите га светлом бојом. Одабрао сам светло жуту да ме подсети да је ово област у коју подаци морају да се уносе ручно. Не заборавите да осенчите неколико додатних редова на дну како бисте омогућили будући раст.
• Такође поставите подебљану границу око читавог подручја.
• Промените форматирање у колони Ц на проценат са два децимала. Ако нисте сигурни како се то ради, кликните на дугме „%“ у Екцел-овом менију „Почетна“ и кликните на децимално дугме стрелицом два пута лево.

Снимак екрана картице Услови продаје

Ериц Црамер

Картица Услови продаје

Картица „Услови продаје“ је место за дефинисање услова фактурисања. Предузећа која одлуче да понуде кредит својим купцима, обично им нуде нето 30-дневне услове. Нека предузећа нуде попуст ако платите за 10 дана од 1-2 процента. Производне компаније ће много пута имати рокове од 45-60 дана од датума фактуре. Ако све своје купце можете да платите унапред, то је најбољи начин да то учините, али много пута то једноставно није практично. У нашем послу са позивницама за венчање, моја супруга и ја захтевамо депозит од 50% када потпишете уговор са нама, док преостали салдо доспева када преузмете наруџбину. Ово је такође одлично место за унос кодова за попуст ако планирате да понудите купцима попуст ако њихова поруџбина испуњава одређене захтеве.

• Кликните десним тастером миша на следећу картицу и преименујте је у „Услови продаје“.
• У ћелију А1 унесите „Услови продаје“ као наслов радног листа.
• У ћелију А4 унесите „Не“. Ово је иста врста колоне као на картици „Постављање пореза на промет“.
• У ћелију Б4 унесите „Опис услова продаје“.
• У ћелију Ц4 унесите „Када је рок“.
• У ћелију Д4 унесите „Попуст“.
• У ћелију А5 унесите „1“, а остатак реда оставите празан.
• У ћелију А6 унесите „2“. Означите А5: А6 и повуците доле малу кутију на десној страни истакнутог подручја. Оставите неколико додатних редова за будуће проширење.
• Унесите све информације о корисничком термину које планирате да користите. Погледајте фотографију моје прорачунске табеле с десне стране да бисте видели које појмове сам користио.
• Означите А4: Д5, а позадину обојите тамном бојом. Промените боју фонта у светлију, на пример белу. Промените формат у ћелијама А4: Д4 у средишњи формат.
• Означите А6 кроз доњи десни угао стола и промените позадину у светлију боју. Употријебите танки обруб око сваке колоне како бисте сто учинили привлачнијим.
• Промените формат у колони Д на проценат са две децимале понављањем истих корака као на картици „Постављање пореза на промет“.

Снимак екрана картице Начини испоруке

Ериц Црамер

Таб Начин отпреме

Картица „Начин испоруке“ може или не мора бити релевантна за ваше пословање. Већина наших купаца подиже своје позивнице на нашој локацији; међутим, испоручујемо неколико поруџбина годишње. Како наше пословање расте, намеравамо да се тај тренд промени и постане све распрострањенији. Ако знате колики ће бити трошкови испоруке, можете их подесити на овој картици и повући те податке на главну картицу. Све што бисте морали да урадите је да додате колону за трошкове испоруке, што може захтевати више кодова за ФедЕк, УПС и УСПС итд. Такође ћете морати да додате колону лево од описа начина испоруке са бројевима који се броје доле са стране. Затим користите Влоокуп на главној картици који гледа на начин испоруке и аутоматски додаје укупан износ на фактуру.

• Кликните десним тастером миша на следећу картицу и преименујте је у „Начини испоруке“.
• У ћелију А1 унесите „Табела начина испоруке“.
• У ћелију А4 унесите „Начини испоруке“.
• Почевши од ћелије А6, унесите све начине отпреме које желите да подесите. Оставите неколико додатних редова на дну за будуће проширење.
• Промените позадину и боју фонта у ћелијама А5: А6 у тамнију боју светлијим фонтом.
• Означите од А6 надоле и промените боју позадине у светлију.
• Означите целу табелу и додајте танку ивицу око ње.

Табела алтернативних метода испоруке

Ако одлучите да користите ово, додајте наслов „Трошкови“ у Б4 и попуните трошкове. Затим користите Влоокуп на основу контролног броја (Б10) на картици „Контрола“ и потражите трошак и повуците га на картицу рачуна.

Контролни број	начин куповине	Трошак
1	Цуст. Покупити	бесплатно
2	УСПС	5.25
3	ФедЕк	7.50
4	УПС	7.75
5	Испорука	8.00

Снимак екрана картице Листа продаваца

Ериц Црамер

Таб продавача

Картица „Продавац“ је листа свих продавача. Ово је сјајно укључити у све своје рачуне како бисте знали ко је креирао рачун ако постоје будућа питања. Ово је опционална картица, посебно за заиста мала предузећа која немају ниједног запосленог, али је добро место за раст на путу.

• Кликните десним тастером миша на следећу картицу и преименујте је у „Салесперсон“.
• У ћелију А1 унесите „Листа продаваца“.
• У ћелију А4 унесите „Име продавца“.
• Почевши од ћелије А6, унесите на листу сва имена својих продаваца.
• Исто обликовање као и остале картице, тамније заглавље са светлим текстом и светло подручје у које треба укуцати податке.

Снимак екрана картице за подешавање купца

Ериц Црамер

Картица Корисничко подешавање

Картица „Корисничко подешавање“ је сјајна идеја за предузећа која имају сталне купце, јер ће се сви подаци о њиховој адреси чувати на овој картици. На главној картици налазиће се падајући оквир који вам омогућава да изаберете име купца, а све остало ће се самостално попунити. Моћи ћете да означите или уклоните ознаку из поља ако је брод коме се обраћа исти као адреса купца.

• Кликните десним тастером миша на следећу картицу и преименујте је у „Цустомер Сетуп“.
• У ћелију А1 унесите „Табела за подешавање купаца“.
• У ћелију А4 унесите „Не“.
• У ћелију Б4 унесите „Име купца“.
• У ћелију Ц4 унесите „Адреса“.
• У ћелију Д4 унесите „Адреса 1“.
• У ћелију Е4 унесите „Град“.
• У ћелију Ф4 унесите „Држава“.
• У ћелију Г4 унесите „Зип“.
• У ћелију Х4 унесите „Телефон“.
• Промените ширину колоне И колоне у.5.
• У ћелију Ј4 унесите „Адреса“.
• У ћелију К4 унесите „Адреса 1“.
• У ћелију Л4 унесите „Град“.
• У ћелију М4 унесите „Држава“.
• У ћелију Н4 унесите „Зип“.
• У ћелију О4 унесите „Телефон“.
• Означите Ц3: Х3 и кликните на дугме за обједињавање ћелија. Унесите „Информације о купцу“.
• Означите Ј3: О3 и кликните на дугме за обједињавање ћелија. Унесите „Схип То“.
• Означите А3: Х3 и промените позадину у тамно црвену, а боју текста у белу. Исто тако, истакните Ј3: О3 и промените позадину у тамноплаву, а боју текста у белу.
• У ћелију А5 унесите „1“.
• У ћелију А6 унесите „2“.
• Означите А5: А6 и повуците мали оквир са десне стране изабраног подручја и повуците га низ гомила редова. Одлучио сам да се спустим на ред 40, али како време буде одмицало, мораћете да додате још. Не заборавите да оставите неколико додатних редова на дну да бисте додавањем више редова направили брзо.
• Све бројеве које сте управо повукли осенчите тамноцрвеном бојом беле боје.
• Затамните Б5: О5 да бисте спречили унос података одатле.
• Почевши од А6, унесите све информације о купцу које имате. Ако немате информације, оставите тај одељак празним. Добра идеја је да у ћелију Ц6 ставите „Замрзни окно“ да бисте закључали наслове колона и редова тако да буду видљиви у сваком тренутку.

Снимак екрана картице Рачун

Ериц Црамер

Картица фактуре

Коначно, сада смо дошли до картице Рачун. Преостало нам је да фактуру распоредимо како желимо и да додамо неколико падајућих падајућих прегледа. На вама је како желите да изгледа ваша фактура, она је потпуно прилагодљива.

• Коначну картицу преименујте у „Рачун“.
• Означите ћелије А1: Ј46 и промените боју позадине у белу. Додајте танку ивицу око читавог истакнутог подручја.
• У ћелију Ф1 унесите „Фактура бр.“ И притисните седам пута дугме „Повећај увлачење“ у Екцеловом менију „Почетна“. Промените величину фонта на 20 и форматирајте је подебљано. Променио сам фонт у „Боокман Олд“, али да је то потпуно на вама.
• У ћелију И1 унесите почетни број фактуре. Сваки пут када издате фактуру, мораћете да промените број фактуре. Још једна корисна картица коју бисте можда желели да додате је регистар фактура, где пратите све своје фактуре.
• У ћелију И2 унесите следећу формулу: = данас () која ће приказати тренутни датум.
• Ако желите да на рачун убаците логотип свог предузећа, идите у Екцел-ов мени „Убаци“ и кликните на дугме са сликом. Ово ће довести прозор који вам омогућава да прегледате како бисте изабрали слику свог логотипа. Превуците слику тако да буде у средини између датума и дна 11. реда.
• У ћелији Б4 промените формат на подебљано, а затим унесите назив компаније. Унесите адресу, град, државу, поштански број, број телефона, адресу е-поште и веб локацију у редове испод назива ваше компаније. Комбинујте град, државу и поштански број у један ред.
• Означите ћелије А1: Ј11 и промените позадину у било коју боју која вам се свиђа. Ако је потребно, промените боју фонта. Такође додајте танку ивицу око овог одељка.
• Означите колону А и промените ширину колоне на 2,5.
• Означите колоне Б и Ц и промените њихову ширину на 8,5.
• Означите колону Д и промените ширину колоне на 12.
• Означите колону Е и промените ширину колоне на 16.
• Означите колону Ф и промените ширину колоне на 9,5.
• Означите колону Г и промените ширину колоне на 12,15.
• Означите колону Х и промените ширину колоне на 9.
• Означите колону И и промените ширину колоне на 15.
• Означите колону Ј и промените ширину колоне на 2,5.
• У ћелији Б13 промените формат на подебљано и унесите „За:“
• Да бисте завршили следећи корак, кликните икону Мицрософт Оффице и одаберите „Екцел Оптионс“ са дна менија. Отвориће се дијалошки оквир, под насловом „Најпопуларније опције за рад са Екцел-ом“ означите поље „Прикажи картицу програмера на траци“. Сада кликните на картицу програмера. Кликните стрелицу падајућег менија на икону фасцикле са алатима који леже преко ње. Кликните на дугме „Инсерт Цонтролс“, изаберите икону комбинираног оквира, која је друга икона с лијеве стране. Нацртајте комбинирани оквир у ћелији Б14. Нека буде исте величине као и ред и развуците је тако да уђе у део колоне Д. Кликните десним тастером миша на комбинирани оквир и одаберите „Формат Цонтрол“ (Контрола формата), који ће отворити дијалошки оквир. За опсег уноса идите на картицу „Корисничко подешавање“ и означите Б5 све до дна листе. У пољу везе са ћелијом идите на картицу „Цонтрол“ и кликните на Б6.Увек проверим тродимензионални оквир јер изгледа чистије и кликнем у реду.
• У ћелију Б15 унесите следећу формулу:

• У ћелију Б16 унесите следећу формулу:

• У ћелију Б17 унесите следећу формулу:

• У ћелији Ф13 промените формат ћелије на подебљано и унесите „Пошаљите у:“
• На Екцел-овој картици „Девелопер“ кликните на икону „Инсерт Цонтролс“ и кликните на поље за потврду. Нацртајте га у ћелији Ф12. Промените опис у „Пошаљите на исто“. Сада морамо да повежемо поље за потврду са картицом „Цонтрол“, па кликните десним тастером миша на поље за потврду и одаберите „Формат Цонтрол“. Ово ће отворити дијалошки оквир који тражи „Целл Линк“, односно ћелију Б4 на картици „Цонтрол“. Означите 3-Д поље за потврду и кликните у реду.
• У ћелију Ф14 унесите следећу формулу:

• У ћелију Ф15 унесите следећу формулу:

• У ћелију Ф16 унесите следећу формулу:

• У ћелију Ф17 унесите следећу формулу:

• Означите Б19: Ц19 и кликните на дугме „Спајање и центрирање“ на Екцел-овој картици „Почетна“. Унесите „Продавац“ у ћелију.
• У ћелију Д19 унесите „Бродски метод“.
• У ћелију Е19 унесите „Број купца“.
• Означите Ф19: Г19 и кликните на дугме „Спајање и центрирање“ на Екцел-овој картици „Почетна“. Унесите „Услови плаћања“ у ћелију.
• Означите Х19: И19 и кликните на дугме „Спајање и центрирање“ на Екцел-овој картици „Почетна“. Унесите „Датум завршетка“ у ћелију.
• Означите Б19: И19 и промените боју позадине у тамну, а боју фонта у светлију. Додајте белу танку ивицу око сваке ћелије.
• Означите Б20: И20 и промените боју позадине у светлију.
• У Б20 убаците падајући оквир и развуците га тако да се подудара са горњим насловом. Кликните десним тастером миша на падајући оквир и у менију одаберите „Формат Цонтрол“. „Распон уноса“ је А5 до краја листе на картици „Продавац“. „Целл Линк“ је ћелија Б8 на картици „Цонтрол“. Означите 3-Д поље и кликните У реду.
• У Д20 убаците други падајући оквир. „Распон уноса“ требао би бити А5 до краја вашег пописа на картици „Начини испоруке“. „Целл Линк“ је ћелија Б10 на картици „Цонтрол“. Означите 3-Д поље и кликните У реду.
• У Ф20 убаците други падајући оквир. „Опсег уноса“ требао би бити Б5 до краја листе на картици „Услови продаје“. „Целл Линк“ је ћелија Б12 на картици „Цонтрол“. Означите 3-Д поље и кликните У реду.
• У ћелију Х20 унесите следећу формулу:

• То ће довести до аутоматског израчунавања рока доспећа на основу продајних услова. Промените боју позадине да буде иста као што сте користили на врху фактуре.

• У ћелију Б22 унесите „Количина“.
• У ћелију Ц22 унесите „Ставка бр.“.
• Означите Д22: Г22 и спојите ћелије заједно као једну целину. Унесите „Опис“ у ћелију.
• У ћелију Х22 унесите „Јединична цена“.
• У ћелију И22 унесите „Лине Лине“.
• Означите ћелије Б22: И22 и промените боју позадине у тамну, а боју фонта у светлију. Такође додајте бели танки обруб око сваке ћелије. Промените формат на подебљано.
• Означите ћелије Д23: Г23 и спојите их заједно. Копирајте ћелију и копирајте је доле у ​​ћелију Д38.
• У ћелију И23 унесите следећу формулу и копирајте је све до И38: = Х23 * Б23
• Означите Б23: Х38 и промените боју позадине у светлију. Такође додајте танку ивицу око сваке ћелије.
• Означите И23: И38 и промените боју позадине у светлу, али различиту од оне изнад. Такође додајте танку ивицу око сваке ћелије. Промените формат ћелије у валуту.
• Означите Г39: Х39, обједините ћелије и промените формат на подебљано. Поред тога, промените поравнање ћелије у десно оправдано. Промените позадину ћелије тако да одговара било којој боји коју сте користили за сенчење И23: И38. Копирајте ову ћелију скроз до Г44.
• У ћелију Г39 унесите „Међузбир“.
• У ћелију Г40 унесите „Попуст“.
• У ћелију Г41 унесите „Опорезиви износ“.
• У ћелију Г42 унесите „Порез на промет“. Додајте падајући оквир са леве стране ћелије која има „Опсег уноса“ од Б5 све до дна листе на картици „Подешавање пореза на промет“. „Целл Линк“ треба поставити на Б16 на картици „Цонтрол“.
• У ћелију Г43 унесите „Шпедиција / шпедиција“.
• У ћелију Г44 унесите „Тотал Дуе“.
• У ћелију И39 унесите следећу формулу: = Збир (И23: И38)
• У ћелију И40 унесите следећу формулу:

• Ово ће потражити картицу „Услови продаје“, повући износ попуста ако постоји и помножити га са „Укупан зброј“.

• Унесите следећу формулу у ћелију И41 да бисте утврдили опорезиви укупан износ: = СУМ (И39: И39)
• У ћелију И42 унесите следећу формулу која ће повући одговарајућу стопу пореза на промет и добити износ у доларима:

• Ћелија И43 је ћелија која захтева ручни унос. Промените боју ове ћелије у исту боју коју сте користили за главни део детаља о информацијама.
• Унесите следећу формулу у ћелију И44 да бисте утврдили укупан износ дуга: = СУМ (И41: И43)
• Означите И39: И42 и промените боју позадине да се подудара са оном што сте горе користили за одређивање укупне линије. Поред тога, промените ћелију И44 у исту боју.
• Означите И39: И44 и додајте танку ивицу око сваке ћелије и промените формат у валуту са два децимала.
• Означите А1: Ј46 и подесите подручје штампања. Уверите се да се фактура штампа на једној страници.

Завршни детаљи за образац фактуре

Топло предлажем да додате макронаредбу да бисте очистили картицу „Рачун“ како би била спремна за употребу следећи пут када вам затреба. На Екцел-овој картици „Програмер“ кликните на дугме „Направи макро“ и отвориће се дијалошки оквир. Именујте макронаредбу „ЦлеарИнвоице“ и кликните Ок. Кликните на картицу „Цонтрол“ и унесите „Фалсе“ у ћелију Б4. У ћелије Б6, Б8, Б10, Б12 и Б16 унесите „1“ у сваку ћелију. Ово ће ресетовати падајућа поља тако да буду празна. Вратите се на „Рачун“ и у ћелији Е20 притисните тастер „Делете“. Означите Б23: Х38 и притисните тастер „Делете“. Кликните на ћелију И43 и притисните тастер „Делете“. На крају, кликните на ћелију Н1 и притисните дугме за заустављање макронаредбе. На картици „Девелопер“ у програму Екцел додајте дугме кликом на дугме „Инсерт Цонтролс“. Доделите му свој макро и промените име на дугмету у „Обриши фактуру“.

Постављање предлошка фактуре

Након што сте прегледали сваку картицу и додали потребне податке, време је да попуните податке о свом предузећу у горњем делу картице „Рачун“. Додајте свој логотип уметањем слике и превлачењем у горњи десни део фактуре где је чувар места. Доделите фактури почетни број и образац је спреман за употребу.

Снимак екрана попуњене фактуре

Ериц Црамер

Како написати рачун

Стварање фактуре је једноставно помоћу вашег новог шаблона фактуре. Изаберите купца из падајућег оквира. Ако купца треба подесити, идите на картицу „Подешавање купца“ и тамо унесите његове податке. Означите поље за адресу „Пошаљите на исто“ ако је купчев брод коме се обраћа исти као адреса за наплату. Изаберите одговарајућег продавца, начин испоруке, унесите број купца и одаберите услове плаћања. Затим унесите детаље о томе шта купцу обрачунавате. Изаберите одговарајући порезни број и унесите цену било које робе која се наплаћује купцу. Предлажем да одштампате две копије када креирате фактуру, једну за купца и једну за чување. Такође је добра идеја покренути евиденцију рачуна да бисте пратили који сте број рачуна последњи користили.То ће вам олакшати рачунање продаје на крају сваког месеца.

Када радите у Екцелу, имајте на уму да мало подешавања на предњем крају може уштедети пуно времена и гњаваже на задњем делу. Слободно додајте још у овај образац или поједноставите овај образац, међутим, желите.