Како се користи перт графикон за управљање пројектима

Шта је ПЕРТ?

ПЕРТ, техника евалуације и прегледа пројеката, метода је за детаљно планирање пројеката која укључује ове две компоненте:

• Просек ПЕРТ: Тачна техника процене времена и трошкова, користећи статистичко просечење.
• ПЕРТ Цхарт: графикон који омогућава детаљно распоређивање свих пројектних активности.

ПЕРТ је развила НАСА, али то није ракетна наука. Математика је једноставна - сабирање и одузимање - а ради је било који софтверски програм за управљање пројектима. И логика је једноставна.

• Процењујемо време за сваки задатак узимајући у обзир оптимистичне, вероватне и песимистичне процене.
• Излажемо календар планирања који укључује све радне активности и такође узима у обзир зависности између активности, односно које активности треба обавити пре него што се могу обавити друге.

Погледајмо сваки од ова два елемента ПЕРТ технике: ПЕРТ процена и ПЕРТ графикон. Завршићемо разговором о томе како претворити ПЕРТ графикон у стварни распоред пројеката, назван Гантт Цхарт.

Преглед садржаја

• Процена ПЕРТ-а

  Израчунајте реалну процену времена потребног за обављање сваког задатка

• ПЕРТ графикон

  Представљамо класични ПЕРТ графикон

• Услови на ПЕРТ табели

  Појмовник за ПЕРТ

• Од ПЕРТ табеле до стварног света

  Узмимо своје задатке и пренесите их у календар!

• Коришћење ПЕРТ-а на вашем пројекту

  ПЕРТ процена и распоред смањују трошкове и гњаважу

Оптимистични и песимистички проценитељи

Неки проценитељи су оптимистични, неки песимистични. Користите ПЕРТ да бисте добили реалну процену било ког од њих!

Сид Кемп

ПЕРТ Процена

Када некога питате, „колико ће времена требати за обављање овог посла?“ одговор обично добијате са пристрасношћу. Неки људи су доследно песимистични, мислећи - или вам говоре - да ће посао потрајати дуже него што ће вероватно бити. На тај начин изгледају добро кад то ураде раније. Други су доследно оптимистични, замишљају себе како зарањају и раде посао пуни свеже енергије и не наилазе на проблеме. Њихове процене су нереално ниске, јер нико нема стално добре енергије и среће.

Да ствар буде тежа, људи не знају да то раде. То је углавном несвесна навика.

Како онда да добијемо реалну процену? То радимо постављањем три питања о сваком послу који треба обавити, а затим извођењем посебног израчуна који се назива ПЕРТ просек.

Шта ми процењујемо?

Желимо да проценимо време које ће бити потребно за завршетак сваког малог дела нашег пројекта. Процена и планирање ПЕРТ-а треба да се изврше на детаљном нивоу, користећи Листу активности која је креирана из Структуре расподеле рада. ПЕРТ није део ране процене, пре него што се креира ВБС. То је део детаљне процене, ослањајући се на план обима пројекта, при чему се ВБС ради на детаљном нивоу, а листа активности је такође комплетна. Процењујемо напор (количину посла) потребног за извршавање сваког задатка и број људи који су му додељени.

Најбоље је ако сваки радник креира своју листу активности и процену ПЕРТ-а. Као менаџер пројекта, можете научити сваку особу у тиму да то ради. Или, ако су им већ познати, могу радити у паровима, постављајући једни другима питања за процену ПЕРТ-а и такође проверавајући међусобни рад.

Три ПЕРТ питања

Уместо да питате „Колико времена ће бити потребно за обављање овог посла“, поставите три питања:

• Колико дуго ће трајати ако посао иде заиста глатко, без проблема? (Оптимистички одговор)
• Ако ово радите када сте уморни и наиђете на проблеме, колико ће то трајати? (Песимистички одговор)
• С обзиром на те одговоре, колико дуго ће трајати? (Вероватни одговор)

Постављајте питања овим редоследом, а вероватно ћете добити одговор последњи. На тај начин ће се људи, који су увек уобичајено оптимистични или песимистични, прилагодити и дати реалан одговор који је заправо прилично реалан. Уз мало вежбе, свако може постати заиста добар у овоме.

Све три процене уносимо у табелу, под насловима „Песимистично“, „Вероватно“ и „Оптимистично“, као што је приказано у табели 1.

Израчунавање ПЕРТ просека

Коришћење три броја као процене за сваку детаљну ставку излуђивало би планера! То спречавамо решавањем три процене у један број, просек ПЕРТ. Логика је да је вероватно време веће од песимистичног или оптимистичног, али све три бројке су битне. Користећи О, Л и П за оптимистично, вероватно и песимистично, ово је наша једначина: (О + (4кЛ) + П) / 6 = ПЕРТ Процењено време. Вероватноћа се множи са четири, јер кажемо да је четири пута већа вероватноћа да ће се стварно време подударати са вероватно време, него да ће се подударати или са оптимистичким или са песимистичким временом.

Одакле долази 6? (Сви то питају када ово предајем на часу.) То је једноставно: Имамо укупно шест тачака података: 4 вероватноће, 1 оптимистична и 1 песимистична. Да бисмо добили просек, делимо укупан укупан број тачака података. (Погледајте бочну траку о многим врстама просека и све ће то имати смисла.)

Просек ПЕРТ приказан је у десној колони Табеле # 1.

Многе врсте просека

Неки људи мисле да постоји само један начин да се израчуна просек: Збројимо све ставке и поделимо са укупним бројем предмета. У статистици је то заправо једна од три уобичајене врсте просека и назива се средња вредност . Постоје и медијана и начин . Чак и људи упознати са статистиком могу помислити да постоје само три врсте просека. Али, заправо, има их још најмање десетак.

На пример, у олимпијским спортовима који се оцењују, коначни резултат се израчунава на овај начин: Елиминишите највиши и најнижи резултат, а затим узмите средњи просек остатка резултата. Ово елиминише пристрасност судија из матичне земље и нечијег примарног ривала. То је посебна врста просека.

Просек ПЕРТ-а, који вјероватни резултат рачуна као четири пута вероватнији од оптимистичног или песимистичног времена, друга је врста просека за центрирање. Заснован је на једноставној идеји да је вероватнији догађај, заиста, вероватнији од екстремних догађаја. Четири пута вероватније изабрано је на основу статистичке теорије, радећи са нормалном кривом и стандардном девијацијом.

Табела # 1: Израчунавање ПЕРТ просечног времена за задатак

За сваки задатак радник даје 3 процене: оптимистичну, вероватно и песимистичну. Табела израчунава просек ПЕРТ-а као (Оптимистички + 4кЛикели + Песимистички) / 6. У овом случају, (3 + 4к6 + 18) / 6 = 45/6 = 7,5.

Задатак	Оптимистичан	Вероватно	Песимистичан	ПЕРТ Просек
Инсталирање Фрамистата	3	6	18	7.5

Да ли користите ПЕРТ?

Слика # 1: Чвор ПЕРТ графикона

Ово је формат једног чвора на ПЕРТ графикону. Свака активност добија по један чвор. У стара времена, менаџери пројеката су их користили да саберу распоред пројеката - ручно!

Сид Кемп

Графикон ПЕРТ

Чудно је, али ПЕРТ карта се готово никад више не види, иако је централни део сваког детаљног распореда пројеката.

Овај одељак представља неколико израза који су вам вероватно нови. Можда ћете желети да га прочитате, затим прочитајте следећи одељак, Услови на ПЕРТ табели, а затим се вратите и поново прочитајте овај одељак. Дајте си мало времена са овим, и све ће то имати смисла. Такође је добро прочитати слику # 2: Поједностављени ПЕРТ графикон

ПЕРТ графикон је развијен као алат за израчунавање. Још 1970-их, менаџери пројеката би испуњавали сва имена сваке активности и процене ПЕРТ-а за време. Сваки задатак на листи активности пројекта добио би оквир назван чвор на ПЕРТ графикону. Узорак чвора приказан је на слици # 1. Затим би нацртали стрелице које указују на зависности, на пример када један задатак не може да се покрене док други не заврши. Затим би направили пролаз унапред, сабрали време за све задатке који иду напред, да би израчунали распоред раног старта, укључујући датуме раног почетка и касног старта. Ако следимо распоред раног старта, започињемо сваки пројектни задатак што је пре могуће. Тада би менаџер пројекта додао да уради уназад додавање , додајући све уназад, од краја пројекта, и израчунавајући последњи датум сваког задатка може завршити (датум касног завршетка) и последњи датум који сваки задатак може започети (датум касног почетка).

Ако, на пример, задатак 2 не може да се покрене док се задатак 1 не заврши, задатак 2 зависи од задатка 1. Рецимо да је задатак 1 „Схип Фрамистат“, а задатак 2 „Инсталл Фрамистат“. Јасно је да Фрамистат не можемо инсталирати док не буде испоручен и стигне. Задатак 1 започиње 1. дана и траје 4 дана. Датум раног почетка за 1. задатак је 1. дан, а трајање 4., тако да је рани завршетак 4. дан. Задатак 2. може започети један дан касније, 5. дан. Прослеђивање омогућава нам да израчунамо време сваког задатка начин, одређивање датума раног почетка и раног завршетка. Пролазак уназад почиње од краја пројекта и одузима Трајање од Лате Финисх да би се израчунао датум касног почетка за сваки задатак.

За неке задатке рани датум почетка и касни датум почетка разликују се. Ови задаци лебде. Једноставно на енглеском, то значи да задатак можете започети одређеног датума или можете пустити да плута одређени број дана и покренути га било када до касног датума почетка. Неће бити важно, јер ће се пројекат обавити истог дана, у сваком случају.

Остали задаци имају нула лебдења. Њихов рани датум почетка једнак је датуму касног почетка. Ако један од ових задатака започне дан касније, завршиће дан касније, а неки други задатак касни. То ће ићи све до краја пројекта, а пројекат ће бити испоручен дан касније. Задаци који имају нула кретања су на критичној путањи. То значи да желимо да обезбедимо да се сваки од ових задатака обави на време. Нема плутања: одлагање покретања било ког задатка на критичној путањи одгодиће испоруку пројекта.

ПЕРТ графикон израчунава се без позивања на стварни календар. 1. дан је први датум пројекта, а последњи датум се одређује према томе колико времена ће бити потребно за обављање свих задатака у правилном редоследу.

Са свим тим информацијама могли би да направе Ганттову табелу, која је лако прегледан календар заснован на ПЕРТ графикону.

Сада користимо софтвер за управљање пројектима. Уносимо датуме почетка и завршетка пројекта, а затим ПЕРТ процењује време за сваки задатак. Улазимо у симпатичне графичке програме да бисмо креирали везе или зависности између задатака. Кликнемо дугме за израчунавање и појавиће се Ганттов графикон, календар пројекта, у пуној боји, са прекретницама. Зар вам није драго што имате рачунар?

Ако вам ово није имало смисла, погледајте доњу листу услова распореда ПЕРТ-а.

Можете погледати ПЕРТ графикон у било ком софтверу за управљање пројектима, али нико то не чини, јер их је тешко прочитати. И нико никога не штампа - осим као џиновске тапете. Запамтите, сваки пројектни задатак има свој оквир, попут оквира на слици 1. Чак ће и мали пројекат вероватно имати на десетине задатака. Велики пројекти имају десетине хиљада задатака - или више.

Ако нико више не користи ПЕРТ графикон, зашто учити о њима? Постоје два врло добра разлога. Прво, сви услови на ПЕРТ табели су од суштинског значаја за добро управљање пројектима. Морате знати како радити са анализом критичне путање и држати распоред под контролом, иначе ће ваш пројекат бити испоручен са закашњењем. Друго, можда бисте само желели да се сертификујете за стручњака за управљање пројектима, а ПЕРТ ће сигурно бити на тесту!

Слика 2: Поједностављени ПЕРТ графикон

Овај поједностављени ПЕРТ графикон приказује задатке 1 - 5, од којих сваки не може започети док се претходни задатак не заврши, на критичној путањи, и задатак 6, који се мора обавити након 1. задатка и пре 5. задатка, са флоат-ом

Сид Кемп

Услови на ПЕРТ графикону

Графикон ПЕРТ треба свој речник. Идемо!

• Датуми на ПЕРТ графикону почињу са Даном 1, првим даном пројекта, а завршавају се датумом завршетка пројекта, који се израчунава када направимо прослеђивање унапред. Графикон ПЕРТ се не налази у стварном календару. То долази касније, након завршетка ПЕРТ анализе.
• Зависност између два задатка говори да су ова два задатка повезана. Најчешћа врста зависности је завршетак покретања. То значи да задатак А мора бити завршен пре него што започнемо задатак Б. На пример, морамо обавити куповину и донети кући храну пре него што спремимо вечеру. Постоје и друге врсте зависности, на пример када задаци морају започети истовремено или завршити у исто време. Али 90% свих зависности је завршно-стартно, стварајући ланац задатака потребних за довршетак пројекта. Зависности се називају и везе.
• Рани почетак је најранији датум на који дати задатак може започети. Први задатак на пројекту има рани датум почетка. Али задатак који је повезан са тим задатком не може започети док се не изврши први задатак, и тако даље.
• Трајање је број дана (или сати) потребних за извршавање задатка.

• Еарли Финисх је најранији датум када се задатак може извршити. За било који задатак, рани завршетак = рани старт + трајање.
• Форвард Пасс је прорачун изведен за сваки задатак, одређујући његов рани датум почетка и рани датум завршетка. Прослеђивање такође одређује укупно трајање пројекта и датум завршетка пројекта.
• Укупно трајање пројекта је временско трајање целог пројекта, сви задаци, од почетка до краја, израчунато према прослеђивању унапред. Једнако је дужини Критичног пута.
• Датум завршетка пројекта је број дана када ће пројекат бити завршен. Пројекат увек почиње првог дана. Дакле, пројекат у трајању од 50 дана завршиће се на 50. дан, а то је датум завршетка пројекта.
• Бацквард Пасс је други прорачун за сваки задатак на пројекту, почев од датума завршетка пројекта, и рад уназад до првог задатка. Израчунава касни датум завршетка и датум касног почетка сваког задатка.
• Датум завршетка је последњи датум који задатак може завршити без одлагања пројекта.
• Датум касног почетка је последњи датум који задатак може започети без одлагања пројекта.
• Флоат је број дана у којима можемо пустити задатак да плута без покретања након раног датума почетка. Може се израчунати на два начина. Флоат = Датум касног почетка - рани датум почетка, а такође и Флоат = Датум касног завршетка - рани датум завршетка.
• Критични пут су сви задаци који имају нула лебдења, односно задаци који имају исти рани датум почетка и касни датум почетка. Наравно, датум њиховог раног завршетка је исти као и датум њиховог касног завршетка. Сваки од ових задатака мора започети и завршити на време да би се пројекат завршио на време.

Од ПЕРТ табеле до стварног света

На ПЕРТ графикону, пројекат започиње 1. дана и завршава се датумом завршетка пројекта, који смо израчунали док смо градили ПЕРТ графикон у прослеђивању. Али када је Дан 1? А када ће пројекат бити готов? Одговор на то долази стављањем ПЕРТ графикона у стварни календар. То је теже него што звучи. Чак и након што је ПЕРТ графикон завршен, стварање стварног распореда посла или Гантт Цхарт-а за наш пројекат захтева узимање у обзир следећих ствари:

• Календар рада, укључујући викенде и празнике када се не ради.
• Решавање сукоба ресурса. Шта ако се једном запосленом са одређеном вештином доделе два задатка истовремено? Или шта ако је за два различита задатка истовремено потребно једно радно место или део опреме, попут сале за састанке или булдожера? Ове сукобе треба разрадити, а то може продужити распоред.
• Изравнавање ресурса. Ако компанија додељује одређени број запослених за цео пројекат, то се можда неће подударати са пројектом како је планирано на ПЕРТ графикону. Графикон ПЕРТ може показати да нам једне недеље треба само 10 људи, а следеће недеље 50. Не можемо да платимо 40 људи да седе и не раде ништа током прве недеље. Изравнавање ресурса прилагођава задатке тако да стално користимо све људе који су нам на располагању, али такође може продужити дужину пројекта.
• Избор датума почетка или завршетка. Управа тада бира да пројекат започне одређеног датума. Или одлучи да се заврши одређеног датума и, према томе, мора почети до одређеног датума. На овај датум често утичу практична разматрања, као што је расположивост новца за пројекат у новој фискалној години. И то има последице по трајање пројекта. Двомесечни пројекат који почиње 15. септембра вероватно ће бити завршен до 15. новембра. Исти пројекат који почиње 15. новембра вероватно неће бити завршен до 15. јануара, јер морамо да узмемо у обзир празник захвалности САД-а, Божић и Нову годину.

Када ставимо пројекат у стварни календар, називамо га Ганттовом табелом. Гантограм је алат за управљање и извештавање који ће водити пројекат до успеха.

Коришћење ПЕРТ-а на вашем пројекту

Када држим часове управљања пројектима, открио сам да је свако ко је студирао управљање пројектима научио ПЕРТ, али скоро нико га никада није користио. То је разумљиво - чини се правом гњаважом створити три временске процене за сваки задатак и све то размишљати. То чини да има смисла да само на брзину да-до листа и скок у и доћи до посла.

Можда се тако чини, али то уопште није тачно. Реалност је да процена и планирање ПЕРТ-а траје врло мало времена и да се у потпуности исплати. У ствари, процена и планирање ПЕРТ-а могу вам уштедети пуно времена и муке на сваком пројекту.

Кад подучим пројектни тим у ствари радим ПЕРТ процене, мисле да ће то бити гњаважа, али на крају уживају. Кључно је то што замишљају како раде посао, наилазе на проблеме и решавају их. Озбиљно гледају на оно што је оптимистично, реално и песимистично. Као резултат тога, они се узбуде да седну и обаве посао. И они такође знају шта је пред њима. Често уоче проблеме и направе белешку како би их решили рано, мало истраживали и проверили ствари пре времена.

Постоје два резултата ако тим направи ПАРТ графикон. Једна је да менаџмент има врло стваран, поуздан план рада и распоред пројеката. Други је да је сваки члан тима јасан, спреман за полазак и узбуђен због посла. Како посао започиње, тим трчи као добро подмазана машина. Проблеми су били предвиђени и тим је разрадио пре него што проблеми изазову кашњење. Тим често открије да ради пре рока и сви - и тим, и менаџери, и купци, задовољни су радом и резултатима.