Како написати ефикасну жалбу компанији: детаљни водич и узорци писама

Писање жалбеног писма

Сви смо били тамо када нас компанија не оставља задовољним својим производом. Увек треба обратити пажњу на куповину предмета који су неисправни, лошег квалитета или једноставно не премашују ваша очекивања. Понекад вам ресторан може послужити храну која није оно што сте очекивали (коса у месу, било ко?).

Иако су људи углавном задовољни производом или услугом, понекад компанија може направити изузетак или вас једноставно потпуно изневерити.

Ако примите неисправан производ или вас конобар лоше поступи, не би требало да остане непримећено! Оваква питања могу се лако решити - писмом или е-поштом жалбе.

Како написати жалбено писмо са пуно речи: сажетак

Сваки од ових корака је у потпуности описан у наставку.

Кораци	Шта треба да кажете	Пример - производ
Корак 1: Обавезно пошаљите на право место	Адреса одељења и компаније лево. Поздравите се са Поштованим / Госпођо	Обраћајте се, поштовани господине или госпођо Блакеи
Корак 2: Започните писмо с правим тоном	Купили сте производ у _сторе_ дана _дате_. Наведите друге релевантне информације као што су референтни кодови, детаљи гаранције, гаранције и датуми истека хране.	Недавно сам купио пастелне завесе од лаванде димензија 1,5мк 2м у Супер Сторе-има, Бакерс Лане 12. септембра 2020. Референтни код за завесе је 338Ј.
Корак 3: Ефикасно објасните проблем	Шта није било у реду са производом или услугом? Будите кратки, прецизни и концизни. Наведите тачно шта није у реду са производом.	Завесе су имале распор на спољашњем шаву, што је врло уочљиво и не може се фиксирати без оштећења тканине.
Корак 4: Предложите решење	Наведите како желите да се проблем поправи, шта ће га изменити? То може бити повраћај новца / поправак / замена / промена услуге / купона / бесплатни производи	Да бих изменио питање, желео бих потпуно плаћену замену горе поменутог типа завесе.
Корак 5: Приложите или приложите релевантне и потребне документе	Такође можете напоменути да су у прилогу релевантни документи, односно: гаранције, признанице	У прилогу се налази рачун са потребним детаљима и једногодишњом гаранцијом.
Корак 6: Поставите временско ограничење	Дајте одговарајући временски оквир за одговор.	Било би ми драго да замену пошаљете било када, од 6. до 15. јуна.
Корак 7: Напишите јак крај	Закључите тако што ћете се надати да ће они решити проблем и одјавити се.	Имам највеће поверење да ћете послати замену и изменити проблем. С поштовањем….

Како написати ефикасно писмо за жалбу

Корак 1: Обавезно пошаљите на право место

Прво што вам треба је

адресу седишта компаније у вашој земљи и
одељење у које ћете га послати.

У почетку ће бити тешко пронаћи место где треба писати, јер компаније можда неће показати врло ефикасно своју базу. Више него вероватно ћете моћи да пронађете њихове контакт информације на:

гаранција или страница гаранције испоручена уз ваш производ
њихова веб локација. Кликните на везе „Контактирајте нас“ или „О нама“ које садрже релевантне информације
сам производ. Храна и пиће обично имају контакт податке на амбалажи, па их обавезно проверите! Изненадили бисте се да су информације на најједноставнијим местима.

Када добијете њихову адресу, обавезно проверите надлежно одељење коме ћете послати писмо. За мале услуге као што су ресторани, нема потребе, али за велике компаније (Унилевер или Пепси, на пример) биће потребан одељење. На њиховој веб локацији компанија ће одредити где да пошаље ваше писмо било да је то техничка служба, служба за кориснике или тако даље.

Корак 2: Започните писмо с правим тоном

Једном када сазнате ту досадну адресу и будете спремни за почетак, можете започети писмо!

Прво што треба да урадите је да ставите адресу пошиљаоца у горњи десни угао, а адресу у леви угао. Ово је због формалности, што вашем писму увек додаје леп додир.
Затим напишите Поштовани, ако не знате ко је представник корисничке службе. Ако пишете менаџеру или извршном директору, напишите поштовани господине…

Затим започињете право тело писма које ће бити у центру пажње онога ко га чита!

Започните тако што ћете рећи да сте купили неки предмет у било којој продавници било ког датума. За храну наведите датум истека рока употребе и шифру продавнице. За било шта друго, то је релевантно. нпр.: Недавно сам купио боцу Пепси Мак од 2 л у Супер Сторе-има 19. новембра 2014. Датум истека боце је 30. новембра 2014, а код на уском грлу је гласио 113А.
Рецимо да сте увек очекивали највиши квалитет од те компаније и тог одређеног дана, ваша очекивања су била пригушена, нпр.: Увек сам високо ценио ТецхноПЦ и веровао сам сваком вашем преносном рачунару. Отишао сам у Супер Сторес да купим лаптоп са истим очекивањима, али моје искуство са лаптопом сматра да је та изјава неистинита.

Корак 3: Ефикасно објасните проблем

Следећи део је најважнији јер се тачно помиње шта се догодило када сте користили производ или присуствовали сервису.

Реците у каквом је стању био производ када сте отворили амбалажу и шта тачно није у реду са њим. Ако не можете интерно да идентификујете шта није у реду, само реците да не ради исправно и компанија ће то испитати, нпр: Открио сам да камера није функционисала исправно. Сваки пут кад бих укључио камеру, она би ушла у галерију фотографија. Ово ми није дозволило да се сликам, јер ми је само омогућило приступ галерији.
Ако говорите о услузи, наведите шта се догодило током ваше посете, нпр.: Када сам имала састанак са фризером под именом "Лиззе", провела је 30 минута у разговору са својим пријатељима и на крају сам чекао врло Дуго времена!

Савети за преношење правог тона:

Останите мирни у сваком тренутку. Немојте се разбеснети, имате свако право да будете, али замислите колико је притужби тим корисничких услуга примио тог дана. Читалац би могао да вас фрустрира, изнервира и баци, сматрајући то лажним или нежељеним садржајем.
Будите језгровити, не замућкујте своје писмо небитним изјавама као што је рецимо о каквом се бацању новца ради, колико сте претрпели или какав је то лош производ. Они једноставно желе да знају шта није у реду и да то поправе, обично никада не прочитају ни половину писма, већ само кључне реченице.
Будите што прецизнији када кажете шта није у реду са производом или услугом. Ово ће уштедети много времена за компанију.

Ако имате жалбу, не оклевајте! Томе служи корисничка служба. Само напред!

Корак 4: Предложите решење

У овом одељку ћете рећи шта желите да урадите да бисте решили проблем. Имате неколико опција које можете затражити од компаније, укључујући:

Поврат за производ
Ваучер који се користи са било којим њиховим асортиманом
Производ који треба поправити
Промена њихове услуге, попут послуживања висококвалитетније хране, повећања хигијене или промене у ставу особља.
Купони за храну

Примери: Желим пун повраћај новца за свој фотоапарат, јер бих уместо тога желео да купим алтернативни фотоапарат.

Реците какав бисте желели да производ буде у будућности ако бисте га поново куповали, нпр.: Надам се да се овај проблем неће поновити за друге купце и да ћу увек добити највиши квалитет ваших производа.

Корак 5: Приложите или приложите релевантне и потребне документе

Ако имате било коју слику коју бисте желели да приложите (нарочито за е-пошту), референтне странице као што су гаранције, гаранцијске странице или признанице, то ћете морати да наведете у писму.

Реците да постоји приложена гаранција / гаранција / рачун.

Примери:: „У прилогу вам достављам копију моје оригиналне потврде, заједно са страницом гаранције будилника и информацијама у вези са серијским бројем.“

Ако имате оштећени производ који бисте желели да поправите, обавезно наведите и ово.

Пример: У прилогу се налази и неисправна камера на коју сам се позвао у свом писму.

Корак 6: Поставите временско ограничење

Зашто поставити временско ограничење? Па, компаније свакодневно добију десетине писама, ако не и стотине. Шансе су да ће вам требати од 6 недеља до 3 месеца да бисте добили одговор од компаније, а ако желите поправку, то ће потрајати и дуже. Сада је то прилично дуго чекање!

Већина компанија ће погледати ваше писмо отприлике две недеље након што га пошаљете због заосталих предмета. Да бисте их избегли да га баце на бацкбурнер, можете поставити временски оквир када желите одговор. Сад је то фино.

Примери: Желео бих да одговор буде што је пре могуће, у било које време од 16. августа до 30. августа. То би било веома цењено.

Корак 7: Напишите јак крај

Писмо можете завршити тако што ћете рећи да се надате да ће проблем бити решен и одјавити се с Вашом верношћу - ако не знате њихово име или С поштовањем - ако им знате име.

Пример: Надам се да ће овај проблем бити решен и имам највеће поверење да ћете исправити проблем.

Пошаљите своје писмо и требало би да очекујете одговор у року који сте навели.

Разлози за писање жалбеног писма

Многи људи игноришу производ који их изневери не чинећи уопште ништа. Као потрошач имате право да повратите производ или га замените другим. Ево неколико разлога због којих је писање жалбеног писма ефикасно:

Компанија ће бити обавештена о било каквим неисправним производима у њиховој линији који могу проузроковати већу опасност за друге. Контактирајући их, могу да виде зашто је дошло до неисправности и спрече да се понове.
Компаније мрзе да виде незадовољног купца, тако да имате добре шансе да ваш производ буде замењен или рефундиран.
За пића и прехрамбене производе уместо замене можете добити бесплатне купоне или чак бесплатне производе! Компаније их увек држе како би вас засладиле.
Ресторан или друга компанија која пружа услугу може бити скренута на пажњу члану особља који можда свој посао не ради како треба.
Ако нешто није у реду, исповедите се! Платили сте новац за тај производ или услугу, тако да бисте требали имати висококвалитетни производ. Никада немојте шутјети о томе, јер ћете прилично брзо ријешити проблем!

Следеће писмо је жалба на неисправан паметни телефон.

Виллиам, Публиц Домаин, преко Пикабаи-а

Пример писма за неисправан паметни телефон

Драги господине / госпођо, Недавно сам купио паметни телефон Самсунг Галаки С5 у Супер Сторес, Бакер Стреет, Лондон, 17. јула. Гаранција важи годину дана и на референтном броју на кутији стоји ССФ319.

Паметни телефон је био неисправан и веома сам разочаран вашим производима. Паметни телефон наставља да приказује екран менија, али ми не дозвољава приступ апликацијама или отварање новог прозора. Екран остаје замрзнут на екрану менија.

Молим вас да поправите телефон што је пре могуће, по могућности у року наведеном у наставку.

У прилогу се налази гаранција коју сте добили уз телефон заједно са признаницом коју ми је продавница дала приликом куповине. На овим документима ћете пронаћи све потребне референтне кодове.

Желео бих да примим одговор у временском оквиру од 27. јула до 10. августа и желео бих да телефон буде у потпуности поправљен и да нормално функционише.

Надам се да се то неће поновити и осталим купцима. И даље ћу бити ваш купац ако се проблем измени. Надам се да ће проблем бити решен и имам највеће уверење да ће га решити.

С поштовањем, Сусан Веллс

Пример писма за лошу услугу у ресторану

Драги господине / госпођо, Пишем детаљно о свом разочаравајућем искуству у колиби Тацо, у среду, 26. јула. Као ваш редовни купац, веома ми смета што кажем да сам имао ужасно искуство у вашем ресторану.

Када сам наручио свој тацос, особље је потпуно одложило поступак игноришући моју наредбу! Кад сам их питао могу ли да наручим, они су то узели, али били су врло брзи и безобразни. Један члан особља под именом „Емма“ је служио поруџбину, али уопште није било оно што сам наручила. Она није хтела да промени редослед, а мени је преостало да једем храну коју уопште нисам тражио!

Мислим да особљу треба промена у односу према својим купцима. Волео бих да свој посао раде коректно и буду љубазни и услужни. Њихова брзина и став „уф, још један купац“ би требало да нестану. и Једини пут до успешног ресторана је љубазно особље које је спремно да помогне.

И даље ћу бити ваш купац када се проблем измени. Обавестите ме када дође до промене.

Искрено Ваш, Сусан Веллс.

Који је најбољи начин за жалбу: писмо или е-пошта?

Може бити тешко одлучити да ли ћете написати е-пошту или писмо. Обоје имају своје предности и недостатке, али углавном је пожељније ако сте написали ручно писано писмо. То је зато што ће вас компанија озбиљније схватити и поправку / замену може вам послати много брже.

Међутим, неке компаније (попут Аппле-а) немају важећу адресу на коју можете да се обратите за поправак, па ћете их морати послати одговарајућим одељењем.

Топ савети

Следећи главни савети ће вам помоћи у решавању проблема!

Будите концизни. Било какво метежање или препирка око овог питања само ће довести до забуне и фрустрације читаоца и то је последње што желите! Компаније желе сажета, формална писма која се лако могу скенирати, а затим користити за проналажење виталних информација, као што су оно што није у реду, временски оквир у којем желите одговор и шта ће решити проблем. То ће поступак учинити брзим и лаким.
Не псујте, не гадите се и не показујте нарав! То је врло лоша вибрација коју ћете издати и само ће погоршати ствари!
Немојте претити компанији ако се нисте консултовали са правником. За мале проблеме попут неисправних производа нема потребе за правним претњама.
Обавезно им оставите утисак да ћете и даље бити њихов купац ако реше проблем. Ако кажете да више никада нећете купити њихове производе, они ће можда игнорисати ваше писмо и никада неће решити проблем. Али рекавши да ће, ако вам врате новац / променити ствари, то учинити да вас задрже као купца.
Дајте временски оквир када желите одговор или решење. Ово ствари чини брзим и несметаним. Без временског оквира, компанија можда неће одговарати недељама.

Сви коментари су захвални! Да ли сте икада доживели незадовољавајући производ или услугу? Поделите своје искуство у наставку. Хвала за читање!