Како написати план комуникације

Комуникациона реч колаж

цатхеринецронин преко Флицкр Цреативе Цоммонс

Ако сте се икада суочили с отпором због промена на послу, добар план комуникације може вам помоћи у подржавању ваше иницијативе за управљање променама. Добар план комуникације не само да може да вам помогне да све своје заинтересоване стране будете у току, већ такође може да помогне вашој организацији да прикупи подршку за пројекат или организационе промене.

Шта је комуникациони план?

Комуникациони план помоћи ће вам да организујете оно што је важно рећи свим својим заинтересованим странама, која је порука коју желите да комуницирате, како то рећи и када рећи. Комуникациони план треба да покрије великих 5 питања - Ко? Шта? Зашто? Како? Када?

Почните тако што ћете направити једноставну матрицу, попут оне доле, која ће вам помоћи да организујете план и да га можете попунити док пролазите кроз сваки од доле наведених корака.

Публика	Порука (шта)	Сврха (зашто)	Метод (како)	Циљ (када)
Интерне заинтересоване стране
Спољне заинтересоване стране

Погледајте ове једноставне кораке у наставку како бисте започели изградњу успешног комуникационог плана за своје пословање.

Корак 1. Упознајте своју публику

Најлакше је започети изградњу комуникационог плана идентификовањем публике. Ако ваш пројекат захтева да информишете људе како у вашој, тако и ван ваше организације, почните тако што ћете направити листу интерних и екстерних заинтересованих страна.

Неки примери интерних и екстерних актера

Примери интерних заинтересованих страна:	Примери спољних заинтересованих страна:
Руководство на извршном нивоу	Извршни спонзори пројекта
Руководиоци одељења	Предузетници
Запослени у првој линији	Купци на првој линији

Једном када направите списак свих својих унутрашњих и спољних заинтересованих страна, могло би вам помоћи да испод сваке направите белешку која одговара на следећа питања:

• Шта они знају?
• Шта треба да знају?
• Које групе имају већи приоритет над другима?
• Да ли различите групе захтевају различите поруке?

Након што одговорите на основна питања о сваком сегменту публике, време је да одредите шта ћете комуницирати са сваким од њих.

Сада би ваша матрица комуникација требало да има попуњену колону публике:

Публика	Порука (шта)	Сврха (зашто)	Метод (како)	Циљ (када)
Интерне заинтересоване стране
Извршно руководство
Менаџери
Запослени
Спољне заинтересоване стране
Извршни спонзори
Власници
Фронтлине купци

Корак 2. Која је ваша порука?

Размишљајући о томе која је порука коју требате да пренесете публици, једноставно размислите о одговору на питање „шта?“ Сврха поруке и начин на који ће бити испоручена доћи ће касније.

Користите следећу контролну листу да бисте лакше утврдили шта ваша публика треба да зна:

• Шта ваша циљна публика тренутно зна? (одредите ово за листу сваког сегмента публике који сте направили у кораку 1).
• Шта треба да знају?
• Шта не треба да знају?
• Који тон гласа ћете требати узети са сваком публиком? (Можда ћете приступити професионалном, непосредном приступу са извршним комуникацијама, док ће ваше комуникације директно са купцима можда бити енергичније и опипљивије)
• Које су бриге ваше публике? Уверите се да се ваше поруке за сваку публику односе на њихова јединствена и појединачна питања и недоумице. Имајте на уму да се питања интерног запосленика о пројекту или промени могу потпуно разликовати од питања која се тичу извршног спонзора.

Када одговорите на та питања, попуните ^2. колону своје матрице:

Публика	Порука (шта)	Сврха (зашто)	Метод (како)	Циљ (када)
Интерне заинтересоване стране
Извршно руководство	Пословна вредност промене.
Менаџери	Шта ваш тим треба да зна о промени.
Запослени	Како ће промена утицати на ваш свакодневни посао.
Спољне заинтересоване стране
Извршни спонзори	Предности промене за организацију.
Власници	Како ће промена утицати на ваш крајњи резултат.
Фронтлине купци	Како ће промена утицати на ваш свакодневни посао.

Корак 3. Која је сврха ваше поруке?

Током овог корака одговорите на питање „зашто?“ Зашто је потребно сваку поруку (Шта) саопштити свакој својој публици? Одговор на ово питање помоћи ће вам да разумете зашто је важно да сваку информацију саопштите својим запосленима и купцима и вредност коју ће саопштавање тих информација донети вашем предузећу и вашој вредности за купца.

Неки од уобичајених разлога за преношење кључних порука заинтересованим странама:

• Да повећа разумевање око промене и пројекта
• Да би се истакле предности пројекта или промене
• Да се ​​истакну позитивни утицаји на дно организације
• Да би публика упознала са било којим вештинама или информацијама које ће морати да научи у припреми
• Да бисте својој публици помогли да разуме како ће то утицати на њу

Запамтите, покушајте да одговорите „Шта је то за мене?“ приликом утврђивања сврхе сваке комуникације како бисте били сигурни да сте добро информисани о својој публици.

Једном када сазнате „шта је ту“ за сваку од ваших заинтересованих страна, попуните ^3. колону своје матрице:

Публика	Порука (шта)	Сврха (зашто)	Метод (како)	Циљ (када)
Интерне заинтересоване стране
Извршно руководство	Пословна вредност промене.	Да информишу о финансијским и потрошачким вредностима.
Менаџери	Шта ваш тим треба да зна о промени.	Да припреме тимове за промену пре него што се догоди.
Запослени	Како ће промена утицати на ваш свакодневни посао.	Омогућити запосленима да науче вештине и свакодневне промене пре него што се промена догоди.
Спољне заинтересоване стране
Извршни спонзори	Предности промене за организацију.	Да информишете о уштеди трошкова и предностима.
Власници	Како ће промена утицати на ваш крајњи резултат.	Да бисте прикупили подршку за промену истичући утицај на дно дна.
Фронтлине купци	Како ће промена утицати на ваш свакодневни посао.	Да припреми купце за промене; истакните предности.

Мобилни друштвени медији

јасонаховие преко Флицкр Цреативе Цоммонс

Корак 4. Који је начин испоруке?

Сада када знате коме комуницирате, шта ћете рећи и зашто ћете то рећи, морате одредити најбољи начин за испоруку поруке. У зависности од ваше организације, могло би бити корисно да водите „варалицу“ свих различитих доступних комуникационих канала.

Неки уобичајени канали комуникације могу да укључују:

• Комуникација путем е-поште
• Писмене комуникације достављене поштом
• Подсетници за текстуалне поруке
• Поруке на друштвеним мрежама
• Састанци градске већнице
• Мешовити медији
• саопштења за јавност
• Флајери или плакати

Савет

Иако је комуникација путем е-поште можда згодна, немојте се устручавати да објавите исту поруку на више канала. Слање пријатељског подсетника нема штете. Превише комуникације је боље него недовољно.

Сада, можете попунити у 4 ^-ом колони вашег матрице:

Публика	Порука (шта)	Сврха (зашто)	Метод (како)
Интерне заинтересоване стране
· Извршно руководство	Пословна вредност промене.	Да информишу о финансијским и потрошачким вредностима.	Комуникација путем е-поште
· Менаџери	Шта ваш тим треба да зна о промени.	Да припреме тимове за промену пре него што се догоди.	Комуникација путем е-поште
Запослени	Како ће промена утицати на ваш свакодневни посао.	Омогућити запосленима да науче вештине и свакодневне промене пре него што се промена догоди.	Комуникација путем е-поште, плакати, флајери, градске куће
Спољне заинтересоване стране
· Извршни спонзори	Предности промене за организацију.	Да информишете о уштеди трошкова и предностима.	Комуникација путем е-поште
· Власници	Како ће промена утицати на ваш крајњи резултат.	Да бисте прикупили подршку за промену истичући утицај на дно дна.	Писмено писмо
· Фронтлине купци	Како ће промена утицати на ваш свакодневни посао.	Да припреми купце за промене; истакните предности.	Писмено писмо, писмо е-поштом, подсетник е-поштом

Белешка

Увек доделите „власника“ иза сваке ставке коју наведете у колони „метода“ кад год је то могуће како бисте осигурали одговорност да се поруке достављају на време и тачно.

Корак 5. Када је најбоље време за комуникацију?

Ваш комуникацијски план је готово завршен! Идентификовали сте своју публику, поруку коју желите да саопштите, сврху сваке поруке и начин на који ћете је доставити; сада морате да откријете најбољи тренутак за испоруку ових порука свакој вашој публици. Испод су нека питања која ћете можда желети да размислите како бисте лакше одредили најбоље време за сваку поруку.

• Кога треба прво обавестити?
• Када се дешава промена?
• Колико брзо пре времена сви треба да буду обавештени?
• Постоје ли рокови на које морате пазити?
• Да ли ће било која од заинтересованих страна ваше публике бити недоступна или имају датуме око којих треба да заобиђете?
• Да ли испоручујете своју поруку користећи више метода за сваку публику? Шта треба да се догоди прво, друго, треће итд.?

Са тим одговорима на питања, требали бисте бити у могућности да лако попуните последњу колону матрице са датумима почетка и завршетка како бисте били сигурни да сте одговорни према свом временском следу:

Публика	Порука (шта)	Сврха (зашто)	Метод (како)	Циљ (када)
Интерне заинтересоване стране
Извршно руководство	Пословна вредност промене.	Да информишу о финансијским и потрошачким вредностима.	Комуникација путем е-поште	Почетак: ммддиииии Крај: ммддиииии
Менаџери	Шта ваш тим треба да зна о промени..	Да припреме тимове за промену пре него што се догоди.	Комуникација путем е-поште	Почетак: ммддиииии Крај: ммддиииии
Запослени	Како ће промена утицати на ваш свакодневни посао	Омогућити запосленима да науче вештине и свакодневне промене пре него што се промена догоди.	Комуникација путем е-поште, плакати, флајери, састанци у градским вијећницама	Почетак: ммддиииии Крај: ммддиииии
Спољне заинтересоване стране
Извршни спонзори	Предности промене за организацију.	Да информишете о уштеди трошкова и предностима.	Комуникација путем е-поште	Почетак: ммддиииии Крај: ммддиииии
Власници	Како ће промена утицати на ваш крајњи резултат.	Да бисте прикупили подршку за промену истичући утицај на дно дна.	Писмено писмо	Почетак: ммддиииии Крај: ммддиииии
Фронтлине купци	Како ће промена утицати на ваш свакодневни посао.	Да припреми купце за промене; истакните предности.	Писмено, поштанско писмо; е-маил подсетник	Почетак: ммддиииии Крај: ммддиииии

Корак 6. Испоручите свој план!

Честитам! Успешно сте завршили свој план комуникације. Једном када свој план поделите са заинтересованим странама, сада можете започети са стварањем порука, довршењем изгледа и изгледа ваших материјала и достављањем порука заинтересованим странама у складу са вашим временским оквиром.

Уз мало напредног планирања помоћу матричног предлошка, стварање комуникационих планова за ваше пројекте омогућиће вам да информишете све заинтересоване стране, избегнете забуну, неспоразум и стекнете подршку за свој пројекат. Промена може бити непријатна за многе људе на радном месту. Утврђивање времена за стварање доброг комуникационог плана може помоћи чак и онима којима је најнеугодније суочити се са непознатим лицем са самопоуздањем и разумевањем.