Како написати саопштење за штампу за мало предузеће

Као власник малог предузећа, важно је знати како да напишете саопштење за јавност.

Цанва

Како доћи до медија који покривају вашу причу

Ако су ваш статус славне личности или утицај у јавности врло високи (мислите на врхове државних званичника и филмске звезде), медији ће можда потражити од вас интервју са вама и укључити вашу причу у своје емисије или публикације. Али будимо искрени, већина маркетинша, посебно малих предузећа, не оправдава (или не жели!) Такву пажњу. Дакле, не, мало је вероватно да ће вас уредници медија или особље извештачи потражити и написати причу о вашем послу или догађајима.

Међутим, предузећа свих величина имају једно исплативо маркетиншко средство које ће им помоћи да добију медијску покривеност: Саопштење за штампу.

Шта је саопштење за штампу?

Саопштење за штампу је документ који се шаље представницима штампе - који су данас познатији као медији, укључујући новине, телевизију, радио, Интернет странице са вестима итд. - како би их упозорио на вести или друге информације које могу бити од интереса. својим читаоцима, гледаоцима или слушаоцима. Уредници медија затим одлучују да ли ће вест укључити у своју публикацију или емитовање… или игнорисати. Ако се прихвате за уврштавање, уредници могу објавити саопштење за штампу како га је послао пошиљалац, могу извршити уређивање у складу са њиховим уредничким смерницама, или га чак могу доделити свом особљу писаца и новинара да покрију или прошире причу.

Када се саопштење за штампу или његов садржај прихвати и укључи у публикацију или емитовање, добит ће особа или компанија која је послала саопштење. Ово се често сматра зарађеним медијем, јер пошиљалац осим трошкова припреме и слања издања не сноси трошкове мастила или штампе, што значи привилегију да га медијски канал објављује или емитује. Насупрот томе, оглашавање се сматра плаћеним медијем, јер пошиљалац (оглашивач) плаћа да би укључио њихове информације (оглас или причу).

О чему треба да се ради у саопштењу за штампу?

Као продавац малог предузећа, можда мислите да ваше вести не би биле вредне пажње уредника. То је можда тачно… или можда не. Понекад то зависи од тога како се уредник осећа тог дана.

Само запамтите да би ваше саопштење за штампу требало да буде „вест“, што значи да извештава да се нешто догодило или да ће се догодити или одговарате на нешто што се догодило за вас и ваше пословање. Такође, мора бити чињенично и не сме кршити ауторска права или заштитне знакове, не сме бити клеветничко или клеветничко, не сме нарушити нечију приватност и дефинитивно не сме кршити поверљивост. Едукујте се о питањима одговорности за медије и потражите правне смернице о томе шта је прикладно објавити за вас и ваше пословање.

Да ли је то саопштење за јавност или новински чланак?

Имате информације о упутствима, савете или друге информације које би публика медијског канала ценила? Иако се ове ставке често могу обликовати као саопштење за штампу, то технички нису. То би се сматрали чланцима или карактеристикама. Прегледајте различита одељења редакције медија да бисте утврдили који људи треба да добију функције на разматрање, за разлику од вести.

Обрнута пирамидална структура за саопштења за штампу

Да би били вредни рецензија заузетих уредника медија, саопштења за штампу треба да следе стандардну структуру и формат.

Што се тиче структуре, саопштење за штампу следи формулу за писање обрнуте пирамиде , што значи да најважније информације - ко, шта, зашто, где, када и како - приче требају бити што ближе почетку документа, идеално у првом пасусу. Тада следе мање важни детаљи.

Зашто је праћење ове структуре важно? Уредници често морају да кроје приче како би одговарали расположивом простору или времену. Уредници су секли одоздо према горе. Дакле, ако су ваше најважније информације биле на дну, више их нема.

Како обликовати саопштење за штампу

Постоји неколико конвенција којих се треба придржавати када пишете саопштење за јавност. Ови елементи би требали бити укључени и обично се појављују овим редоследом:

Ознака за ОДМАХ ОСЛОБОЂЕЊЕ или ПРИЈАВИТИ ЗА ОСЛОБОЂЕЊЕ ДО

Ово поручује уреднику, писцу или извештачу када је у реду да објави оно што сте послали. Обично се ово поставља на левој маргини.

Наслов

Тако критично! Ово је једна фраза која сажима целу вашу вест. Запамтите да већина људи скенира наслове, а многи заправо не читају целу причу. Нека буде релевантно за вашу публику, тако да ће их барем моћи примамити да прочитају најважнији први одломак. Ваш наслов мора бити привлачан и уредницима. Они разумеју жеље и потребе читалаца, слушалаца и гледалаца. Дакле, ако можете показати своје разумевање циљне публике, имате веће шансе да будете узети у обзир за објављивање.

Наслов је обично центриран на страници или екрану. Покушајте да наслов задржи на што мање речи. Научите да користите Твиттер за писање добрих наслова. С обзиром да имате само 140 знакова да привучете нечију пажњу, то је добар полигон!

Поднаслов (опционално)

Ако наслов не може у потпуности испричати вашу причу, потнаслов би могао бити од помоћи. Међутим, озбиљно размислите да ли би преписивање наслова могло имати већи утицај. Попут наслова, поднаслов је центриран на страници или екрану.

Реч мудрима: Као уредник, поднаслови су ме излуђивали јер су изгледали неспретно у нашој одређеној шеми распореда колона. Зато сам их обично брисао.

Локација и датум приче

Ово би требало бити само по себи разумљиво. Позициониран је на левој маргини или, као што сам понекад видео, на почетку првог пасуса.

Тело

Испричајте своју причу у горе наведеној структури обрнуте пирамиде. Увек пишите своје саопштење у трећем лицу. Зашто? Јер ово је прича о вама, а не ви. Зато избегавајте „ја“ и „ми“ када говоримо о вашој причи, осим ако није укључена у цитат. Пример: „С поносом најављујемо ову нову иновацију“, рекао је господин за мала предузећа. Нека буде кратак и прецизан, добра мета је ограничавање укупног текста приче на око 500 речи или мање.

О информацијама (опционално)

Често сам виђао саопштења за штампу која завршавају причу параграфом абоут који говори о организацији која шаље саопштење. Уредници га могу укључити (што је добитак за пошиљаоца). Али често се пресеца због ограничења простора и може се сматрати превише промотивним. Вредност његовог укључивања је у томе што ако уредник није упознат са пошиљаоцем (као што је то случај са многим малим предузећима), може помоћи уреднику да верификује кредибилитет пошиљаоца. Као и код тела документа, ово је написано у трећем лицу и укључено је у укупан број речи за издање.

Контакт информације

Уредници, писци и извештачи можда ће желети да разјасне информације пре објављивања вашег издања. Дакле, укључите најбољи начин да вас контактирамо (телефон, е-пошта итд.) И укључите своју веб локацију. Али немојте се изненадити ако вас нико не контактира и - изненађење! - видите како се појављује ваша прича. Имајте на уму да када шаљете саопштење за штампу говорите медијима да је у реду да га објаве и да може да изађе у јавност! Пазите да оно што напишете буде оно што бисте желели да чујете у вечерњим вестима.

Ознака ### или ЕНД

То медијима говори да не постоје додатне информације које треба узети у обзир и оне се налазе на дну издања. Неки људи укључују и број речи у издању на крају (опционално). Ови записи били су већи проблем у старим временима када су саопштења за штампу у папирнатом облику била норма и уредници су морали знати да ли има више чланака на више страница. Али свеједно вреди радити без обзира на све.

Као успутну напомену, ако се ваше физичко штампано издање прелије на више страница, стављање ознаке МОРЕ на крај странице упозорава уредништво да пре КРАЈА има више информација које треба размотрити.

Неки додатни разни савети:

Нема забавних фонтова или отменог форматирања. Публикација ће форматирати ваше податке за објављивање онако како они сматрају прикладним. Коришћење стандардних фонтова, попут Тимес Нев Роман или Хелветица, олакшава читање издања и помаже вам да се означите као професионалца.
Узмите комплет за медије. Поред вашег саопштења за штампу, препоручује се и доступност комплета за медије. Данас је комплет за дигиталне медије на веб локацији популаран, јер је јефтин, а медијима је лако да му приступе.

Где шаљете саопштење за штампу?

Веће публикације често имају неколико уредника, од којих је сваки посвећен одређеном ритму , што значи да покривају одређени сегмент индустрије, географски положај или врсту приче. Поново погледајте веб страницу медија да бисте видели ко би био ваш идеалан кандидат за уредника и како желе да их контактирају.

Кључ је у томе што ћете га обично слати уреднику. За мање медије може постојати једна особа која је издавач, уредник, репортер и писац! Проверите веб локацију медија да бисте утврдили прави контакт.

Алтернативно, неки људи више воле да дистрибуирају своја саопштења за штампу уз помоћ саопштења за штампу и служби за односе с јавношћу. Пример би могао бити ПРВеб. Ове услуге могу емитовати ваше издање на стотине, чак и хиљаде медија. То може бити ефикасно, али може бити и скупо, јер ове услуге обично наплаћују накнаду или по саопштењу за штампу или месечну претплату. Такође узмите у обзир да ако ваша прича има само локални интерес, широка дистрибуција може бити контрапродуктивна и скупа.

Такође се могу размотрити бесплатне услуге дистрибуције саопштења за штампу, али оне можда немају досег плаћених услуга и могу послати ваше издање небитним медијима. Пажљиво размотрите могућности и трошкове сваке услуге пре него што кренете овом рутом.

Вреди развити односе са кључним медијима за вашу индустрију и публику. Тада када уредник или извештач прими ваше издање, можда ће бити вољнији да вашу причу размотре за укључивање. Такође, дистрибуција вашег издања медијима није једини начин да проширите реч на своју причу. Слање саопштења за штампу купцима и емитовање путем друштвених медија такође може бити врло ефикасно и исплативо.

Можете ли послати саопштење за штампу путем е-поште?

Саопштења за штампу путем е-поште данас су врло честа, чак и преферирана. Међутим, сваки медиј је другачији. Упутства за пријављивање потражите на каналу или веб локацији публикације.

Како треба да наставите са уредницима у вези са вашим саопштењем за штампу?

Када сам радио односе са јавношћу за индустрију сајмова, сећам се да сам звао уреднике и излуђивао их накнадним позивима. Хеј, само сам радио свој посао. Али онда када сам био на другом крају као уредник, навикавање на наредне позиве ме је излуђивало!

Ако нисте успоставили везу са уредником или извештачем који би поздравио ваш позив, пажљиво корачајте када пратите саопштење за штампу које сте послали. Једино што не желите да успоставите је репутација штеточине. Увек користите правилну пословну етику када пратите телефоном.

Ако нису подигли ваше издање за објављивање или вас контактирали за више информација, то је знак да их не занимате… бар не данас. Немојте се обесхрабрити. Шаљите занимљиве и релевантне приче оним медијима који су од највеће вредности за вас и вашу публику. Не зову га узалуд „зарађеним медијима“!

Из уредниковог стола: Како сам одлучио која се саопштења за штампу покрећу

Као уредник трговинских новина више од 15 година, ево неких питања која би ми прошла кроз главу кад бих разматрао гомиле саопштења за штампу које бих користио:

Да ли има локални значај? Пошто је публикација коју сам уредио била локална, локалне вести су биле на првом месту.
Постоји ли крајњи рок или значајан датум најаве који би публика требало да зна?
Да ли су вести релевантне и значајне за публику или индустрију коју публикација служи?
Да ли је ово заиста вест? Или би то требало узети у обзир због карактеристика или материјала за пуњење?
Да ли је извор веродостојан?