Нвк: рукује и дистрибуира пошту и пакете у пословању и администрацији

У свакој се канцеларији велика количина комуникације попут писама, циркулара и телеграма шаље странцима или се од њих прима. Унутар организације размењују се писани материјали између различитих одељења. Планирано и ефикасно руковање поштом је неопходно за успех било које пословне организације. Описана је као окосница и саставни део канцеларије.

Ефикасно руковање поштом захтева успостављање одређених поступака који укључују поступање са поштом. Долазну пошту треба примати и дистрибуирати са брзином и тачношћу. Тачан начин руковања унутрашњом поштом разликује се од канцеларије до канцеларије.

У нашој организацији имамо два различита система поште, интерну пошту и спољну пошту.

• Доступне интерне поштанске услуге су за дистрибуцију поште у канцеларијама и одељењима ____________ (уклоњене ради поверљивости) . Они се прикупљају и достављају свакодневно.
• Спољне поште се шаљу путем ______________ (уклањају се ради поверљивости) . Спољне поштанске услуге се користе када пошта не може или не покрива интерне критеријуме поштанских услуга. На пример, тамо где се пошта мора доставити клијентима или другим компанијама, или ____________ (уклоњена ради поверљивости) кореспонденција. Такође се достављају и прикупљају свакодневно.

Пошта се састоји од три главна типа - унутра, споља и међу одељењима. Поштанска услуга помаже фирми да успостави контакт са купцима и јавношћу у целини. Основано је независно одељење за поштанску обраду свих врста поште у канцеларији. Предности централизованих поштанских услуга су специјализација, бољи надзор, економичност, бољи учинак, оптимално коришћење опреме поштанске собе и обучено особље.

Рутина унутрашње поште укључује кораке попут пријема поште, сортирања поште, отварања поште, обележавања поште, снимања поште (улазни регистар) и дистрибуције поште.

Рутина за одлазну пошту такође укључује различите кораке попут прикупљања одлазне поште, уноса одлазне поште (регистара отпреме, књиге гласника), пресавијања писама, припреме коверти, сортирања, вагања и штампања и на крају отпреме.

Свакодневно сакупљам пошту ујутро и поподне, и интерну и екстерну пошту. Ја дистрибуирам пошту упућену одређеној особи тој одређеној особи, а било коју другу општу пошту за одељење отварам ја. Гледам кроз њих да видим шта су у вези и дистрибуирам их у складу с тим. Када је моја менаџерка локалног одсуства са годишњег одсуства или због одсуства са болести, припазим и на њену пошту и позабавим се хитним питањима контактирајући шефа службе. Такође се побринем да их дистрибуирам на време, тако да задатак наведен на пошти буде завршен у наведеном временском року и испоштован рок.

Користимо спољне поштанске услуге тамо где је испорука ван округа и тамо где је намењена другим компанијама или клијентима. То ће бити подручја која не спадају у ______________ ( уклоњена ради поверљивости ) канцеларијска подручја. Користимо интерну пошту где се доставља у канцеларије или одељења која спадају под ___________________ ( уклања се ради поверљивости ). Интерне поште штеде време и новац. Дакле, било која пошта која се може послати путем интерне поште шаље се на тај начин, а само остатак се шаље путем спољног система поште.

Одлазне постове преносим на рецепцију поподне. Ступове сортирам према величинама. Одлазну интерну пошту остављам у одговарајућим оквирима који су сортирани према површини. Такође одлазну интерну пошту сортирам према хитности и важности као прва или друга класа. Било која инострана места такође морају бити сређена.

Пре слања поште, израчунавају се одговарајуће поштарине, у зависности од тога да ли су поште прве класе или друге класе или евидентиране испоруке. Да бих избегао кашњење, пошту шаљем у право време са тачном поштарином. Са сумњивим пакетима или поштом поступа се изузетно пажљиво, а ако се утврди да су сумњиви, пријавиће се управнику канцеларије и евидентирати у књизи незгода на рецепцији.

Када рукујем поштом, морам да се придржавам и придржавам се одређених поступака.

1. Прво прегледам пошту за свако одељење и сортирам их према величини и класи, а затим пронађем најбољи начин да их пошаљем - било нормално или евидентирано.
2. Затим погледам тежине и величине и тражим трошкове. Тежина се може потражити на машини која служи за вагање стубова.
3. Ако су из било којих разлога неопходне посебне испоруке путем курира, разговараћу са својим менаџером за одобрење, а затим са шефом канцеларије, а затим ћемо се договорити да новац излази из наше шифре трошкова. У супротном, услуге које се користе у нашој компанији су ___________ (уклоњене ради поверљивости) .
4. Тамо где видим ставке на којима пише да је забележена прва класа, евидентирам све детаље поште, укључујући адресу пошиљаоца и примаоца, и извршим неопходно означавање хитних и евидентираних испорука.
5. Све поштанске пакете теже од нормалне тежине и веће од нормалне величине, користим машину која се користи за вагање поштанских пошиљака и израчунавам тачне поштарине. За остатак поште имамо графикон који садржи трошкове у зависности од величине за испоруку у првој и у другој класи.
6. Објаве су одговарајуће разврстане за свако одељење. Дакле, трошкови за свако одељење иду на њихова релевантна места трошкова. За остале евидентиране испоруке трошкови се евидентирају у књизи на рецепцији.
7. Сви постови су жигосани и сортирани и спремни за отпрему сваког дана до 15:45. Имамо члана ________ (уклоњене ради поверљивости података) екипе која свакодневно долази по пошту из зграде на рецепцији.

Много проблема може настати приликом руковања поштом и пакетима.

1. Сви долазни постови и пакети су печатом печатима компаније на рецепцији. Било која пошта са сумњивих адреса или људи или било који пакет који се не осећа нормално или изгледа сумњиво оставља се по страни, а да се не обрађује.
2. Сумњиве поште и пакети пријављују се управнику канцеларије. Менаџер канцеларије и администратори на рецепцији евидентирају инциденте у књизи незгода и предузимају потребне радње. Такође ће се побринути да ____________ (уклоњен ради поверљивости) буде обавештен о проблемима.

Питања и одговори

Питање: шта је нежељена пошта?

Одговор: Нежељена пошта је нежељени или нежељени рекламни или промотивни / рекламни материјал примљен поштом или е-поштом. Обично их шаљу маркетиншке компаније ради увођења нових производа или обавештавања о могућностима улагања итд. Када се нежељене поруке добију е-поштом, називају се и нежељеном поштом.