Нвк ниво 3: наручивање производа и услуга у пословању и администрацији

За стицање дипломе трећег нивоа из пословања и администрације потребно је темељно знање о наручивању производа и услуга.

Увод у ову јединицу

Ова јединица је необавезна јединица нивоа Б групе 3 са 5 бодова, прилично дугачка јединица. По завршетку ове јединице, кандидат ће моћи да идентификује и користи различите производе и услуге, да напише спецификације производа и услуга и да се увери да су производи и услуге у складу са очекивањима и стандардима организације или компаније.

Кандидат треба да буде у стању да објасни разлог због којег се бирају производи високог квалитета, али уз најбољу вредност за новац. Такође би требали бити у могућности да објасне како преговарати о најбољој вриједности за новац. Кандидат ће морати да зна како и зашто да одржава добре односе са добављачима и пружаоцима услуга, а такође мора да зна и разуме шта је ланац снабдевања и како он функционише.

Поред овог чланка постоји и лична изјава која покрива већински део јединице!

1.1 Утврдите различите изворе информација о производима и услугама организације.

Компаније информације о производима које користе увек траже у различитим изворима и добављачима, тако да могу добро донети одлуку о томе шта им је потребно за ефикасно пословање. Прегледају трошкове производа код различитих компанија; они гледају на цену појединачних услуга и проналазе најбоље решење, тј. производ који најбоље одговара њиховој организацији у погледу трошкова и квалитета. Информације за њих могу се прикупити путем каталога, веб страница, новина, летака или путем звона и посета компанијама.

1.2 Објасните како се користе различити извори информација о производима и услугама.

Информације о производима и услугама доступне су на мрежи или у брошурама или се могу директно добити од компаније. Ове информације треба користити за идентификацију услуге или производа који најбоље одговарају потребама компаније и запослених. Различити извори такође помажу у упоређивању различитих производа и услуга како би се изабрао прави. Можемо затражити да нам пошаљу узорке и каталоге како бисмо имали увид у трошкове и квалитет. Такође за куповине на велико можемо тражити понуде и одабрати најбољу.

1.3 Опишите како написати спецификацију производа или услуге.

Спецификација је опис предмета које желите да купите и шта добављач мора да цитира и обезбеди.

Када пишете спецификацију производа:

• Смернице морају бити јасне и кратке.
• Мора да садржи трошкове, количину и навести да ли је за испоруку или преузимање.
• Такође треба да садржи упутства или напомене о здрављу и безбедности.
• Обавезно схватите шта је потребно.
• Темељито истражите тржиште разговором са различитим добављачима у вези са трошковима и скалама времена испоруке
• Утврдите могуће ризике повезане са набавком производа
• Јасно разумевање добара и услуга од стране сваког добављача

1.4 Утврдите изворе производа и услуга који испуњавају очекивања од квалитета организације.

При одабиру производа и услуга за организацију, обавезно добијте понуде од различитих добављача услуга и компанија, тако да можете упоређивати различите услуге и одабрати ону која је исплатива. Друга ствар коју треба имати на уму је квалитет. Упоредите различите услуге и посетите компаније да бисте видели које услуге пружају и били сведоци квалитета услуга пре него што одаберете шта ћете купити. Квалитет много значи за организацију.

Када се горенаведена упоредите, одаберите најбољу услугу која је исплатива и квалитетна и купите их.

1.5 Објасните сврху одабира производа и услуга који испуњавају очекивања од квалитета организације.

Свака организација добро размисли пре него што купи било који производ. Купују само оно што је потребно. Да би били успешни у свом послу морају да купују производе или услуге са јасним разумевањем захтева својих клијената. Само ако организација одабере производе и услуге који испуњавају очекивања квалитета, моћи ће да пруже најбољу услугу својим клијентима.

Такође је од суштинске важности за добробит запослених који раде за организацију. Да би организација била успешна и ефикасна, квалитет се мора проширити на све људе, одељења, активности и функције.

1.6 Опишите како преговарати о најбољој цени за новац.

Преговарање о најбољој вредности за новац је важно како бисте остали на врху свог буџета и уштедели на потрошњи. Пре преговора сакупите што више информација о производима или услугама које желите да купите и након тога се уверите да су услуга или производ квалитативни и корисни за организацију. Проверите исти производ код различитих компанија; то можете учинити истраживањем на мрежи, провером књижица, звоњавом компанија или их лично посетите.

Једном када се одлучите за тражену цену и будите чврсти у томе. Требали бисте бити спремни за одлазак ако се добављач не слаже. Можда ће вам се вратити на преговоре или ће вам друга компанија пружити конкурентне цене.

1.7 Објасните сврху развоја и одржавања добрих односа са добављачима и начине за то.

Одржавање добрих односа са добављачима добра је пословна пракса. Користи и организацији која сте ви и добављачу. Добављачи вам могу пружити понуде и бити флексибилни у пословању ако је ваш однос са њима добар. Увек пазите да на време подмирите све рачуне, будите обазриви према продајним представницима, наруџбе извршавајте знатно пре времена, дајући добављачу довољно времена да вам их достави на време, уместо да то учините у последњем тренутку и на крају будите врло опрезни о оштећеној или несталој роби. То се мора решити пажљиво.

1.8 Опишите ланац снабдевања и како он функционише.

Према Википедији и другим дефиницијама на мрежи,

У ланцу снабдевања одвијају се разне активности, попут трансформације производа из природног ресурса или сировина у коначни или готов производ који ће бити испоручен купцу или купцу. Ланац снабдевања чине све укључене стране, попут производног тима, компаније, добављача, организације којој се испоручује и купаца који га купују. У основи су то произвођачи, добављачи или велетрговци, трговци на мало и потрошачи.

Укратко, ланац снабдевања пребацује производ од добављача до потрошача и сваки појединац укључен у ланац доприноси ланцу снабдевања.

2.1 Опишите поступке за наручивање и испоруку производа и услуга за организацију.

Наручивање и испорука производа и услуга за организацију је веома важан задатак, јер укључује бригу о купцима. Производи могу садржати основне ствари попут канцеларијског материјала као што су штампарски материјал, стационарни уређаји, ИТ опрема итд., Што може коштати много новца. Услуге могу обухватати било коју услугу коју је узела друга организација или добављач. На пример, наша организација узима услуге од НХС-а и домова за негу.

Када наручује услуге и производе, одговорна особа мора наручити довољну количину како их не би потрошили на залихама и утицали на функционисање организације. На пример, ако останемо без коверата, материјала за штампу итд., То може утицати на организацију на разне начине.

При наручивању производа морате се придржавати следећих поступака:

• Када наручујете канцеларијски материјал, наведите јасне и тачне детаље о производима, укључујући код производа, где је то могуће.
• Треба навести величину, боју и све остале детаље
• Обавезно прибавите образац за наруџбину који је одобрио управник канцеларије
• Наручивање се може извршити путем обрасца за наруџбину или путем каталога у систему, а у нашој канцеларији то се врши на СРМ.
• Када се испоручи стационарни налог за снабдевање, треба га детаљно проверити по ставкама како би се осигурало да су све тражене залихе у наруџбеници исправно испоручене и у тачно нарученој количини.
• Налог за потписивање потписује лице које проверава залихе да би показало да је са испорученом поруџбином договорено.
• Било који предмет за који се утврди да није исправан или оштећен у сваком случају треба га вратити што је пре могуће и заменити га добављач како би се избегла непотребна одлагања.

2.2 Опишите потребе и приоритете за наручивање и испоруку производа и услуга за организацију.

Када наручујете производе и услуге за организацију, проверите да ли су заиста неопходни за организацију и како ће то помоћи неометаном раду организације, које су предности и недостаци, коме су потребне и шта ће бити друге предности коришћења тих производа и услуга. Такође дајте предност производима према њиховим потребама и наручите само оне најнужније, јер наручивање свега траженог може проузроковати проблем касније у финансијској години у буџету.

2.3 Објасните сврху вођења организационих политика за прихватање поклона и гостопримство.

За организацију је важно да има писану политику која регулише однос између компаније, њеног особља и спољног окружења. Свака организација има политику у вези са прихватањем поклона. У нашој компанији прихватање поклона или гостопримство без одобрења или откривања није прихватљиво . Ово појашњава стандарде организације и говори запосленима шта се од њих очекује и штити компанију или организацију. Прихватање поклона може довести до сумње у неправилно понашање.

Према политици о поклонима и угоститељству,

3.1 Објасните сврху праћења и оцењивања поступака за наручивање и испоруку производа и услуга и начине за то.

Надгледање и оцењивање поступака набавки саставни је део управљања организацијом. Висок ниво пажње и концентрације је укључен током процеса набавке. Свако наређење мора се надгледати и процењивати како би се избегао губитак за организацију.

Праћење: У овом процесу производи се непрекидно прегледавају. Налози се надгледају како би се утврдило да ли су испуњени до потребног времена и да ли је циљ испуњен, што укључује буџет и друге потребе. Праћењем се могу предузети потребне радње у случају било каквих проблема и спречити било каква лоша пракса.

Процена: Оворади се на анализи напретка ка већ утврђеним циљевима. У свим организацијама, производи и услуге треба да се процењују месечно, квартално или годишње, у зависности од њиховог капацитета или могућности. Помаже у евиденцији да ли су циљеви и планови испуњени, чиме се утире пут будућим плановима.

То могу постићи

• Израдите контролну листу да бисте видели да ли се поштују поступци набавке. Припремите контролну листу уз дискусију између чланова тима и чланова организације, као што је то повезано са свима, а не само са вама
• Ако постоје било какве недоумице, то се може идентификовати пратећи графикон или графикон. Подручја ризика се могу идентификовати и решења се могу потражити од искусних људи.
• Требали бисте пратити и пратити сваку набавку кроз читав поступак набавке.
• Такође увек утврдите да ли је коришћени метод набавке одговарајући за робу или услуге које се купују.
• Документујте све набавке и трансакције.

3.2 Опишите радње које се могу предузети за побољшање ефикасности у наручивању и испоруци производа и услуга.

Ефикасност у наручивању и испоруци производа и услуга може се побољшати на следећи начин:

• Наручите путем система који нуди компанија да бисте избегли било какве проблеме.
• Изаберите најисплативију и најквалитетнију компанију
• Увек држите списак предмета који се поручују, ако се наручивање врши повремено, на пример једном месечно, како не бисте пропустили ниједан артикал.
• Ако не добијете поруџбину на време, проверите код добављача који је разлог.
• Обавезно одаберите тачне ставке са тачним кодовима и количином и увек проверите да ли је менаџер одобрио поруџбине изнад ограничења.
• Једном када је поруџбина испоручена, проверите фактуру и фактуру примите и пошаљите је централном тиму за плаћања, тако да добављач плаћа на време.

3.3 Опишите начине за постизање веће вредности за новац за производе и услуге.

Све јавне набавке добара и услуга морају се заснивати на вредности за новац. Вредност за новац није у постизању најниже почетне цене, већ у квалитету и трошковима квалитативне услуге

Боља вредност за новац набавке може се постићи на више начина:

• Постизање повећаног нивоа или квалитета услуге по истој цени.
• Избегавање непотребних куповина, јер ово троши новац.
• Осигуравање да се потребе корисника задовољавају квалитативно.
• Увек можете да сарађујете са другим одељењима и дајете велике поруџбине, јер могу бити бољи попусти од масовне куповине.
• Односи између вас и добављача морају бити добри како бисте имали исплативо пословање.

Зашто је важно одабрати производе и услуге који представљају најбољу вредност за новац?

При одабиру производа и услуга важно је одабрати оне који у сваком тренутку представљају најбољу вредност за новац. Ово је важно јер:

• Има праву равнотежу између трошкова и квалитета и ове услуге су најпоузданије.
• Најбоља вриједност за новац чини добављача и купца сретнима јер равнотежа искључује несугласице.
• Помаже у изградњи односа са купцем и добављачем
• Ови производи трају дуже и штеде на многим другим малим трошковима. На пример, када погледате цену скупог производа, биће много јефтинији у поређењу са укупним животним трошковима производа који је купљен у почетку јефтинији, а затим је током живота имао друге мале трошкове.
• Рок испоруке биће бржи, чиме ће се уштедети губици у послу и његовом пословању.
• Услови плаћања биће флексибилни и цене се често не разликују.
• На овај начин штедите на новцу не жртвујући квалитет, али најбоља вредност за новац увек не значи уштеду новца. На пример, добављач који пружа квалитетну услугу са брзим одговорима по вишој цени и даље може имати најбољу вредност за новац, јер сте за потрошени новац добили квалитетне услуге.