Планирајте и организујте састанке: нвк диплома 3 нивоа пословања и администрације

Прегледајте важне аспекте планирања и организације састанака у овој јединици.

Фото Цхристина @ воцинтецхцхат.цом на Унспласх

Увод у ову јединицу

Ова јединица је опциона јединица групе Б на нивоу 3 са укупно 5 бодова. Ова јединица помаже кандидату да разуме аранжмане и радње потребне за планирање и организацију састанака, како се припремити за састанак, како подржати вођење састанка и како даље пратити састанак.

Пример личне изјаве је такође укључен за ову јединицу!

1.1 Објасните улогу у планирању и организовању састанка

Да би састанак протекао ефикасно, потребно је добро планирање и припрема. Ова два корака одузимају доста времена.

Узмите у обзир следеће када планирате састанак:

• Сазнајте основне детаље састанка: врсту састанка, планирани износ који се може потрошити, број присутних, место одржавања и други детаљи.
• Откријте циљ састанка
• Сазнајте улогу сваке особе која присуствује тиму.
• Организујте контролну листу и ставите све датуме у календар како бисте били сигурни да се различити састанци или догађаји не сукобљавају.
• Ако ће састанци морати периодично да се заказују ради праћења предузетих радњи, састанак који се понавља сваког месеца или сваке две недеље може се ставити у електронски календар

При организацији састанка узмите у обзир следеће:

• Потпуно разумејте сврху састанка
• Откријте временска ограничења људи који ће бити укључени у састанак како бисте утврдили најбоље време за одржавање састанка како не би био у супротности са другим састанцима.
• Изаберите место на коме ће сви учесници бити лако доступни.
• Планирајте дужину састанка, узимајући у обзир посетиоце и број питања о којима треба разговарати.
• Планирајте која освежења ће бити обезбеђена и ко ће бити главни.
• Прикупите тачке дневног реда и припремите их у одговарајућем формату и редоследу.
• Ако одговорности треба распоредити међу различите људе, направите списак ко ће шта радити!
• Уверите се да особа која води састанак зна шта треба постићи на састанку и колико дуго треба да траје састанак.

1.2 Опишите различите типове састанака и њихове главне карактеристике

Постоје разне врсте састанака. Састанци се разликују у погледу:

• Број људи који присуствују састанку
• Сврха састанка
• Величина организације
• Особа која председава састанком
• Трајање састанка

Основни типови састанака су следећи.

• Стални састанак: Ово је састанак који се одржава редовно, недељно или двонедељно са менаџером у вези са било којим пројектом који је у току. Ови састанци трају до завршетка пројекта и имају општи формат дневног реда и записника.
• Тематски састанак: Састанак организован ради расправе о одређеној теми која се односи на посао или пројекат.
• Презентација: Састанак који се генерално одржава ради информисања тима о променама у процесима и процедурама. На овом састанку је један или два излагача, а на крају полазници имају прилику да постављају питања.
• Конференција: Састанак организован са значајним планирањем и структуром и модериран од стране председавајућег. Број учесника зависи од сврхе конференције.
• Хитни састанак: Састанак одржан изненада, без много претходне најаве, ради решавања било које кризе која је унутрашња или вањска за организацију. Сви чланови тима су дужни да присуствују састанку.
• Семинар: Састанак се одржава углавном у образовне сврхе, а воде га стручњаци из одређене области.

1.3 Објасните како планирати састанке који испуњавају договорене циљеве и циљеве

Састанке треба планирати са великом пажњом и детаљима, јер они играју веома важну улогу у постизању циљева организације. Прво и најважније, припремите контролну листу за састанак.

Листа за састанке:

• Проверите да ли су постављени конкретни и реални циљеви.
• Проверите да ли је место састанка доступно свима.
• Проверите да ли су датуми и време погодни за све присутне.
• Проверите да ли је председавајући упознат са дневним редом.
• Припремите дневни ред који може постићи све циљеве.
• Проверите да ли је дневни ред одштампан и спреман, да ли су ресурси спремни за састанак и да ли су сви позиви послати.
• Проверите да ли су председавајући, записничар и водитељи спремни и да ли су освежења припремљена.

Планирање: Планирајте састанак заједно са председавајућим и свим присутним, укључујући врсту састанка, његову сврху, расположиви буџет, број присутних, место одржавања и друге основне детаље.

Захтеви за место одржавања: Када бирате место састанка, погледајте сврху састанка и број присутних и да ли је место добро досегнуто. Проверите код места догађаја да ли имају све потребне садржаје за састанак. Такође обавестите председавајућег и присутне ако је потребно и по потреби добити идеје о њиховим очекивањима од места одржавања како бисте избегли било какве гњаваже или неуспехе на састанку.

Циљајте учеснике и позивнице: Јасно наведите учеснике састанка и пошаљите им позивнице. Питајте о чему ће разговарати и колико дуго ће им требати. На тај начин можете израчунати дужину састанка.

1.4 Објасните сврху договарања поднеска за састанак

Укратко је кратка белешка о томе шта је састанак: сврха, ко ће присуствовати и зашто ће присуствовати.

Укратко нам омогућава да се усредсредимо на циљеве састанка и његове исходе, а ово помаже у ефикасној изградњи тима.

Добар сажетак мора бити кратак, јасан и фокусиран, сабирајући све мисли које треба пренети. Ово ће дати јасно разумевање онога што покушавате да урадите без икакве забуне.

У извештају морају бити врло јасни циљеви састанка у односу на посао.

Величина места је важно за састанак.

1.5 Објасните како одредити одговарајућа места за различите типове састанака

Приликом одабира места састанка или конференције мора се имати на уму неколико ствари.

• Погодност : Проверите да ли је место довољно велико да прими све учеснике састанка.
• Локација : Уверите се да се место одржавања налази на месту доступном свим учесницима састанка.
• Доступност : Проверите да ли је место бесплатно на тражени датум да бисте избегли разочарање у последњем тренутку. То може створити додатне проблеме уколико се не зна да место догађаја није доступно након што су сви аранжмани договорени и сви присутни стигну.
• Величина : Проверите да ли место може да прими све присутне и ресурсе који ће им требати и да ли је доступна помоћ за коришћење потребних ресурса.
• Садржаји : Проверите место догађаја да бисте видели да ли можете тамо одржати састанак без икаквих проблема у коришћењу ресурса.
• Цена : Такође проверите да ли се место уклапа у буџет и да ли је исплативо.

1.6 Опишите врсте ресурса потребних за различите типове састанака

Следе неки од основних ресурса потребних за састанак.

• Материјал за писање: за бележење белешки на састанку.
• Графоскоп: за демонстрацију или приказ докумената или дијапозитива.
• Сува табла: Ово помаже особи која демонстрира да записује ствари или идеје полазницима, тако да нема сумње.
• ПЦ / лаптоп: користе се заједно са графоскопом за приказивање презентација или докумената.
• Штампани подаци за остале учеснике: Укључују дневни ред и остале папире који ће полазницима можда требати да без проблема прате састанак.

1.7 Утврдите главне тачке које би требале бити обухваћене дневним редом и документима са састанака

Дневни ред се припрема пре састанка и шаље свим присутним. То је списак тема које ће се изнети на дискусију.

Дневни ред треба да садржи:

• кратак опис циљева састанка
• списак тема које ће бити обрађене
• списак у коме се наводи ко ће се бавити поједином темом и колико дуго.
• Време, датум и место састанка и све основне информације учесници ће морати знати да би одржали информисану дискусију о теми састанка.

Папири са састанка су запис о

• присутни
• време када је састанак започео и завршио
• све теме о којима се дискутовало; ништа не би требало изоставити.

1.8 Објасните сврху задовољења потреба и посебних захтева учесника састанка и пружање информација потребних за састанак

Организатор састанка мора бити сигуран да су потребе свих присутних задовољене. Увек дођите припремљени ако вам је одређено нешто одређено. Ако заказујете конференцијски позив, обавезно то учините унапред. Од вас ће бити затражено да понесете храну или пиће.

• Ако само присуствујете састанку, требало би да понесете најмање две оловке и довољно папира за бележење.
• Ако сте одговорни за организовање хране и пића за присутне, проверите да ли неко од присутних има посебне прехрамбене потребе.
• Ако столица или звучник треба да користе лаптоп и пројектор, уверите се да су постављени и спремни.
• Ако је полазник физички инвалид и захтевају посебне аранжмане за приступ, побрините се да у просторији постоје просторије за ту особу.
• Проверите са местом о датуму и времену састанка и да ли ће место бити доступно све време.
• Ако полазницима требају адреса и упутства, уверите се да су им детаљи унапред послати е-поштом унапред.

Обавештавајте све спољне присутне о ​​сврси састанка и појединачним задацима.

1.9 Опишите здравствене, безбедносне и безбедносне захтеве које треба узети у обзир приликом организовања састанака

Здравље, сигурност и сигурност су најважнији фактори које треба узети у обзир током одржавања састанка.

• Проверите да ли је место одржавања безбедна структура за врсту састанка који се одржава.
• Проверите да ли су електричне жице правилно причвршћене и не вуку ли се на поду.
• Уверите се да је опрема која се користи, попут лаптопа и ОХП-а, исправна и да је прошла ИКТ тестирање како би се избегли сигурносни проблеми.
• Обавезно побрините се да сви поверљиви документи изнети на састанак не буду заостали и безбедно враћени. Такође се побрините да само овлашћени људи имају приступ тим документима.

1.10 Објасните сврху и користи брифинга председавајућег пре састанка

Председавајући састанка треба да буде информисан о састанку како би знао шта може да очекује на састанку. Неки председавајући имају пуно посла према свом распореду и зато не могу сву своју пажњу посветити једном пројекту или области. Особа одговорна за брифинг председавајућег је особа одговорна за одржавање несметаног одвијања састанка.

1.11 Објасните сврху добродошлице и пружања одговарајућих освежења присутнима

Сврха добродошлице и пружања одговарајућег освежења полазницима је да се осећају добродошлим и опуштеним и да их расположи да буду пажљиви и учествују. Одговарајуће освежење такође спречава људе да се осећају уморно.

1.12 Опишите врсте информација, савета и подршке које ће можда бити потребне током састанка

Најочигледнија врста подршке која би се од вас могла затражити је трајање минута. Од вас ће се можда тражити да наведете дневни ред и друге пратеће документе. Друге врсте информација и подршке могу укључивати ИТ ресурсе као што су пројектор, преносни рачунари или чак храна и пиће.

1.13 Опишите врсте проблема који се могу појавити током састанка и како их решити

Постоје различити проблеми који могу настати током састанка. Они могу потећи од људи који учествују на састанку или од ресурса коришћених на састанку.

Проблеми у ИКТ

Преносни рачунар или пројектор који се користе за састанак можда неће правилно функционисати због сукоба са софтвером. У већини случајева проблем није у вези са интранетом. Такви проблеми могу се решити само ако неко има административна права да изврши промене у систему. Ако није, треба потражити савет од ИТ техничара.

Проблеми са учесницима

Осим овога, на састанцима могу бити сукоби. Врсте сукоба на пословним састанцима могу да укључују:

• Професионалне разлике: Оне настају због разлика у мишљењима. Када ове разлике остану нерешене, оне могу покварити радне односе.
• Борбе за власт и питања личности: Они настају када се појединци или групе не воле. Они потичу из личности људи, а не из радних сукоба.

Решавање сукоба

Ово су неки приступи и технике које можете користити за решавање сукоба.

Сукоби могу бити око:

• Несугласице око оптерећења
• Разлике у мишљењима
• Несугласице око пауза за ручак, годишњег одмора, празника итд.
• Разлике у погледу различитих начина рада.

Сукоби се могу решити на следеће начине:

• Морају се водити дискусије лицем у лице у којима људи јасно слушају. Они су неопходни да би се питање детаљно разумело, а такође и да би се знала тежина проблема
• Ротас се може мењати или допуњавати како би одговарао потребама и решавао евентуалне сукобе
• Када пуке дискусије лицем у лице не реше сукобе, руководство мора да се укључи.
• Поступци за жалбе морају се спровести ако је проблем озбиљан и погођена особа жели да спроведе поступак за жалбе у вези са сукобом.

1.14 Објасните шта треба да буде укључено у записник са састанка и сврха осигурања да је запис тачан и одобрен

Записник треба да садржи све информације у вези са одлукама донесеним на састанку и радњама које треба предузети у одређеном временском периоду. Када се одлуке евидентирају, то омогућава свим укљученим људима да прате ствари и подсећа их шта треба да раде. Све сумње или забуне које настану након састанка могу се разјаснити позивањем и прегледавањем записника.

Записници морају бити јасни и сажети. Записник минута мора бити припремљен пре састанка, бити пажљив и опрезан током састанка и записати записник након састанка.

Пре састанка

Записник минута не би требао бити активни учесник састанка, јер може бити тешко обрадити оба задатка. Направите образац за снимање записника са састанка и оставите празно место за снимање бележака. Укључите следеће информације:

• Датум и време састанка
• Сврха састанка
• Име вође састанка или председавајућег
• Додељене радње
• Донесене одлуке
• Радње које треба предузети
• Било која друга питања
• Датум следећег састанка

Пре састанка, сакупите што више информација од организатора. Затражите списак присутних, као и неке информације о сврси састанка.

Одлучите како желите да снимате белешке. Ако вам није пријатно да се ослањате на оловку и бележницу, покушајте да користите магнетофон.

Током састанка

Док људи улазе у собу, означите њихова имена на листи присутних или запишите имена док људи улазе у собу за састанке. Ако постоје нови људи којих нисте упознати, замолите или председника или саму особу да их представи тиму. Такође је добро представити све присутне, јер посетиоци или неки од присутних можда неће бити свесни ко је присутан састанку. Уводи вам такође помажу да записнички записујете коме је додељено шта треба да ради.

Записник минута мора бити врло пажљив слушалац, не скрећући ум ни на шта друго, како би тачно записао белешке. Ако не разумете тачно која је одлука донета или која је радња додељена, замолите водитеља састанка да то појасни.

После састанка

После састанка прегледајте белешке и додајте све додатне тачке које су изостављене, разјашњавајући тада и тамо недоумице како не бисте изгубили траг о ономе о чему је било речи на састанку. Откуцајте белешке у шаблону који сте креирали пре састанка, то ће свима олакшати читање и употребу.

Када исписујете белешке:

• Странице нумеришите како крећете како вас касније не би збунило.
• Фокусирајте се на акционе ставке, а не на дискусију.
• Будите објективни.
• Ако требате да се упутите на друге документе, приложите их у додатку или назначите где се они могу наћи.
• Када завршите са куцањем записника, замолите председавајућег да прегледа документ у случају грешака.

Добра минута осигурава да се одлуке и радње проистекле са састанка не изгубе или забораве. Они такође служе као евиденција за будуће референце и стога су важни документи за несметан рад организације.

1.15 Објасните како се снимају радње и наставља ако је потребно

Свака радња о којој се расправља на састанку мора се евидентирати тада и тамо. Радње које ће се следити могу укључивати појединца или тим у целини. Дакле, пре следећег састанка тима, ако праћење има неке везе са вама или вашим тимом, уверите се да је завршено. Ако је повезано са другим тимом или особом из спољне организације, потражите телефоном или е-поштом да бисте видели да ли је задатак испраћен.

1.16 Објасните сврху прикупљања и оцењивања повратних информација учесника са састанка

Повратне информације су одраз учинка појединаца у тиму. Свака особа у тиму ради другачије. С наше тачке гледишта, нека ситуација може изгледати исправно, али морамо ствари сагледати и са становишта посматрача. Повратне информације дају прилику да се разуме становиште других људи о начину на који радимо.

Повратне информације могу бити позитивне, негативне или неутралне.

Повратне информације се могу доставити на више начина, а важно је обратити пажњу на што већи број њих. Повратне информације преносе начин на који људи виде начин на који радимо и како се то може побољшати. Нису све повратне информације нужно тачне.

Сврха прикупљања и оцењивања повратних информација са састанка је:

1. Будући да организација ради за своје купце, корисничка услуга је веома важна за несметан рад организације. Зато морамо слушати повратне информације како бисмо побољшали корисничку услугу.

2. Добијање повратних информација помаже вам да направите разлику између исправног и нетачног стања. Такође упознајете шта је потребно или неопходно, а шта није, помажући вам тако да побољшате своју ефикасност.

3. Живимо у заједници која има различите културе и веровања. Дакле, прикупљање повратних информација помаже вам да побољшате свој рад са разноврсном заједницом.

4. Радимо са људима различитих особина и односа и карактера у заједници. Добијање повратних информација помаже нам да ефикасно радимо на начин који одговара свакој особи у заједници.

5. Повратне информације вам говоре да ли је ваш начин рада успешан или не. Такође ће вам помоћи да размотрите алтернативне начине за побољшање перформанси.

6. Кроз повратне информације долазимо до сазнања да ли смо некога повредили, или смо се осећали непријатно или смо некога непоштовали. То бисмо могли учинити ненамерно, па нам повратне информације помажу у препознавању тих грешака.

7. Повратне информације нам помажу да се усредсредимо на оно што учесници састанка захтевају, а не на оно што ми захтевамо.

Коришћење повратних информација од учесника:

1. Повратне информације можемо користити за боље разумевање потреба заједнице.

2. Можемо га користити за разумевање промена у заједници.

3. Можемо га користити за побољшање самог програма.

4. Повратне информације помажу у развоју организационе културе која обухвата и примењује оно што је добијено од других.

1.17 Опишите како се слажу тачке учења за побољшање организације будућих састанака

Забележите проблеме на које наилазите на састанцима и разговарајте о њима са менаџерима. Тако људи могу одлучити како ће се бавити таквим питањима у будућности.

Питања треба решавати јер утичу на све присутне и посетиоце на састанку. Ако се ништа не предузме, нерешени проблеми могу бити штетни за несметан рад организације.