Савети за запослене: како треба поштовати канцеларијску опрему

Молимо вас да не разбијате канцеларијску опрему: Када неинвестирани запослени постану неваљали

Да ли сте икада приметили да неким запосленима изгледа није баш стало до штедње новца или бриге о имовини компаније као да је њихова властита?

Када сам био мали, било је неколико кућа за изнајмљивање у близини места где сам живео. Увек су изгледали затрпани старим смећем у предњем дворишту, мачкама које су имале више комплета полудивих мачића и разбијених и похабаних играчака разбацаних по дворишту.

Моја мама нам је рекла да људи који су изнајмљивали куће често нису добијали или им није стало да их одржавају колико и људи који су их поседовали, јер нису напорно радили да би добили имовину и планирали су да оду даље, па нису Баш их је брига да ли су смеће уништили и оставили да га неко други очисти и поправи након што су отишли. Иако мислим да је моја мама можда имала мало предрасуда, имала је поента.

Понекад се чини да нови запослени и запослени ван канцеларије не поштују залихе и опрему. Изгледа да им компанија није приписана и није их брига када нешто пође по злу јер могу да оду и пусте да неко други реши проблем. Они одбијају да преузму одговорност за своју небригу, а то може проузроковати велику напетост у канцеларији, као и коштати новац и ометати продуктивност рада.

Канцеларијска обука треба да покрива основну употребу опреме

Поседовање основног знања о правилној употреби канцеларијске опреме требало би да буде део свачијег тренинга, и иако би изгледало очигледно да сви знају како да користе копир апарат, факс, хефталицу и телефон, укључите рачунар, пошаљите документе на штампач и ставите датотеке по абецедном реду, нажалост то често није случај.

Како бити поштован запосленик у канцеларији

1. Будите пажљиви и уљудни са штампачем / копирком

Не остављајте папир на фотокопирном апарату са затвореним горњим делом, тако да људи морају да га уклоне пре него што копирају свој.
Не остављајте горњи део отвореним (прашина и остаци могу ући и оштетити огледала).
Не избељујте нешто, а затим покушајте да копирате папир, а да се избељено не осуши.
Не провлачите наборане или спајане копије кроз уређај. Резултати тога требало би да буду очигледни пре него што и покушате.
Немојте стварати заглављени папир и оставите га некоме другом да га очисти.
Не користите сав папир и не стављајте више.
И на крају, прегледајте оно што намеравате да одштампате како не бисте потрошили стотине листова папира који коштају само седам центи по комаду, али временом троше стотине долара.

2. Држите спајалице одвојене од клинова и замените поклопце на маркерима

Постоји разлог зашто спајалице држимо одвојено од игла и замењујемо поклопце маркера. То бисте знали да икада сами радите у канцеларији. Ставити руку у кутију за спајалице и запети за пола туцета игле за притискање није толико узбудљиво као што би могло звучати.

Такође, када се потпуно нови хигхлигхтери и црни фломастери готово свакодневно покваре или прокрваре по свему, јер сте заборавили да вратите поклопац или сте га у пола срца покушали заменити, али нисте сачекали да чује како кликне на месту, кошта нас најмање 1 УСД и чини наш посао много тежим него што треба. Иначе, коришћење црног Схарпие-а за истицање текста има супротан ефекат од онога што сте намеравали и не може се поништити… уздах!

3. Вратите ствари онако како сте их пронашли

Када радимо са купцима у брзом окружењу, не треба да размишљамо где се кламерица или ролна траке можда крије или посежемо за нашом оловком и на њеном месту пронађемо гомилу омотача од преплетених ролни. Телефон треба да се суочи са корисником, а не да се окрене супротно. Тешко је бирати број када је тастатура окренута наопако. Замените све онако како сте пронашли или још боље, не дирајте их уопште! Није да га користите за било шта продуктивно.

4. Користите лепљиве ноте према намени

Лепљиве белешке служе за привремене поруке, а не за стварање колажа око рачунара. Лепљиве ноте, које су такође некако скупе, не би требало да се користе као замена за добро књиговодство. Иако је сјајно забележити телефонски број или оставити поруку некоме ко долази у следећу смену, напомене треба уклонити након што их прочитате, а не остављати их недељама на крају, тако да нико нема појма да ли су важни или не и зато престаните уопште да им обраћате пажњу јер се скупљају попут сувог лишћа око радне површине, а нико није вољан да преузме иницијативу да их уклони за случај да могу бити важни.

5. Поштујте опрему и људе који је користе

Не лупајте по копирним машинама, не развлачите телефонске каблове око рачунара и не завлачите своје колеге или не држите заједнички простор на столу тако да нико не може доћи до њега или користити било шта друго осим вас. Нежно замените поклопце фотокопир апарата. Не стављајте отворену шољу кафе близу тастатуре рачунара, нити остављајте мрље од капања или још горе, ваш задах из уста, колоњске воде или масне коже на било којој површини, посебно на телефонским пријемницима!

6. Не преузимајте ствари са рачунара компаније, осим ако то није ваш посао

Ако нисте приметили, постоје ствари које се зову вируси и који се крију у датотекама за преузимање и онемогућавају рачунаре. Компанија можда има инсталиран антивирусни софтвер, али не искушавајте судбину. У реду је повремено прегледавати веб странице када је посао спор и сав ваш посао је готов, али будите опрезни при преузимању вируса који могу избрисати сачуване податке и учинити ваше колеге и шефове вашим најгорим непријатељима.

7. Не позајмљујте залихе из других одељења

Ако одељења делите у близини других канцеларија, немојте „позајмљивати“ њихове залихе и не враћати их или још боље, уопште их немојте позајмљивати. Набави свој! У реду, сви знамо да неке канцеларије нису толико добре као друге у одржавању залиха, али баш као и код куће, ако употребите последњу кап млека, не стављајте празну кутију назад у фрижидер. Ако требате да користите нешто што није ваше, прво питајте, уверите се да је у реду, а затим га замените фондом за залихе у сопственој канцеларији.

8. Када планирате велике послове, обавестите некога унапред

Ако планирате да копирате 200 брошура којима је потребно упоређивање и хефтање, морате унапред да планирате. Уверите се да има довољно папира, тако да не користите последњи. Уверите се да нико други не мора да користи штампач или копирни уређај током времена док га користите и да се користи функцијама копирног строја (нпр. Груписање, хефтање, пробијање рупа), тако да не приморате подређене људе да ставе у ред 800 листова папира и спајајте их ручно. Што нас води до броја девет!

9. Питајте како се користи канцеларијска опрема

Ако не знате како да користите део канцеларијске опреме, научите како или замолите некога да вам покаже. Такође, било би лепо ако бисте се сетили, па следећи пут нећете сметати другима који раде свој посао. Увек сам запањен неким ко пита, којим путем иде папир у овој „ствари“. Постоји дијаграм све модерне канцеларијске опреме који вам показује где да ставите папир и у ком смеру. Могао бих да вам покажем „где да га ставите“, али можда вам се мој одговор неће свидети.

10. Користите одговарајућу опрему за прави посао

Не користите канцеларијску траку за постављање летака на обојени зид. Откинуће боју са зида.
Немојте заглавити хефталицу, а затим је пребити и разбити опругу.
Не покушавајте да спајате 200 примерака кламерицом дизајнираном за мале, а не велике послове, то ће довести до лошег рада кламерице и највероватније ће оставити нерасклопљене оштре металне зупце да се усеку у руку следећој особи која рукује спајаном папирологијом.

11. Користите здрав разум

Нема ништа лоше у томе што некога питате како да нешто уради, али ако очекујете да то уради уместо да сами обављате посао уместо да то радите сами, уместо да то радите сами, онда сте одговорност за канцеларију, а не имовина. Свако, без обзира на свој статус, требало би да познаје основне канцеларијске вештине и учтивост приликом дељења и коришћења залиха. Можда делује глупо чак и спомињати ове ствари кад има пуно важнијих ствари које треба узети у обзир, али одржавање уредног рада уредно, поштовање опреме и не злоупотреба залиха може довести до више новца и више времена утрошеног на друге ствари попут краја године бонуси и пица журке

Зато немојте бацати кламерицу са заглављеним кламерицама у смеће или га искључујте хефталицом колеге као што је никада нисте сломили. Не копирајте задњицу или лице на копир апарат и поштујте тамо где ствари иду и када тражите да позајмите ствари, замените их што је пре могуће јер су шансе да се хефталица, трака и маказе требају из минута у минут основа, а не нешто без чега можете проћи десет дана, а да не морате позајмљивати туђе док наручујете другу док се стара не појави десет минута пре него што нова стигне. Враћање ствари и улагање свог дела у одржавање чистоће и одржавања у великој мери ће осигурати срећно, продуктивно радно место за све!

Јесте ли икада посегнули за држачем спајалице и смислили ланчић огрлицу дугу двадесет стопа? Да, неко је добро искористио тих 10 долара на сат да научи нови занат.

Ко је знао да је потребан таленат да користи ствари попут резача папира, кламерица и бушотина?

Већину свог одраслог живота провео сам радећи у некој канцеларији, а половину тога радио сам као менаџер канцеларије, тако да бих могао испричати неке приче. Видео сам папир који троши шума, смртоносно оружје од гумица и оловака које су лансиране на празне кутије наслагане дуж зида, и потпуно нове канцеларијске столице уништене за мање од недељу дана са потпуно поцепаним рукама и наслонима седишта ван. Да ли сте мислили да су то људи са наслоном или степеницама?

Недавно је резач папира који смо користили у канцеларији скоро двадесет година нађен згњечен између копирке и дробилице папира с откинутом дршком. Заменски модел истог калибра коштао би 150 долара, али уз нека штедљива он-лине поређења, успели смо да наговоримо нашег добављача за пристојну замену за 35 долара.

Мање од месец дана након куповине новог резача, једног јутра сам дошао да чујем грозан звук и пронашао новог запосленог који покушава да одсече 20 листова папира сечивом дизајнираним за највише пет истовремено !!!

Одупрла сам се нагону да вичем: „Шта мислиш да радиш?“ и уместо тога упитао: "Знате да не бисте требали одсећи више од пет листова одједном, зар не?"

Запослени ме је безизражајно погледао и наставља да покушава да исече 20 листова, улажући мало више снаге у рез, мислећи да ће ово решити проблем, а не створити већи и уништити наш други резач папира за мање од два месеца.

„Ца-Рунцх, Куоосх“, зачуо се звук када је оштрица зарезала шест центиметара у папире, савила и исецкала остатак. за мање од две секунде двадесет листова уситњеног, савијеног и унапред одштампаног папира баци се у смеће, а не у кош за смеће и све је то што могу да не стиснем за срце и онесвестим се мртвог на истрошеном тепиху.

Ниједан менаџер канцеларије не жели да микро управљање малим пословима, али мале грешке временом могу коштати пуно новца

Ако морате да наручите залихе, знате колико коштају и када знате да је ваше одељење на буџету и да ће радно време запослених бити смањено, а повећања плата условљена испуњавањем вашег буџета, склони сте да будете изузетно опрезни о малим стварима које временом додају много новца, попут коришћења преко половине марамица у потпуно новој кутији Клеенек-а за чишћење проливене кафе, када иза ормана седи крпа и стари пешкир или савијање спајалица у животињске облике или их разбијајући на мале комадиће и остављајући их да леже на радној површини попут старијег пса који се дроби.

Свакако, сви понекад користе канцеларијску опрему за личну употребу, на пример приликом копирања рецепта, али када на копирном механизму у боји одштампате 200 страница коментара, када је све што сте желели био рецепт на једној страници, али га нисте прегледали пре штампања листе преко 600 људи коментарише како су волели или могли да побољшају рецепт, онда злоупотреба опреме постаје скупа за све.

Видео сам како запослени користе канцеларијске маказе да стружу псеће ципеле са ципела и враћају их у фиоку, а да их чак ни не обришу, или жвачу врхове свих оловака или прскају пола лименке лизола у купатилу. након проласка ветра или користите пет папирнатих пешкира у пуној величини да осушите руке и пола ролне марамице да им обришете дно и запушите тоалет тако да се прелије на под и остави некоме другом да очисти.

Иако не желите да одбројате минуте које људи проведу у тоалету или их ограничите на пет листова тоалетног папира за број један и десет за веће послове, долази тачка када морате подсетити људе да је расипање залиха једнако лоше као губљење времена на глупости кад има посла.

Све је добро, пази се на добро

Постоје неке ствари које је опасно занемарити, попут остављања грејача простора високо преко ноћи, а да га не искључите или оставите резач кутије отворен и окренут према споља и притиснут на тврду површину. Постоје и друге ствари које су досадне попут остављања црних оловака у пукотинама црне тастатуре, тако да када почнете да куцате, оловка вам скочи и закотрља се под прстима спречавајући вас да унесете приступну шифру и приморавајући вас да започнете поново..

Бити добар сарадник је као бити цимер. Ако поштујете друге и средину у којој радите, све ће проћи у реду, али ако својим присуством отежате живот, онда је мало вероватно да ћете дуго издржати у тој позицији или имати много пријатеља.

Помиримо се с тим да сви глупимо и грешимо и ретки је запосленик који не користи модерну канцеларијску опрему за лични посао који није могао код куће, али сталне злоупотребе опреме и колега запослених постављају радно место да буде несрећно место са пуно свађа и жалби. Ако доприносите несрећном радном месту, онда сте део проблема, а не део тима, а брига о залихама и поштовање личног простора других увелико доприноси стварању угодног и продуктивног радног окружења.