Најбољи начин за организовање рачуна

Ови једноставни кораци могу вам помоћи да организујете рачуне.

ВиргиниаЛинне ЦЦ-БИ преко Хубпагес-а

Брзи и једноставни системи за организацију рачуна

Да ли трошите превише времена покушавајући да пронађете рачун за враћање предмета? Да ли сте спремни за порезно време или је скретање да стигнете на време до 15. априла? Ако сте попут мене, можда ћете доћи у искушење да пустите да се рачуни гомилају док не постану неразврстани неред. Због тога је најбољи начин за организовање рачуна да задржите систем:

• Једноставно за памћење.
• Брзо архивирање папира.
• Лако је пронаћи оно што вам треба.

Имајући ова три циља на уму, помоћи ћете вам да употребите следећа четири једноставна корака за стварање система који одговара вама.

1. Изаберите систем

Ниједан систем за архивирање није савршен. Увек морате да измерите трошкове поседовања детаљног система који олакшава проналазак рачуна са временом потребним за архивирање тих рачуна. Ево четири различита система са предностима и недостацима сваког.

Систем везива за рачуне је мало више посла, али вам помаже да брзо пронађете ствари. Користите џепне разделнике индекса за подношење рачуна који су мањи.

ВиргиниаЛинне ЦЦ-БИ преко ХубПагес

Везива

Уз везиво које садржи индексне картице за одвајање врста рачуна, лако можете пронаћи оно што вам треба. Овај систем најбоље функционира за људе који се често враћају уназад и гледају рачуне јер лако можете листати напред и назад у различите одељке и зато што везиво одржава папире у реду. Ако увек пријављујете нове радове на предњој страни одељка или на задњој страни, можете брзо прегледати рачуне хронолошки.

Користила сам овај систем за организовање рачуна родитеља мог супруга када је он имао старатељство над њима, јер смо морали редовно да извештавамо о њиховим приходима и трошковима, а ја сам морао да могу лако да пронађем рачуне.

Предности и недостаци употребе везива

• Потребно је највише времена за архивирање
• Датотеке је најлакше чувати по месецу.
• Најбоље за рачуне на које морате често да се позивате
• Уредно и лако се држи на полици за књиге.
• Ограничено величином свеске или можете да користите више њих.

Фасцикле датотека су брзе, једноставне и прошириве.

ВиргиниаЛинне, ЦЦ-БИ, преко ХубПагес

Фасцикле датотека

Систем директоријума датотека је најлакши и најбржи систем за употребу, тако да имате веће шансе да ствари стварно буду организоване. Након 6 месеци заостајања у предаји система бележница на породичне рачуне, коначно сам одлучио да се вратим у фасцикле. Непредане папире стављам сприједа и углавном их постављам када се попуни та предња површина или отприлике једном месечно.

Савет: Папире за које знате да ће вам касније затребати држите заједно у датотеци. Све своје пореске податке, укључујући добротворне прилоге, ставио сам у један досије.

Предности и недостаци коришћења директоријума датотека

• Јефтино и једноставно.
• Само су вам потребне фасцикле са датотекама и ормар за датотеке или кутија.
• Брзо у датотеку.
• Прошириво у било коју величину и број датотека.
• Теже је пронаћи папир од система нотебоок.

ВиргиниаЛинне, ЦЦ-БИ преко ХубПагес

Проширивање датотека

За мањи организациони пројекат, узмите датотеку која се шири и која садржи одељке и картице. Ако сте студент са само неколико врста признаница или ако желите да организујете признанице из пројекта попут пројекта обнове куће, ово је одличан начин да то урадите. Такође сам користио овај систем за све папире око усвајања и често користим малу датотеку која се проширује за планове одмора.

Предности и недостаци коришћења проширивих датотека

• Све чува у уредној, преносивој датотеци.
• Одлично за организовање рачуна које желите трајно да сачувате.
• Добро за мале серије папира.
• Преносив.
• Не ради за пуно новина.

Дигитални фајлови

Почињем без папира, а можда сте и ви. Много компанија жели да „одете без папира“ и могу вам дати бонус за то. Сада вам неке продавнице попут Хоме Депот-а омогућавају да добијете признаницу е-поштом, а не папирну. Штавише, можете скенирати да бисте сликали рачуне који нису дигитални. Ипак, и даље ћете морати да запамтите:

• Организујте дигиталне датотеке: немојте само сакупљати све своје рачуне у једну датотеку, проведите неко време стварајући групе датотека и обавезно означите сваку своју потврду док је правите, јер ће вас главобоља морати отворити када покушаш да нађеш нешто.
• Прављење резервне копије: рачунарски вируси или прекиди у раду рачунара могу да ометају ваш систем, зато се побрините да рачуне имате на рачунару који има резервну копију у облаку, као што је Царбоните.

Дигитални рачуни могу да ублаже многе главобоље у подношењу папира, али само ако сте пажљиви. Требали бисте бити сигурни да сте стварно преузели потврде о свим важним изјавама које ће вам касније затребати, јер многе компаније воде само 12-месечну евиденцију ваших рачуна. На пример, када сам отишао да поднесем захтев за продужену гаранцију кредитне картице на сломљеној машини за судове, тражили су нашу оригиналну изјаву од пре 15 месеци. Није било доступно