Златна правила организације канцеларије

Организована канцеларија значи организован ум. Читајте даље да бисте сазнали сјајне организационе савете.

Цанва.цом

Можда смо смањили количину папира којим рукујемо, али то није олакшало жонглирање свим конкурентским захтевима нашег времена. У ствари је теже, јер „папирологија“ стиже у толико различитих формата. Међутим, ако желите да организујете свој посао, златна правила и даље важе.

Златна правила организације вашег рада

1. Сваким папиром, е-поштом или телефонском поруком рукујте само једном
2. Када то учините, ставите је на одговарајуће место.
3. Када је у потпуности завршен, спремите га или архивирајте.

Наравно, у стварном животу је често тешко постићи ове циљеве. Али само покушавајући да се придржавате правила, знатно ћете си олакшати живот.

Златно правило: Рукујте са сваком ствари само једном

Када сте заузети, примамљиво је оставити рачун или шта већ на страну и рећи да ћете „стићи касније“. Стварност је таква да је већ гледате, па сте већ прекинути. Временски ће бити ефикасније учинити нешто с тим, него га затворити или одложити.

Знам, рећи ћете, „али морам да одем у банку / да се повежем на интернет / да одем у пошту да платим овај рачун, а то тренутно не могу“. Разумем то - али идеја је да идете што даље до тог циља, чак иако је то само мали корак.

1. опција - направите мали корак напред

Рецимо да морате да одете у пошту да платите овај рачун. У том случају ставите рачун у ташну, па кад следећи пут изађете у куповину, не можете да га заборавите. Или ако морате на интернет, ставите рачун поред рачунара. Можда ћете имати фиоку за архиву „ствари које треба обавити“ или ћете можда само ставити рачун на врх тастатуре, тако да не можете да га пропустите следећи пут када се пријавите. Ако је реч о е-поруци или поруци, преместите је у директоријум „то до“ или додајте подсетник.

2. опција - делегат

Ако неко други мора нешто да уради са документом, свакако вреди одвојити неколико минута да одмах позовете или пошаљете е-пошту тој особи, без обзира колико сте заузети. То значи да док сте заузети, друга особа већ ради на проблему - напредује се.

Савет!

Кад завршите са документом, не остављајте га тамо где сте га добили: стекните навику да га одмах одложите на његово место.

Шта ако немате "одговарајуће место"

Ако немате „одговарајуће место“, онда нешто организујте одмах! Потребно вам је „одговарајуће место“ за предмете са којима сте завршили и одговарајуће место за предмете са којима још увек морате да поступите.

То може бити једноставно као датотека за концерт (велика картонска датотека са неколико прореза, било по једно за свако слово абецеде, било са налепницама које можете сами да одлучите). Чак и ако вам је само картонска кутија са ознаком „рачуни“, друга ознака „порез“, побрините се да нешто имате.

Савет!

Запамтите, понекад је „одговарајуће место“ канта за отпад. Не треба све чувати!

Не требате чувати рачуне за домаћинство

Ако не водите посао од куће и не морате да тражите порез, не морате заувек чувати рачуне за домаћинство. Рачуни за струју, гас и телефон могу се бацити чим добијете рачун за следећи месец и можете видети да су примили вашу уплату. Једини разлог за задржавање рачуна за комуналне услуге је ако желите да надгледате употребу, а многи добављачи вам ионако могу пружити ове информације на мрежи или на захтев.

Ако мислите да бисте у блиској будућности можда желели да поднесете захтев за кредит, чувајте шестомесечне банковне изводе, јер банка може наплатити да вам их поново штампају. У супротном, након што проверите изјаву и сазнате да ли је тачна, нема никакве вредности задржати је, осим ако вам није потребна за порезнике. Исто се може односити на уплатнице - проверите локалне пореске прописе.

Архивирање

Када завршите са документима, али их морате чувати, најекономичнији метод су коверте.

Велике коверте заузимају много мање простора од картонских фасцикли или фасцикла у облику прстена, тако да су најефикаснији начин за складиштење докумената које морате да сачувате, али ретко их треба погледати. И они су јефтини! Коверте можете да сместите у стари кофер или у украсну кутију за одлагање из канцеларијског материјала.

Када завршите са било којим пројектом, ставите све у коверту. Коверту са предметом и датумом обележите лепим великим словима, дебелом оловком. Пример је подношење захтева за хипотеку - када обавите све папире, вероватно више никада нећете погледати документе, само ћете платити рате. Зато ставите сва писма адвоката и банкарске документе у коверту и одложите их на сигурно место.

Гломазне фасцикле заузимају превише простора

Шта је са порезима?

Исто важи и за порез. Информације о годишњем порезу морате да чувате неколико година (проверите локалне захтеве), али их вероватно више никада нећете погледати ако не будете подвргнути ревизији. Ставите порез за сваку годину у посебну коверту, означите га и одложите.

Ако следите ову рутину, неће вам требати велика количина простора за чување активних докумената, што ће вам олакшати одржавање уредности и архивирање нових ствари.

Савет!

Нека вам буде навика да прегледате своје датотеке на крају сваке финансијске године.

На крају сваке године очистите све документе који вам неће бити потребни у новој години - или их ковертирајте и одложите на складиште, или у канте. Урадите исто за свој рачунар.

Документе ће бити лакше архивирати и пронаћи, а „активно“ архивирање неће заузимати пуно простора.

Сортирано!