Како створити тачан временски распоред и процену трошкова

Научите како да направите боље процене пројеката - и направите их брже.

Цанва

Зашто је тачност важна

Као пројектни менаџери, често смо под притиском да направимо процене врло брзо и са премало информација. Још горе, под притиском смо да кажемо оно што извршни спонзори желе да чују: "Имам само 15 000 УСД за ову надоградњу базе података. Можете то учинити, зар не? И то такође мора да се уради за два месеца!"

Ипак, ако кажемо да, а то једноставно није могуће, то ствари погоршава. Не изгледамо баш добро два месеца и петнаест хиљада долара касније када се вратимо и затражимо још десет хиљада долара, и још месец дана. Па ипак, 3 месеца и 25 000 америчких долара било је најбоље што је неко могао да уради, а то смо могли и унапред да знамо.

Стручни свет очекује лоше процене

Нажалост, многе организације су се навикле да прихватају ниске процене и рачунајући да ће већина пројеката прећи буџет и бити испоручена са закашњењем. Према Институту за управљање пројектима, 55% свих пројеката не доноси задовољавајуће резултате. Проценат пројеката који дају задовољавајуће резултате на време и према буџету је далеко испод тог.

И пројект менаџери су веровали да не можемо да направимо реалне процене или, чак и ако бисмо то могли, не можемо то учинити у року који нам је на располагању. И, да смо могли, шеф то не би желео да чује.

Једноставно речено, професионални свет је очекивао лоше процене.

Зашто су нам потребне добре процене

То значи да ћемо изгледати заиста добро ако можемо да направимо добре процене. Сада ћу бити искрен, представљати их неће бити лако. Уверити шефове да су нам потребне добре информације и довољно времена да добро проценимо биће изазов. Давање реалних процена у почетку ће значити представљање већих буџета пројеката и дужих распореда - више аргумената. Али погледајте шта се дешава са друге стране: Почињемо да испоручујемо своје пројекте на време и у оквиру буџета - или смо проклети. И ми једини то радимо.

То је злата вредно.

Повез преко очију на дамској правди знак је њеног слепила за личне агенде, статус, подмићивање и друге елементе који нас удаљавају од истине.

Својим радом (Ретуширано), преко Викимедиа Цоммонс

Елиминисање пристрасности

У процени, пристрасност је притисак који нас наводи да дођемо до процене која је или прениска или превисока. Дакле, прва ствар коју морамо да урадимо је да желимо да направимо тачну процену. Само запамтите да се на крају пројекта желите осврнути и рећи: Моја процена је била тачна; моје управљање је било добро и испоручио сам право на циљ.

У ствари, један од начина да схватите пристрасност је да мислите да је то нешто што вас непрекидно чини ван циља. У стреличарству, бочни ветар ће однети стреле са мете у смеру ветра. То је пристрасност. Предрасуде надокнађујемо свесношћу притиска и одбијањем да нас пусте да нас баце.

Ево неколико ствари које би нас могле избацити и шта учинити са сваком од њих:

Потребни или наметнути буџети и изводи о расположивим средствима. Потребан или наметнут буџет је изјава о томе шта су спонзори пројекта или купац спремни да потроше. Изјава о расположивим средствима говори колико новца има у буџету. Будите јасни да нико од њих нема никакве везе са проценом. Или не знате тај износ пре него што процените (попут правде слепе даме на слици # 2) или, ако га знате, оставите на страну. Након што направите реалну процену, можете да представите поређење процењеног буџета и потребног буџета.
Жељно или незадовољно размишљање. Ако нам се свиђа наш шеф, желећемо да посао уклопимо у оно што он каже да може себи приуштити. Ако мислимо да је наш шеф нереалан, желећемо да тражимо двоструко више. То су природне, људске реакције љубазности или незадовољства. Молим вас, оставите их по страни. Фокусирајте се на професионални понос који долази са стварањем реалне, тачне процене посла који треба обавити и његових трошкова и времена.
Желећи само да искористим копију старог предрачуна пројекта. Немојте једноставно копирати процену из другог пројекта. Ако то учините, биће две грешке. Прво, та процена можда није била тачна. Увек користите тачне изјаве о стварним трошковима и распореде, а не претходне процене. Друго, не постоје два слична пројекта. Чак и ако је ваш пројекат врло сличан прошлом пројекту, усредсредите се на разлике, а не на сличности.
Оцењујући целокупан пројекат као само једну ствар. Ово не иде. Тачне процене се граде на детаљима. Замислите колико ће коштати сваки део пројекта и колико ће трајати. Добићете тачнију слику. Такође, ако је једна ставка висока, а друга ниска, све ће се уравнотежити.

Сада знате како да избегнете притиске који стварају пристрасност. Погледајмо неколико савета за доношење сјајне процене.

Људи на послу се пречесто свађају не слушајући. Доношење реалних процена нашим шефовима може бити изазов у вашој корпоративној култури.

Тамбако Јагуар (ЦЦ БИ-НД), путем флицкр-а

Савети за доношење сјајне процене

Ево неколико ствари које можете учинити да бисте направили сјајну процену:

Обавезно знајте шта пројекат треба да пружи. Без јасно дефинисаног обима немогућа је тачна процена.
Дајте себи што више времена. Првих неколико процена са новом методом ићи ће полако. После тога ћете знати колико вам треба.
Добијте добре информације. Не одзвањајте само са неколико имејлова. Нађите времена да разговарате са људима, да објасните шта радите, да се уверите да они разумеју и да размисле о ономе што тражите и дају вам добре информације.
Прво се фокусирајте на јединствене комаде. Сваки пројекат има неке јединствене елементе. Прво их пажљиво процените. Тада из претходног пројекта можете копирати стварни буџет и распореде за дијелове који су више рутински.
Не изостављајте ништа. Једном када се пристрасност елиминише, највеће грешке у процени настају једноставним заборављањем дела пројектног плана.

Процес процене и технике

У средњем или великом пројекту можемо створити две процене. Прва, или рана процена, врши се након што имамо јасну изјаву о обиму, али пре него што се тачно разради у структури расподеле рада. Рана процена се може створити упоређивањем са раним пројектима, Буцкет методом или софистицираном (и скупом) техником названом Модифиед Виде-Банд Делпхи.

По завршетку ВБС-а и листе активности креирају се врло тачне процене помоћу ПЕРТ-а, технике процене и прегледа пројеката. Однос између процеса планирања пројекта и ране и касне процене детаљније је описан у Техникама процене времена и трошкова управљања пројектима: Преглед.

Где год да сте у процесу планирања пројекта и коју год технику процене коју користите, све методе у овом чланку за спречавање пристрасности и олакшавање процене се примењују.

Добра процена - брзо

Док правите првих неколико процена, следећи пут ћете желети да подесите ствари да то раде брже. Ево како:

Организујте и чувајте своје податке. Често ћете користити стварне податке из прошлих пројеката (распореде и буџете). Уверите се да је лако доступан, добро организован и, ако је могуће, у стандардним форматима и доступан за претрагу. У идеалном случају, требало би да буде у формату из којег је лако копирати, као што је база података, прорачунска табела или документ који се може уређивати, уместо документа спремног за штампу, као што је ПДФ датотека.
Направите листу контаката. Открићете да су одређени људи заиста корисни. Они разумеју врсту података које желите. Неки ће бити други руководиоци пројеката. Неки ће бити рачуновође. Неки ће бити продавци који ће радо извршити брзу процену, у нади да ћете купити од њих. Направите списак контаката људи који су нарочито добри у давању информација о проценама и забележите њихова подручја стручности.
Изградите предлошке. Направите сопствене предлошке процене, обрасце и табеле. Ово ће следећи пут учинити ствари веома брзима. Обавезно из шаблона избришите све податке из тренутне процене - не желите да се увлаче грешке. Поседовање ових шаблона такође олакшава обуку других да вам помогну да брже направите процене.
Изградите тим. Најбржи начин провјере бројева је да једна особа прочита извор, док друга провјерава коначни документ. Такође можете поделити делове пројекта и затражити да радници процене сопствено време и трошкове. Ово је далеко тачније, а такође подстиче да поседују процену, тако да покушавају да испуне оно што су рекли да могу.

И на крају, када је пројекат завршен, упоредите шта се заправо догодило на пројекту са вашом проценом. Ако је ваша процена била тачна, имате сјајан процес. Ако је ваша процена искључена - и то је у реду, понекад ће бити - онда копајте и сазнајте зашто и ажурирајте своје шаблоне да бисте побољшали свој процес.

Зачас ћете бити брзи и тачни проценитељ. Па, не, то није тачно. То је пристрана реклама. Ускоро ћете постати брзи и тачни проценитељ, и пре ако се потрудите!