Како организовати свог неорганизованог шефа

Они су шеф из разлога (али организационе вештине нису)

Помагање вашем шефу да се организује побољшаће његов професионални имиџ. Помозите им да то ураде без показивања.

Маггие преко Флицкр-а, ЦЦ-БИ-СА 2.0, изменио ФлоурисхАниваи

Помозите свом шефу да састави његове (или њене) ствари

Он је шеф из доброг разлога, али тај разлог сигурно нису његове организационе способности.

Понекад занемари кључне детаље. Његова канцеларија је брдо погрешно постављених досијеа. Када ваш шеф не може да пронађе тај важан документ, предстојећи рокови могу учинити да се канцеларија осећа попут шпорета под притиском. Звучи познато? Ако је тако, помозите шефу да управља својим временом и одредите приоритете - док га све време пустите да мисли да је то била његова идеја.

Како се ваш шеф буде организовао, побољшаваће свој професионални имиџ. Такође ће бити свеснији онога што је на његовом распореду и развиће веће заповедништво над својим временом. Заузврат, ви могу остварити преостале предности мање стреса и већу ефикасност.

Додатно време и труд који су потребни за његово организовање сматрајте инвестицијом. Сналажењем ћете истовремено управљати сопственим напредовањем у каријери и професионалном имиџу.

Спремни за почетак?

Имаш ово!

Вођен примером. Прво сами покажите солидне организационе способности.

СтартУпСтоцкПхотос преко Пикабаи-а, бесплатног домена

Фирст Буилд Труст

Пре него што покушате да поправите било шта, морате стећи право на то. То значи изградњу темеља поверења.

Вођен примером

Обавезно сами покажите солидне организационе вештине прецизним подешавањем свог система да бисте остали на правом путу. Уређујте свој радни простор. Појавите се на припремљеним састанцима. Поштујте све рокове. Поред тога, покажите своју сналажљивост тако што ћете се најчешће ослањати на информације на дохват руке (нпр. Кључни контакти, извештаји којима се често приступа).

Настојте да разумете

Како стекнете поверење свог шефа, такође слушајте, обраћајући посебну пажњу на сва изражена осећања. Ослушкујте знакове да му лоше организационе способности шефа доводе до фрустрације, сукоба или чак последица у организацији. Примери укључују пропуштене рокове или састанке, изгубљене папире и коментаре других.

Прво процените ситуацију пре него што прискочите у помоћ, а посебно избегавајте да му дате повратне информације које би вам се могле обити о главу. (Запамтите да сте у режиму прикупљања информација.) Можда постоји метод његовог лудила, ма колико неефикасан, који треба да разумете.

Такође, без обзира на то колико вас иритира његова аљкавост, никада не наговарајте никога ко му лоше говори. Ваше одзрачивање би му се могло вратити, а такви критични коментари нису у складу са вашом намером да помогнете.

Изградња партнерског поверења је кључ успеха

Сами покажите чврсте организационе способности тако што ћете се појавити на припремљеним састанцима и одржавати уредним свој радни простор. Ослушкујте са каквим су осећањима или последицама повезане лоше организационе способности шефа.

рдубоис вис Флицкр, ЦЦ-БИ-СА 2.0

Пружити стратешку подршку

Уверите се да и ваша улога и ваше понашање подржавају најбоље перформансе вашег шефа тако што ћете смањити ометање и повећати његову ефикасност.

Поравнајте циљеве

Сазнајте који су циљеви вашег шефа и како се мери у компанији. Будите сигурни да су ваши циљеви учинка повезани са његовим. Ако приметите прекид везе, реците му да бисте желели да разјасните како ваши циљеви могу потпуније подржати његове и циљеве организације.

Минимизирајте прекиде

Питајте га како више воли да прима информације, како у погледу свог канала (нпр. Електронски, лично, путем телефона), тако и према временским преференцама. Неки људи су „јутарњи људи“ и уживају ронити право у свој дан, док се други споро загревају.

Такође схватите како жели да се решавају прекиди и помозите му да избегне непотребне. Истраживања показују да се запослени у канцеларији прекидају у просеку једном у три минута. ¹ С обзиром на то да може потрајати и до 23 минута да се врати на првобитни задатак, није ни чудо што неко може завршити оно што започне.

Уместо да искочите да бисте поставили то брзо питање - које често није баш тако брзо, зар не? - испробајте ову технику. Групирајте неколико мање важних предмета, а затим резервишите 15 минута у шефовом календару да бисте се побринули за све у једном тренутку. Након што сте неколико пута користили ову технику, објасните му да је ваше образложење ефикасност и минимизирање сметњи. Разговарајте о томе како то делује за вас обоје. Можда ћете открити да је ово одличан покретач разговора у вези са ефикасношћу.

Направите доброг шефа организованим

Будите сажети у комуникацији и помозите менаџеру да избегне ометања.

ернестоеслава преко Пикабаи-а, бесплатног домена

Анкета за читаоце

Јасно комуницирајте

Бити кратак

Будући да је време тако драгоцено, будите сажети и вербалне и писане комуникације. Ако је текст ваше е-поште дужи од два пасуса, размислите о скраћивању или коришћењу другог начина комуникације.

Умерено користите „Одговори свима“

Ланци е-поште могу постати неодољиви када дугачке листе запослених волеј-назад користе „Одговори свима“. Помозите шефу да управља поштанским сандучетом тако што ћете га замолити да наведе под којим околностима жели да буде укључен у е-пошту. Ако видите много одговора напријед-натраг, онда су састанак, конференцијски позив или употреба дугмета за гласање путем е-поште прикладније мјесто за расправу о том питању.

Такође се можете добровољно пријавити као кључна контакт особа за пројекат како би вам шеф могао делегирати упите. Ово повећава вашу видљивост у организацији истовремено помажући вашем шефу да управља својим приоритетима.

Створите снажно партнерство са шефом помажући јој да организује свој посао.

Сацха Куестер-Семеон преко Флицкр, ЦЦ-БИ-СА 2.0, изменио ФлоурисхАниваи

Запошљавање доследних ознака

Договорите се о доследном означавању у статусној поруци е-поште поверљивих, потребних радњи и сличних предмета. На пример, у статусној линији скрените пажњу на ставке којима је потребно посебно руковање (ПОТРЕБНА АКЦИЈА према датуму) или на поверљиве. Размислите о коришћењу подсетника за уграђени систем е-поште да бисте помогли у роковима. За најбоље резултате затражите да у разговор укључите цео тим тако да сви буду на броду са структуром означавања. Затим га примените на одељењу.

Помозите шефу да подели информације

На састанцима особља или на другим одговарајућим местима, затражите од шефа да подели шта се дешава негде другде у компанији једноставним питањем. Иначе може заборавити. Изгледаћете нестрпљиви и заинтересовани за компанију док му помажете да ради свој посао. То је победа / победа!

Садашња решења, а не проблеми

Када свом менаџеру представите проблем, избегавајте да га једноставно "бацате" с очекивањем да ће га решити. Уместо тога, представите проблем заједно са три решења. (Међутим, више од три решења је неодољиво.)

Једно од решења обично би требало бити не предузимати ништа јер се суочимо с тим: задржавање курса је једноставна опција. Друго решење може бити идеално или скупо. Треће је компромисно или разумније решење. Ово би требао бити онај за кога се залажете. Будите спремни да разговарате о предностима, недостацима и финансијама повезаним са сваким решењем које представите.

Управљајте својим временом и помозите шефу да управља његовим

Користите аутоматска обавештења о састанцима да подсетите шефа на састанке.

анлебед91 преко Пикабаи-а, бесплатни домен

Управљање временом

Помозите шефу у управљању временом користећи следеће савете:

Направите и делите календар

Помозите свом шефу да направи календар који може да подели са тимом. Ажурирајте га и често га позивајте како се приближавају пројекти и други рокови. Постављајте питања која се односе на календар (нпр. „Видим да извештај председавајућег треба да буде следеће недеље. Желите ли да извучем бројеве како бисмо могли да почнемо да радимо на њему?“) Такође би требало да има приступ календарима свог подређени, а календаре треба повезати. То се лако може учинити електронским путем.

Када водите важне разговоре са менаџером, интегришите рокове, датуме за проверу статуса и прекретнице напретка како бисте обоје били на правом путу. Будите организовани држећи све белешке са састанака са шефом у једној бележници.

Пратите све кључне расправе верификацијом договора које сте са њим обавили путем е-поште. Поштујте све временски ограничене обавезе и позовите свог шефа да одговара и за његов крај.

Управљање састанцима

Ако ваш шеф често касни на састанке, понудите му да припремите дневни ред. Пошаљите јој е-поштом тачке неколико сати пре састанка и подсетите га како ће бити потребан на састанку. Користите аутоматске подсетнике за обавештења о састанцима у систему е-поште како бисте помогли учесницима да буду благовремени.

Заједно освојите неорганизованост

Унесите промене у малим корацима и постигните уплату шефа како бисте обоје успели.

равпикел преко Пикабаи-а, бесплатног домена

Завади па владај

Поделите и савладајте неред свог шефа користећи следеће смернице.

Ознака, архивирање и складиштење

Добро организовани људи имају мантру: „Место за све и све на свом месту“. Развијте систем директоријума, канти или фиока који одговарају вашем предузећу. На пример, користите кодирање у боји на основу типа пројекта или теме. Тамо где је релевантно, истакните датум да бисте касније помогли да очистите застареле датотеке.

Прво организујте своје датотеке, а затим затражите дозволу за рјешавање неких уобичајених датотека (можда уз помоћ саиграча). Након што примите комплименте за свој труд, понудите шефу помоћ у неким од његових датотека.

Усвојите правило „једним додиром“

Како нове ствари нађу на вашем столу или у е-пошти, одлучите да их једном додирнете, а не да им дозволите да се акумулирају. Или прочитајте, одговорите, одложите ставку или је упутите у одговарајућу датотеку. Како постижете успех са техником, одлучите се да поделите своја учења са шефом.

Да, промена је могућа

Када се осећате организовано, осећате се више под контролом свог календара и свог света.

Јилл Цларди преко Флицкр-а, ЦЦ-БИ-СА 2.0

Мека продаја

Мале промене и улазак

Уношење промена у малим корацима и добијање њеног буи-ин-а у току рада учиниће чудо. Можда ћете открити да он тражи од ваших колега да усвоје ваше нове технике ефикасности.

Не буди свестан

Уместо да му кажете како да се организује, покушајте да га питате да ли можете да му помогнете или да предложите да „ми“ покушамо нешто ново. Нико не жели да га школују дрске панталоне, ако је та особа у праву. Испробајте ове уводне речи када предлажете нешто ново:

• „Шта кажеш ако ти помогнем…“
• „Кладим се да можемо да смислимо како…“
• "Научио сам…"
• „Једну ствар коју сам пронашао је…“
• "Шта мислите ако…?"
• „Да ли би вам било корисно…?“

Охрабри

Будући да ваш шеф није природно организован, биће му потребно ваше охрабрење. Не очекујте промене преко ноћи. Охрабрите га и славите мале успехе и наставите да радите на томе.

Извори

¹ Тхе Валл Стреет Јоурнал. „Ометање на радном месту: Ево зашто нећете завршити овај чланак.“ Последња измена 11. децембра 2012. хттп://онлине.всј.цом/артицле/СБ10001424127887324339204578173252223022388.хтмл#пројецт%253ДДИСТРАЦТ1212%2526артицлеТабс%253Динтерацтиве.

© 2013 ФлоурисхАниваи