Како остати организован помоћу контролне листе

Овај чланак ће описати како користити контролне листе да бисте остали организовани.

мохамед_хассан, ЦЦ0, преко ПИкабаи-а

Да ли се осећате као да сте изгубили контролу?

Да ли сте икада имали један од оних дана када напуштате посао осећајући се као да нисте ништа постигли?

Ваш сто изгледа претрпано него кад сте стигли.
Прошле недеље је примљено максимално поштанско сандуче.
Пост-ит белешке покривају екран рачунара.
Испод стола нема места за ваше ноге.
И тај јутарњи састанак је коначно завршен пре сат времена.

Остати организован је изазов. Информације нас бомбардују из свих праваца. Текстуалне поруке, друштвени медији, е-пошта, одговори на веб обрасце, захтеви за састанке, пролазни разговори, телефонски позиви и стандардни маил надмећу се за нашу пажњу.

Није ни чудо што су нивои стреса високи. Америчко психолошко удружење (АПА) извештава да је 39% Американаца у 2017. години патило од „донекле значајног“ до „значајног стреса“ изазваног „превеликим оптерећењем“ на радном месту.

Неорганизованост на радном месту

Нереалне или несигурне улоге такође су биле међу првих пет стресова на радном месту у АПА-ином истраживању 2017. Ови негативни аспекти, заједно са превише посла, отежавају рад на врху вашег посла.

И не боре се само запослени у канцеларији са преоптерећеним задацима и ограничењима управљања временом. Трговци, малопродајни радници и забављачи такође се боре да постигну неке ствари.

Већина радних места пружа вам опис посла који истиче дужности и задатке. Понекад су застарели или не покривају све што радите. И иако могу да саопште списак одговорности, недостају им специфичности.

Чак и када на радном месту постоје детаљно документоване процедуре, и даље можете имати превише посла. Знање како одредити приоритете и управљати великим радним оптерећењем помоћу контролне листе има користи. А контролне листе служе као основно организационо средство.

Ако се осећате преморено на послу, организујте се уз помоћ листе обавеза. На почетку сваког јутра запишите све што треба да урадите. Бити јединствен.

Водите дневну листу која се преноси

Дневна листа задатака и активности:

Делује као подсетник
Помаже вам да одредите дан по приоритету
Показује да ли претјерујете
Штеди вам време

Управљајте временом и приоритетима навише

Контролна листа такође помаже у току рада. Ако сте секретар или лични помоћник и одговарате на више линијских менаџера, контролна листа вам помаже да управљате нагоре. Укључите колону на листу да бисте забележили процену времена за извршавање сваког задатка.

Подстакните своје менаџере да на вашу листу задатака евидентирају задатке које вам дају. Контролна листа проширује њихову свест о вашем радном оптерећењу. Они виде шта још треба да урадите и када је то потребно. Листа управља њиховим очекивањима.

Чак и ако имате само једног линијског менаџера, контролна листа је витални доказ вашег радног оптерећења. Користите листу обавеза да бисте:

Откријте ефикасније радне процесе
Олакшајте своје радно оптерећење
Затражите помоћ
Заложите се за помоћника или новог члана тима

Међутим, оно што ћу вам поделити није обична листа обавеза. То је организатор контролне листе.

Шта је потребно за израду ваше контролне листе

Бележница (препоручио сам употребу књиге величине А5.)
Најмање четири оловке у боји, попут зелене, жуте, љубичасте и црвене
Лењир (опционално)
Звездасте налепнице (било које боје)

Када завршите све задатке на страници, дајте си звездицу.

Организатор контролне листе у 7 корака

Отворите свеску на првој доступној страници.
Запишите данашњи датум на врх.
Запишите све ствари које треба да завршите пре него што се вратите кући.

* Укључите нове задатке чак и оне које не требате обавити тог дана.

* Користите један ред по задатку.

* Дајте приоритет сваком задатку оловкама у боји (погледајте доњи водич за боје).

Савет: Можда ћете желети да неке задатке поделите на више задатака да бисте их лакше управљали.
Завршите праву линију кроз сваки задатак док га извршавате. Или ставите ознаку на крај реда.
Започните нову листу на новој страници сутра.
Свакодневно се враћајте књизи и пронађите странице без звезда. Процените све недовршене задатке. Ако требате задатак пребацити на нову страницу, довршите задатак на старој страници, тако да је не понављате.
Наградите се звездицом када се заврши дневна листа. Поставите налепницу звезда на страницу где ћете је лако видети. Када визуелно наградите свој труд, то такође значи да је свака ставка на страници завршена. Страница без звезде има недовршени посао.

Звездасте налепнице означавају да су ставке на листи или завршене или пренете на други дан.

Дајте листи предност бојом

Црвени задаци имају осећај хитности. Морају бити завршени тог дана.
Плави задаци се понављају.
Зелени задаци су за дуге пројекте. Очекујете да ће им требати више од недељу дана.
Црни задаци су општи задаци које можете пронаћи у опису посла.

Можете користити друге боје за даљу категоризацију. На пример, можда ћете желети да користите различите боје да бисте разликовали дневне и недељне задатке који се понављају.

Останите организовани код куће са својом контролном листом

Организатор контролне листе ради било где. Можда ћете желети да задржите две свеске: једну за посао и другу за лични живот.

Нека ваша кућа буде чиста, а травњак покошен додавањем послова на контролну листу организатора куће. Можете га користити и за:

Организујте своје венчање
Тражење посла
Планирајте пензионисање забаве ујака Бена
Дајте приоритете и платите рачуне
Договорите свој следећи одмор у иностранству

Можете га користити за управљање већином врста догађаја или животних околности.

Организатори дигиталних контролних листа

Да ли имате поступак на радном месту који захтева честу проверу? Размислите о аутоматизацији организатора листе за проверу за употребу на паметном телефону или таблету. Направите ПДФ образац или испробајте једну од доленаведених апликација.

Образац за организатор ПДФ контролне листе

Радна места на којима купци приступају објектима често започињу дан ревизијом локације ради прегледа опреме и објеката. Направите приоритетну листу, попут оне у наставку, за одређеног запосленог да се одјави или коментарише. По завршетку, запослени чува и е-поштом шаље контролни списак ревизије менаџеру или службенику за заштиту на раду.

Контролне листе за рачунаре, паметне телефоне и таблете

Ако не желите да носите бележницу око себе, ове апликације такође могу да вам помогну да се организујете.

Апплеов иОС долази са стандардном апликацијом Подсетник. Користите ово као алтернативни поступак за одржавање ваше организације.

Пронашли сте апликацију Аппле Реминдер која ограничава или не користи ИОС уређај? Испробајте Тодоист: списак обавеза и менаџер задатака. Доступан је бесплатно на више уређаја, али такође долази са премиум опцијом. Пријавите се у апликацију помоћу Гоогле или Фацебоок налога или направите нови. Користим га на свом Виндовс 10 рачунару.

Остале контролне листе и организационе апликације (неке имају малу накнаду или садрже куповине у апликацијама) укључују:

Вундерлист
Гоогле Кееп
Хабитица (гамификована листа обавеза)
ОмниФоцус 2
2До (листа обавеза, задаци и белешке)

Апликације у односу на контролне листе засноване на папиру

Апликације аутоматизују контролне листе. Олакшавају вам дељење и интеграцију вашег процеса рада са другим људима, програмима и радним процесима. Међутим, када се рачунарски систем заустави или нестане напајања, организатор ручног контролног списка држи вас под контролом.

Контролна листа на папиру је основно средство за хитне случајеве. Размислите о томе да држите штампану копију дигиталне контролне листе при руци.

Ако контролишете безбедност на свом радном месту, држите међуспремник и штампани примерак контролних листа о здрављу и безбедности на радном месту на лако доступном месту. Такође би могла бити добра идеја да имате контролну листу за поступке затамњења.

Чувајте папирне контролне листе када нестане струје.

Зашто треба да будете организовани помоћу контролне листе

Коришћењем организатора контролне листе, као што је листа обавеза, враћате контролу над својим радом. Уместо да се непрестано сећате свега што треба да урадите, записивање ваших задатака ослобађа ваше мисли да бисте се усредсредили на посао који вам је сада на располагању.

Организатор контролне листе такође превазилази свакодневну листу обавеза. Користите га за довршавање одређеног процеса, као што су провера здравља и безбедности на раду или ревизија локације. Или да организујете све што је потребно да бисте се опустили и уживали током викенда.

Уврштавањем контролних листа у свој дан, ослобађате стреса на радном месту. Списак обавеза можете користити и за:

Изнесите пословни случај за више ресурса
Ажурирајте опис посла и доделите одговорности

Највише од свега, контролне листе помажу у визуелном управљању и организовању процеса или ствари које треба да урадите. Као резултат, тај последњи крпељ ће вам скинути гомилу притиска.

Како остајете организовани? Да ли користите листе?

Вилл Енглисх 01. маја 2013:

неорганизовано? То сам сваки дан, хахаха. Чуди ме да сам још увек при здравој памети. Заправо имам ипхоне и стално користим апликацију „Подсетник“, не знам колико сам организован захваљујући њему, али много помаже. Добро чвориште.