Како користити алате за управљање операцијама у послу

Ако знате како да користите алате за управљање операцијама, постаћете све бољи у послу. Погледајте шта могу учинити за вас.

Цанва.цом

Шта су алати за управљање операцијама?

Још 1970-их, В. Едвардс Деминг, гуру Тоталног менаџмента квалитетом (ТКМ), открио је да је 94% свих грешака у послу узроковало менаџмент, а не радници. А менаџмент може уклонити ове грешке постављањем добрих алата за управљање операцијама. Када се ове грешке елиминишу, компанија направи 1/20 онолико грешака као некада. Грешке узрокују недостатке, стварају несретне купце који одлазе другдје и коштају пуно времена и новца. Компанија са ефикасним управљањем пословањем остаје у послу; компанија без ње губи на конкуренцији. Овако је јапанска производња електронике преузела индустрију телевизора и фотокопир апарата 1970-их. Америчка и европска индустрија су училе од Јапанаца (који су учили од Деминга), побољшавајући квалитет и примењујући мрежне алате за управљање операцијама током 1980-их и 1990-их.

Како разумети ове алате

Најлакши начин да разумете ове алате је да замислите два ресторана. Једна је ручак у старом стилу, без алата за управљање операцијама. Конобарица записује вашу поруџбину и поставља је на прозор у кухињу. Кувар га прочита и припреми поруџбину. Ако је конобарица добро слушала, а кувар може да прочита њен рукопис, а он обраћа пажњу, а она гледа прозор или чује како виче „наручи“, онда је све у реду. Али ако се пропусти чак и један од тих корака, наруџба је погрешна, а купац је несрећан. Овај стари ресторан добро функционише јер је тим научио да раде заједно. Али шта ако стара конобарица добије на лутрији? Биће пуно грешака пре него што нови конобар научи како да правилно добије све детаље поруџбине, а кувар научи да чита свој рукопис.

Сада ово упоредите са рестораном 21. века са алаткама за рад заснованим на Интернету. Конобари и конобарице су обучени како да приме наруџбину и понове је купцу, а затим је унесу у систем продајног места (ПОС). (То је оперативни алат.) Кувар добија испис налога - нема проблема са рукописом. Постоји тихи сигнал који означава "наручивање"; без вике. Ако поруџбина крене погрешно, систем може рећи управи који је конобар или конобарица погрешио. Конобари и конобарице могу да мењају измене са својих иПхоне уређаја, а управа може бити сигурна да довољан број људи долази на посао. Овакав ресторан на дан отварања може да прими 70 потпуно нових конобара и добро послује. И то може брзо решити чланове тима који желе да раде добро од оних који заправо не покушавају да науче и успеју.Доста је информација које ће се користити за помоћ онима који желе да постану бољи, а има и доказа о грешкама ако неко не ради.

Напомена: Као пословни саветник, нисам баш љубитељ алата за управљање операцијама, барем као што се често користе. Могу се користити за стварање крутог, ауторитарног окружења, смањивање трошкова по цену стварне вредности, тимског рада, лојалности и доприноса који дају истински успех. Тотални сам љубитељ алата за управљање операцијама ако се користе за изградњу сјајног тима и помажу свима у одличном послу.

Пре него што дубље уђемо у алате за управљање операцијама, морамо да разумемо стандардне оперативне процедуре и став који ствара успешну компанију или одељење оријентисано на тим.

Класични алат за управљање операцијама

Алати за управљање операцијама претходе рачунарима вековима.

Сид Кемп

Стандардне оперативне процедуре и континуирано побољшање

Алати за управљање операцијама - било на папиру или на Интернету - представљају стандардизован начин рада који спречава грешке. Стандардни начин обављања задатка у операцијама назива се стандардни оперативни поступак или СОП. Генерално, амерички менаџери и радници мрзе СОП. Наш став према њима забележен је у епизоди ТВ емисије ЕР (Хитна помоћ), где хитна помоћ мора бити евакуисана због токсичног цурења. Медицинска сестра пита главног лекара: "Где је приручник за евакуацију?" и каже: "У канцеларији је у црном фасциклу." Камера се окреће ка канцеларији у којој са сваке полице падају црни фасцикли. Приручник никада не пронађу и евакуишу се на било који начин.

У Сједињеним Државама, СОП приручник је негде остављен на полици. Док га нађемо, он ће безнадежно застарети. Када се прате СОП, борба је да се одржи на нивоу.

Јапански приступ је веома различит. Овај приступ се назива каизен, што значи „стално усавршавање“. Доктор Масааки Имаи, оснивач Института Каизен, каже: "Стандардна оперативна процедура је најгори начин на који икада радимо посао. Увек испуњавамо СОП и сваког дана покушавамо да га побољшамо." Приручник је живи документ о побољшању метода. Ко год пронађе најбољи начин да било шта уради, побољшаће СОП за тај задатак, а онда сви из њега уче и то раде на новији, бољи начин.

Алати за управљање операцијама су рачунарски софтверски системи који олакшавају и обавезно прате СОП. Ако ово радимо са ставом каизен-а, радећи тимски на усавршавању и усавршавању - онда су ови алати моћан начин да постанете и останете водећи лидер у свом пољу пословања.

Алат за управљање операцијама 21. века

Читачи кредитних картица део су система ПОС (продајног места) који се интегришу у алате за управљање операцијама за финансије, залихе и управљање односима са купцима (ЦРМ).

Сид Кемп

Уштедите новац и смањите ризик помоћу алата за управљање операцијама

Ако дефинишемо ефикасне пословне процедуре, а затим поставимо рачунарски систем који олакшава учење и праћење тих поступака, можемо уштедети новац и смањити ризик у нашем пословању. Хајде да то илуструјемо примером горе наведена два ресторана:

• Компјутеризовани ПОС систем аутоматски израчунава чек купца: Нема грешака у додавању рачуна.
• Смањене су грешке у читању руком писаних карата, што смањује расипање хране.
• Грешке у примању поруџбина аутоматски се прате, тако да се конобари и конобарице могу обучити да буду прецизнији.
• Ако конобар или конобарица оду, замена се може брзо обучити, смањујући ризик од скупих грешака током обуке нових запослених.
• Аутоматизовани систем који омогућава запосленима који чекају да се повежу на мрежу како би потврдили време смене и замене смањује ризик од недостатка особља у ресторану ако неко не може или неће да уђе на посао.

Имајте на уму да се ови алати могу лоше користити, у том случају се обрушавају. Ако је систем постављен без одговарајућег усклађивања са пословном праксом, то ствара проблеме људима који покушавају да ураде добар посао. Вероватно смо сви били у ресторанима који нису могли да поднесу посебну поруџбину или су покушали да купе неки предмет на распродаји два за један и чули фрустрирану конобарицу или благајницу како кажу: „Систем ми то не дозвољава. " Излазим из продавница које имају тај проблем и никад се не враћам. Лоше имплементиран или лоше одржаван систем губи нас купце. Што се тиче особља, ако се информације у систему користе на казнени начин, уместо у сврхе обуке, чланови тима постају отпорни и успоравају рад, или чак прекидају рад. А трошкови тог одлива - велика флуктуација запослених - често су довољни да компанију избаце из пословања.

Како се крећемо напред и гледамо у дизајн и примену аутоматизованих алата за управљање операцијама, имајмо на уму ефикасне пословне праксе и ефикасно стварање тима и управљање тимовима.

Знак да вам треба бољи систем управљања операцијама

Када систем не функционише за особу, особа ће сама направити свој систем да обави свој посао.

Сид Кемп

Прилагодљиви алати за управљање операцијама засновани на Интернету

Алати за управљање операцијама омогућавају радницима да врло ефикасно примају упутства, раде и уносе податке. Ток информација води проток производа и услуга за купце. Ово смањује трошкове услуживања купца, а истовремено смањује грешке. То даје резултате вишег квалитета уз ниже трошкове, што је конкурентска предност.

Велике компаније, наравно, могу да примене своје потпуно прилагођене рачунарске системе. Али и то је ретко ових дана. Већина компанија ослања се на прилагодљиви софтвер, као што је ПеоплеСофт или САП. Средња предузећа их такође користе, а малим компанијама је СалесФорце често корисна на сличне начине.

И, наравно, постоје и алати специфични за индустрију, попут система за рад у ресторанима или ПОС система супермаркета, или инжењерски алати који претварају ЦАД цртеже у контролне програме који покрећу роботску опрему.

Проблем од десет милијарди долара

Контролор (главни финансијски директор) за веома велику државу у Сједињеним Државама радио је на примени прилагођеног интегрисаног алата за управљање финансијским операцијама. Било је потребно купити и интегрисати три различита софтверска алата - предњи крај за унос података, алат за обраду и прорачун и алат за извештавање. Саставили су систем и започели тестирање. Све је прошло добро док нису испробали сет трансакција који су износили преко 9.999.999.999,99 УСД. Када су то учинили, сви бројеви су испали погрешно.

Требало је неко време да се открије проблем. Испоставило се да средњи део софтвера није дизајниран за рад са цифрама са преко 12 значајних цифара - то јест, прорачуни нису успели на граници од 10 милијарди долара. Да је држава користила само један алат, овај проблем би се открио рано. Али пошто су три алата била повезана, подаци који су улазили изгледали су у реду, а подаци који су излазили изгледали су лоше, и требало је много труда да се пронађе проблем.

Ово је проблем са којим се велике компаније и владе суочавају када граде интегрисана решења за стварање алата за управљање операцијама.

Проблеми са имплементацијом: велики, средњи и мали

Алати за управљање операцијама захтевају ефикасну примену. Без тога често смањују оперативну ефикасност, повећавајући трошкове, додајући одлагање или закључавајући компанију у систем који лоше ради. Проблеми које стварају лоше имплементирани алати за управљање операцијама различити су за велика, средња и мала предузећа. Током мојих петнаест година саветовања са корпорацијама, владиним организацијама и непрофитним организацијама свих величина - од Фортуне 500 до предузећа са једном особом - видео сам све што може да пође по злу.

Проблеми са имплементацијом у великим компанијама

Велики човек вероватно већ ради или са генеричким алатом за управљање операцијама, са алатом специфичном за индустрију (вертикално тржиште) или са комбинацијом оба. А систем је вероватно изграђен на мешавини платформи информационе технологије: унутрашњим системима, интранету и сигурним Интернет услугама. За ове компаније су кључна питања:

• Интегрисање различитих алата тако да се подаци несметано крећу. Погледајте бочну траку „Проблем са десет милијарди долара“.
• Побољшање процеса кроз напредне технике као што су Сик Сигма, бенчмаркинг и развој најбољих пракси.
• Интегрисање система након спајања и преузимања - што може потрајати годинама.

Проблеми са имплементацијом у средњим предузећима

Средња предузећа суочавају се са различитим питањима:

• Избор између алата специфичних за вертикално тржиште и генеричких алата
• Примена тих алата ефикасно и по ниској цени

Као пример друге тачке, главна грешка коју сам видео много пута у последњих петнаест година је средња компанија која је одлучила да примени ПеоплеСофт или САП или чак и јефтинију СалесФорце, и покушава да прескочи скупу прилагодбу систем. То неизбежно доводи до катастрофе, праћене потпуном поновном изградњом система - по други пут урађеним по правилу по цени од десетине или стотине хиљада долара. Или - и то сам већ видео - компанија умире од грешке, не могући си приуштити да то учини превише исправно, након што је изгубила новац због тога што то није учинила први пут.

Проблеми имплементације малог предузећа

Мала предузећа или предуго избегавају аутоматизацију или журе без добре прилагодбе. Затим су закључани у систем који смањује ефикасност или спречава раст. Знам многа мала предузећа која троше више времена и новца живећи са лошим рачунарским системом него што троше радећи заиста добар посао за своје купце. Понекад можемо решити ове проблеме и спасити компанију. Погледајте бочну траку „Важне информације су другде“ за пример.

Важне информације су и другде

Једном сам управљао миграцијом података са умирућег рачунара на нови, веб-базирани алат за управљање вертикалним тржиштима компаније стоцк фотографије. Стари систем је имао бројне проблеме: био је на немачком оперативном систему, иако нико у компанији није говорио немачки; Чврсти диск је рушио и уништавао податке; и, као што сам једног дана открио, информације које су биле битне нису биле ни на рачунару.

Док сам анализирао податке са власником малог предузећа, на продајним листовима сам видео неке ручно написане бројеве који су заокружени. Питао сам шта су. Власник је одговорио, "Ох, то су најважнији подаци од свих. То су кодови који прате врсту компаније која је наручилац и индустрију у којој раде. Све те бројеве збрајамо сваког месеца и то нам показује где продаја расте и где да усмеримо своје оглашавање “.

"Ручно?"

"Са калкулатором. У рачунарском систему нема места за уношење информација."

Па, постојало је место за убацивање информација у нови систем. Разговарао сам са продавцем софтвера за управљање вертикалним тржиштем за стоцк фотографије који су они куповали и он ми је показао где да ставим податке. Именовао сам и конфигурисао прилагођена поља, уносећи сопствене кодове компаније и постављајући извештаје.

Са новим системом, калкулатор им више није био потребан. Генерирао је извештаје о приходима од продаје по категоријама и увелике убрзао њихове маркетиншке кампање. Компанија је расла док су конкуренти губили тло под ногама и одлазили из посла.

Изаберите: Вертикално тржиште или Генеричко?

Рецимо да сте ви надлежни за малу компанију или одељење које жели да аутоматизује. Кључно питање је: Да ли је вашој компанији бољи алат са вертикалним тржиштем дизајниран за вашу индустрију или генерички алат за управљање операцијама, као што је СалесФорце.

Напомена: СалесФорце је првенствено дизајниран за управљање продајом. Али он је толико флексибилан да заправо може управљати услугама клијента и испуњавањем, односно операцијама.

Ево неколико кључних питања која ће вам бити од користи:

• Да ли сте у добро уходаној индустрији која има бар једну - и још боље, две или три - опције за софтвер специфичан за ову индустрију? (Ресторани и некретнине су добри примери.)
• Да ли се бавите физичком израдом специјализованих предмета или израдом специјализованих слика, као што су фотографије високе резолуције, музика или продукцијски видео? (Инжењерски дизајн са производњом и стоцк фотографије су добри примери.)

Ако је одговор „да“ на било које од ових питања, погледајте софтвер за ваше вертикално тржиште.

Ако се, пак, налазите у компанији која се бави папирологијом и информацијама, а ради се о новој индустрији која се брзо мења, вероватно ће вам бити боље да користите генерички софтвер који можете прилагодити да расте са променама у вашем посао.

Изградња једноставног алата за управљање операцијама

Рецимо да желите да направите једноставан алат за управљање операцијама. Одабрали сте прилагодљиву платформу засновану на Интернету. Шта је следеће?

Први кључ је дизајнирање пословних процеса који заправо одражавају оно што запослени заиста раде. За ово је потребно време, али се потпуно исплати. То заправо може довести до побољшања пословних процеса: Погледајте бочну траку, „Рачунар који никада није купљен“ као пример. А ако се то не уради, неизбежан је повратак. Најчешће радници једва користе систем, а информације које су компанији заиста битне прате се на поштанским белешкама које се лепе на мониторима и столовима људи. То се догодило пре него што сам стигао на лице места како бих створио проблем који сам пронашао и решио, као што је речено у ранијој бочној траци, „Важне информације су другде“.

Такође, обавезно ангажујте компетентног аналитичара система, а не програмера који мисли да зна шта ради, али не разуме податке. Ако подаци нису правилно организовани у релационе структуре које представљају стварне информације са којима радите, тада је ваша компанија осуђена на пропаст. Касније ћете открити да:

• Немогуће је генерисати корисне, једноставне пословне извештаје из властитих података.
• Немогуће је извршити промене у систему које одговарају побољшањима и променама у вашем послу.
• Раст пословања је немогућ без одбацивања целокупног рачунарског система и од почетка.

Добар системски аналитичар, који блиско сарађује са стварним радницима, може учинити чуда. Може да изгради алат за управљање операцијама који заправо свима олакшава посао. А он може да покаже вама и другим менаџерима како да уђу у систем и креирају прилагођене извештаје који вам показују тачно оно што треба да знате да бисте развијали своје пословање.

Кључно је да добар систем управљања операцијама ставља кључну пословну интелигенцију у информациони систем који људи свакодневно користе. Ово може бити једноставно као тачни падајући менији и искочни екрани који се лако користе. Једноставно је кад се то уради. Али потребно је пуно времена и пажње да се то поправи први пут.

Рачунарски систем који никада није купљен

Ово је стара прича из 1960-их, када су компаније инсталирале рачунаре на главном рачунару. Ангажован је врло паметан саветник који ће убрзати обраду штета у осигуравајућој компанији убацивањем рачунарског система. Пре него што је почео, научио је власнике компанија ГИГО правилу: Гарбаге Ин, Гарбаге Оут. Инсистирао је да прегледају све своје обрасце, прорачуне и податке, очисте их пре него што их ставе на рачунар. Застењали су и застењали због трошкова, али учинили су оно што је рекао. Напокон, био је скупи стручњак.

Такође их је питао за метрику. Колико потраживања би могли сада да обраде и колико побољшања су очекивали од њихове инвестиције од 500.000 долара? Колико је било грешака и колико би грешака било у реду из новог система. Избројали су бројеве.

Радио је са аналитичарима и калкулаторима на чишћењу процеса папира. Када је завршио - без рачунара - показао је компанији да су већ постигли свој циљ. Чишћењем својих пословних процеса - а да никада нису добили рачунар - могли би да обраде много више захтева дневно, са много мање грешака.

Уштедио је компанији трошкове рачунара и ставио у џеп његову накнаду.

Лекција: Рачунари не чине бољи посао; бољи пословни процеси чине боље пословање.

Аутоматизација и скалабилност

Ако сте изградили - или имате довољно среће да наследите - добро дизајниран систем управљања операцијама на бази база података, тада сте спремни и за континуирано побољшање и за раст.

Стално побољшање ослања се на способност постављања нових питања о постојећим подацима. Ово је подручје генерисања прилагођених извештаја, анализе података и, на врху, управљања знањем и рударења подацима. Такође се ослања на систем који се често прилагођава. Како се развијају боље методе, оне се могу применити променом падајућих менија, додавањем екрана и побољшањем онлајн упутстава. На тај начин, свака добра идеја откривена једне недеље постаје бољи начин рада за све у компанији следеће недеље.

Исти тај добро дизајнирани систем вођен базама података је прилагодљив. То значи да се по потреби може повећати или смањити. Рачунални систем који покреће једну продавницу може се реплицирати и, одједном, продавница је франшиза. Или је систем који је истовремено обрађивао 100 купаца примењен у великом цалл центру и обрађује 10.000 клијената дневно. Или је мала фабрика високе технологије прототип новог индустријског гиганта.

Концепт аутоматизације и скалабилности је следећи: Ваше пословне информације и процеси су имовина. Желите да будете у могућности да их користите, копирате, премештате и растете. Ако су ваши подаци и пословни процеси заробљени у застарелом, збуњујућем, лоше документованом рачунарском систему, у невољи сте. Ако желите да послујете, платите трошкове унапред: анализирајте податке и пренесите их у ефикасан алат за управљање операцијама заснован на Интернету што је пре могуће.

Пословање у вашем предузећу

Где ће ваше пословање завршити…

Будите опрезни! Лоше планирана надоградња вашег алата за управљање операцијама могла би да вам уништи пословање.

Сид Кемп

Следећи кораци

Сада када сте научили како да користите и побољшате алате за управљање операцијама у послу, узмите јастучић - или иПад - и одговорите на ова питања. Дефинисаћете проблеме које желите да решите како бисте побољшали своје пословање и побољшали алате.

• Да ли ваша компанија или одељење имају стандардне оперативне процедуре. Или свака особа ради ствари на свој начин?
• Да ли људи воле систем рачунара или му се замерају и избегавају га?
• Да ли можете да добијете извештаје који су вам потребни из вашег система?
• Да ли можете да побољшате свој систем када то желите?
• Да ли систем ради на поузданој, тренутној технологији?

Буди искрен буди искрена. Ако је ваш одговор „не знам“, то је у реду. А време је да се истражите и научите. Сазнајте како ваш тим ради и где се налазе ваши подаци.

Сваки одговор „не“ треба да доведе до питања: Да ли би моје пословање боље пословало - мање грешака или нижи трошак - ако бих решио овај проблем? И било који одговор са „да“ овде упућује на ваш следећи пројекат: Побољшајте или надоградите систем на ефикасан алат за управљање операцијама заснован на Интернету који ће вашу компанију учинити водећим у послу.

Суштина је да лоше одабран или лоше дизајниран алат за управљање операцијама може да осакати ваше предузеће. Добро одабрани, добро дизајнирани алат учиниће за вашу компанију оно што је бионика учинила за бившег тест пилота у Човеку од шест милиона долара: „Можемо га учинити бољим него што је био бољи, јачи и бржи“. А, ових дана је то потребно да би се остало у послу.