Преглед садржаја:
Јулие ДеНеен 2012
У доба Интернета, чинило се да писање белешки више није у моди. Ко треба да пошаље белешку када можете да пошаљете СМС или пуцате е-поштом? Али чињеница је да још увек постоји пуно разлога за слање једног, а ако желите да изгледате професионално, постоје правила која треба следити. Ево како то правилно учинити.
Ситуације које захтевају папирнату белешку
- Слање докумената факсом организацијама којима су потребне копије уместо е-поште (лекарске ординације, владине канцеларије итд.)
- Слање пакета, књиге или документа који захтева напомену која објашњава радње за пријемник
- Приватна порука коју није прикладно слати путем е-поште
- Масовно достављање информација радницима дистрибуираних у њиховим поштанским сандучићима (ако систем е-поште који функционише широм рада још увек није успостављен)
Имајте на уму да је чак и ако информације можете слати е-поштом, неформални формат белешке у е-пошти професионалан начин комуникације.
Наслов
Све белешке почињу речју „белешка“ или „меморандум“. Ако користите Мицрософт Ворд, пронађите образац који одговара стилу вашег предузећа или организације. Многе канцеларије користе датотеку заглавља која је прилагођена њиховом пословању. Затим на врх желите да уврстите најважније информације како би читаоцу било лако.
- Коме треба
- Од кога је
- Датум
- Ко је још могао добити допис
- Линија предмета
Јулие ДеНеен 2012
Тело
Писање тела дописа прилично је једноставно. Реците оно што треба да кажете у што мање речи. Ако можете да користите подебљане поднаслове и листе, само напријед, јер ће то читаоцу олакшати брзо прикупљање важних информација. Користите иста правила и граматику као и када бисте писали чланак на мрежи. Не користите сленг речи попут „хоћу“ или „желим“. Избегавајте скраћенице попут „ЛОЛ“ или „ТТЛ“. Они су превише неформални за чак и неформалне дописе.
Користите проверу правописа у програму Ворд и уверите се да немате грешака у куцању и неугодних фраза. Исписујте велика и велика имена и места, али немојте писати великим словима речи из наслова (са изузетком прве речи).
На крају свог документа одјавите се као да бисте писали писмо. Иако сте у заглавље ставили информације „од“, лепо је да их одјавите. Будући да је већина белешки тешко копирана, оставите простор за потписивање. Ако га пошаљете е-поштом, то није потребно.
Јулие ДеНеен 2012
Различите врсте меморандума
- Директиве: Овај тип упућује ваше сараднике о новој акцији коју желите да следе.
- Одговори: Овај тип је обично написан као резултат промене ставке радње. Ако је ваш меморандум најављивао промену времена недељних састанака, онда би меморандум о одговору могао добити сарадник који има сукоб.
- Извештаји о путовањима : Овај тип даје сажете информације о састанку, службеном путовању или другом подухвату који захтева од особља да се јави супервизору или већој групи.
- Извештаји са терена: Овај тип је обично одговор на инспекцију.
- Кредити: Ова врста је врло различитог формата јер обично описује финансијске информације у вези са услугама или робом. Погледајте образац Мицрософт Ворд-а за кредитна одобрења да бисте видели формат.
Мемо Гоне Вронг!
Као и увек…
Имајте на уму да се било која записана информација не може повући. Обавезно пазите да у својој формулацији звучите професионално и чињенично, чак и ако је то неформална белешка. Вежбом ћете и ви постати стручњак за писање дописа!