Како написати боље пословне извештаје и презентације

Сматрајте извештаје и презентације путовањем - за вас и вашу публику.

Пикабаи (модификовала Цатхерине Гиордано)

У послу смо често позвани да напишемо извештај или белешку или да одржимо презентацију. Ево неколико савета који ће вам помоћи да будете ефикаснији комуникатор.

Замислимо овај задатак као путовање. Постоје ствари које треба учинити на почетку путовања, ствари које треба учинити како би путовање било лакше и пријатније, а ствари на крају путовања.

Савети за презентације од почетка до краја

1. Почните са контурама
2. Ставите прве ствари на прво место
3. Пређите са велике слике на детаље
4. Пратите закључке уз подршку
5. У реду је започети са средином
6. Користите обичан енглески
7. Будите концизни и отворени
8. Не злоупотребљавајте Повер Поинт
9. Уверите се да ваше форматирање добро функционише
10. Учините Вхите Спаце својим пријатељем
11. Напишите за своју публику
12. Све то повежите резимеом
13. Оствари свој циљ

Почните добро са планирањем и организацијом.

Пикабаи (модификовала Цатхерине Гиордано)

Започињући путовање

Пре него што кренете на путовање, можда ћете желети да прикупите информације - на пример, истражите могућности превоза и смештаја и набавите брошуре за одредиште. Слично томе, прва фаза припреме пословног извештаја или презентације је прикупљање и организовање информација о чињеницама и подацима које желите да укључите.

Ево неколико савета који ће вам помоћи да започнете.

1. Почните са контурама

Наведите све тачке које желите да истакнете у свом извештају, белешци или презентацији. Групирајте их у тематска подручја. Одлучите које тачке су ваши закључци, а који докази.

Ово је ваша мапа пута. Мапирајте своју руту - како ћете доћи од почетка до закључка. Можда ћете пронаћи бољу руту док идете даље, па слободно унесите промене док напредујете.

2. Прво ставите прво

Ако планирате путовање, постоје неке ствари које прво морате знати пре него што наставите. На пример, не бисте одлучили коју одећу спаковати пре него што сте се одлучили за одредиште.

Исто тако, у извештају ваше тачке морају бити представљене у одговарајућем редоследу. Не започињте са расправом о тачки пре него што сте увели све информације које ће бити потребне вашој публици да би је разумела.

Ако ћете користити технички израз са којим ваша публика можда није упозната, требало би да га дефинишете пре него што га уведете у извештај или презентацију.

3. Пређите са велике слике на детаље

Да сте на путовању, кренули бисте од међудржавне, па се пребацили на државне путеве и коначно стигли градским улицама или земљаним путевима.

Када пишете извештај, желите да започнете са широком сликом - главним проблемима, најважнијим тачкама. Одатле ћете прећи на детаље и мање важне тачке.

4. Пратите закључке уз подршку

Ево где ће вам обрис добро доћи.

Сваки одломак треба започети закључком. Даље ћете доставити доказе који поткрепљују тај закључак. Сваки закључак треба да садржи две или три пратеће изјаве.

Ако имате дугачку листу пратећих изјава, треба да преиспитате свој преглед. Можда покушавате да два или три различита закључка ставите у један закључак. Покушајте да прегруписујете бодове у два или чак три наслова, уместо да их све ставите под један наслов.

5. У реду је започети са средином

Када путујете, не можете започети усред путовања. Срећом, када пишете, у реду је започети са средине.

Понекад имамо блокаду писаца. Једноставно не можемо пронаћи прави начин за почетак. Када се то догоди, погледајте своје контуре. Пронађите део који вам највише одговара. Напиши тај део. Кад то завршите, остало ће често тећи лако.

Можете касније преуредити делове извештаја или презентације да бисте постигли прави ток.

Идите првокласно. Увек пишите са стилом.

Пикабаи (модификовала Цатхерине Гиордано)

Путовање у стилу

На путовању је увек лепо путовати у великом стилу - ако си то можете приуштити.

Срећом, писање са стилом не кошта посебно. Увек треба писати са стилом, јер како пишете или говорите може бити једнако важно као и оно што говорите.

Ево неколико савета за писање и представљање са стилом.

6. Користите обичан енглески језик

Заборавите на речи и жаргон. Можда покушавате да звучите као инсајдер или да импресионирате своју публику, али на крају ћете звучати помпезно.

Користите уобичајени језик који свако може да разуме. Узмите разговорни тон што је више могуће. Овај савет није само за презентације, већ и за писане извештаје и белешке.

7. Будите концизни и отворени

Поједностави. Дајте закључак и пратеће изјаве, а затим идите даље. Не понављајте се. Не подмећу презентацију. Не преоптерећујте га триковима.

Ако користите графиконе или табеле, ограничите количину информација на свакој од основних ствари.

• Покушајте да имате само једну до три колоне на графикону - пет би требало да буде максимум. Преостале податке увек можете дати у другом графикону или табели.
• Читач или гледалац требало би да могу брзо да уђу у графикон или табелу. Детаљне табеле можете дати у додатку свог извештаја или у посебном материјалу.

8. Не злоупотребљавајте Повер Поинт

Само зато што Повер Поинт софтвер долази са пуно звукова, не значи да све њих морате користити у једној презентацији. Не желите да заслепите своју публику; желите да их обавестите.

Нека слајдови буду минимални. Понекад је довољна једна реч или кратка реченица. Сврха слајда је да делује као знак за поенту коју желите да истакнете и да усмери пажњу публике на тему.

• Не желите да људи читају ваше слајдове док разговарате.
• Поред тога, када на слајду има пуно текста, текст постаје премален да би га могли видети они који се налазе у задњем делу собе.

Ако су вам потребна два или три слајда да бисте довршили тачку коју желите да направите, поновите заглавље на сваком слајду. Понављање заглавља омогућава публици да зна да и даље истичете. На пример, рецимо да желим да пријавим списак продајних цифара за дванаест главних тржишта. Моје заглавље је „Подаци о продаји“ и поновио бих то заглавље за сваки слајд са само три или четири тржишта која су наведена на сваком слајду.

9. Уверите се да ваше форматирање добро функционише

Не дозволите да слајдови на крају изгледају „превише заузети“. Ако желите да користите слике или специјалне ефекте, смањите их на минимум.

Одлучите се за шему форматирања и будите доследни током целог свог извештаја или презентације. Коначна рецензија треба да садржи проверу формата.

• Користите само један фонт. Ако разликујете величину фонта, будите доследни. На пример, заглавље може бити у већем фонту. Ако је то случај, проверите да ли сте користили фонт исте величине за свако заглавље.
• Да ли користите увлаке или тачке? Ако је то случај, проверите да ли се овај формат користи на јединствен начин и да ли је број увучених простора једнак.
• Да ли користите специјалне ефекте у ПоверПоинту? Ако је то случај, одаберите само један специјални ефекат и користите га на доследан начин. На пример, изјаве о подршци могу да улете, али не и заглавља или закључци.

Ако користите оквирни формат, не прелазите два нивоа. Ако то учините, ваш текст ће бити толико десно да ће изгледати као да ће пасти са странице.

10. Нека бели простор буде ваш пријатељ

Густе странице текста нису прилагођене читаоцима. Бели простори су попут малих одморишта поред аутопута.

Нека ваши одломци буду кратки. Нека ваше табеле буду кратке. Користите увлаке да бисте из закључака навели пратеће изјаве.

Морате водити публику до одредишта.

Пикабаи (модификовала Цатхерине Гиордано)

Долазак на одредиште

Скоро сте стигли - Још само неколико заустављања и ваше путовање је завршено.

Ево неколико савета за „срећно слетање“.

11. Пишите за своју публику

Да ли сте писали за своју публику? Јесте ли узели у обзир оно што они већ знају и оно што желе знати? Да ли сте се позабавили неком погрешном перцепцијом коју би они могли имати? Да ли им кажете информације које ће радо чути или ће желети да вас оповргну?

Прегледајте свој текст имајући на уму ова питања и унесите промене по потреби. Желите да предвидите питања и примедбе и одговорите на њих током извештаја или током презентације.

12. Све то повежите резимеом

Сажетак није место за понављање података приказаних у главном делу извештаја или презентације. То је место за препричавање приче. То је место за повезивање.

У писаној презентацији, сажетак ће обично претходити тексту. У презентацији ће доћи на крају. То је резимирање.

Избегавајте употребу бројева у резимеу. Уместо тога, пријавите значење иза бројева. Укључите најважније ствари и разговарајте о импликацијама информација које сте пружили.

Не морате да износите чињенице истим редоследом којим сте се користили за извештај. То је преиспитивање, а не сумирање. Наведите чињенице редом који најбоље говори причу. Уклоните тангенцијалне или неважне информације.

Користите резиме да бисте објаснили све контрадикције у подацима. Ако не можете да објасните противречности у подацима, нисте спремни да поднесете извештај или дате презентацију. Радите са подацима док не пронађете одговоре.

13. Оствари свој циљ

Где желите да иду ваши читаоци и слушаоци? Да ли вам је циљ да заговарате правац деловања? Да ли желите да ваша публика донесе одређени закључак?

Можда сте поставили свој циљ пре него што сте почели да пишете, али понекад циљ није јасан док не радите са подацима. Када завршите свој први нацрт, прегледајте свој рад и уредите како бисте били сигурни да постижете свој циљ.

Замислите себе као да узимате своју публику за руку и водите је корак по корак тамо где желите да иде. Када дођете до својих коначних закључака или препорука, желите да ваша публика климне главом да, да, да. Довели сте их тачно тамо где желите.

Причате причу, а не избацујете гомилу података. Публика би требало да може да види како се сви делови приче слажу. Као и радња приче, свака информација води ка крају.

Док представљате сваку нову чињеницу, покажите како се она уклапа са осталим претходно датим чињеницама.

Време је за прославу сјајног посла.

Пикабаи (модификовала Цатхерине Гиордано)

Уживај у путу

Ако сте се придржавали горњег савета, осећаћете се сигурно када предате извештај или белешку или када изводите презентацију. Једнако важно, ваша публика ће бити задовољна.

Тако да сада можете имати тај маи-таи на плажи. Заслужио си.

© 2016 Цатхерине Гиордано

Поздрављам ваша питања и коментаре.

Цатхерине Гиордано (аутор) из Орланда Флорида 12. септембра 2016:

Хвала Ларри Ранкин. Драго ми је да ти се свидело.

Ларри Ранкин из Оклахоме 12. септембра 2016:

Дивна анализа процеса.

Цатхерине Гиордано (аутор) из Орланда Флорида 25. августа 2016:

теахес12345 Тако је сјајно имати наставника да ми каже да су моји есеји о писању бољих извештаја и презентација (посебно Повер Поинт) корисни. Део који ми се највише свиђа је део који говори о извештају или презентацији као о путовању, а писац / водитељ као водич који публику води до закључка.

Дианна Мендез 25. августа 2016:

Сматрам да су ваши савети о Поверпоинт-у одлични. Ово су информације које сам дао студентима за презентације и помажу им да истакну најважније ствари. Ваш чланак даје читаоцима драгоцене информације које ће довести до успеха.

Цатхерине Гиордано (аутор) из Орланда Флорида 21. августа 2016:

АудреиХовитт: Тхамкс што сте ми ставили до знања да вам се свиђају вештине које сам предавао у овом чланку.

Цатхерине Гиордано (аутор) из Орланда Флорида 21. августа 2016:

хеидитхорне: Хвала вам пуно што сте показали захвалност. Драго ми је што вам је један од мојих савета био користан.

Аудреи Ховитт из Калифорније 21. августа 2016:

Какав информативни чланак - постоји велика вештина у ефикасним пословним презентацијама -

Хеиди Тхорне из околине Чикага 21. августа 2016:

Неколико сјајних савета о ПоверПоинт слајдовима и празнини. Дељење овде на ХП-у!

Цатхерине Гиордано (аутор) из Орланда Флорида 21. августа 2016:

ЦхитрангадаСхаран: Хвала вам на коментару. Изгледа да сте већину тога већ знали, али надам се да сте узели дојаву или две. Као што кажете, писање добрих извештаја и презентација је важна пословна вештина.

Цхитрангада Схаран из Њу Делхија, Индија, 21. августа 2016:

Пословна презентација је вештина коју имају многи професионалци, док је други уче искуством.

Врло сте лепо објаснили од тачке до тачке како се пишу бољи извештаји и презентације. Заиста импресивно.

Сигуран сам да ће помоћи многим забринутим професионалцима.

Хвала што делите!

Цатхерине Гиордано (аутор) из Орланда Флорида 21. августа 2016:

ФлоурисхАниваи: Слажем се. Презаузете ПоверПоинт презентације више су досадне него информативне. Задатак говорника је да попуни детаље. Текст у ПоверПоинту служи само за усмеравање пажње гледалаца на тему. Слике треба користити само ако додају нешто у презентацију, а не само да би се слике имале. Хвала за ваш коментар.

ФлоурисхАниваи из САД 21. августа 2016:

Овде су одлични савети за пословне извештаје и презентације. Један од мојих љубимаца је ПоверПоинт слајд препун џема који је толико заузет да се пажња публике преусмерава на читање, а не на слушање. Заиста нема разлога за говорника.