Како написати политике и процедуре за своје пословање

Ово је водич за писање смерница и процедура за ваше радно место.

Давид Ливерморе

Шта су политика и поступак?

Па шта су политика и поступак? Једноставно речено, то су детаљна упутства о томе како се нешто ради у вашој организацији. То може бити нешто опште, попут онога што се очекује од свих запослених, или може бити начин на који треба извршити одређени посао. У сваком случају, политика и поступак могу те мисли свести на папир да би их сви могли видети и следити.

Овај чланак покрива следеће:

• Шта укључити у политику и процедуру
• Како обликовати политику и процедуру.
• Пример једног
• Савети
• Предности и недостаци употребе политике и поступка.

Шта укључити у политику и процедуру

Испод је наведено шта је потребно у свакој политици и процедури.

• Заглавље - Ово би требало да садржи назив ваше организације, одељења итд. Ово ће идентификовати коме је поступак намењен.
• Наслов - наслов поступка. Покушајте да ово не буде предуго. Олакшајте памћење и позивање на њих.
• Број поступка - Ово је такође за лакшу референцу. То омогућава да поступци буду у одређеном редоследу у књизи, регистратору, мрежној бази података итд. Не само да треба да буду нумерички, већ и једнак размак између броја поступка (тј. 100, 105, 110 итд.).
• Датум ступања на снагу - Датум ступања на снагу поступка. Може бити важно у покушају успостављања временске линије за одређени посао.
• Ревидирани датум - Ако су у једном тренутку извршене промене у процедури, тада овај датум треба променити до датума ревизије поступка. Ово све људе обавештава о тренутним променама.
• Прегледан датум - Ако је поступак прегледан да би се виделе да ли треба извршити неке промене, тада је потребно променити овај датум. Није битно ако нису извршене промене, овај датум треба променити тако да буде назначен када је последњи пут прегледан.
• Овлашћени - Име особе која је одобрила објављивање полисе и поступка. Ово би био шеф одељења или супервизор.
• Политика - Ово би требало ићи у питање ко, шта, када, где, зашто и како. Међутим, овај део би требао бити кратак. То би највише требало да буде преглед зашто је политика на снази.
• Директива - Ако нешто треба предузети или ако постоји опште упутство које особа мора следити, то би требало бити у директиви. Не уврштавајте ово ако не постоји нешто критично што одмах треба приметити.
• Процедура - Ово ће бити већина ваше политике и поступка. Пружа детаљне кораке о томе како постићи оно што политика налаже.
• Број странице - На свакој страници треба да постоји број странице.
• Заглавља страница - Заглавља страница треба да садрже наслов и број процедуре политике и процедуре.
• Иницијали - Ово би требало да буду иницијали последње особе која је прегледала политику и поступак. Такође треба да садржи датум када је последњи пут прегледан.
• Примери - Биће на одвојеним страницама које неће имати заглавље, бројеве страница итд. Ово су примери онога што је описано у важним корацима у процедури.

Како обликовати политику и процедуру

Постоји неколико основних правила када је у питању писање политике и поступка:

• Фонт - Фонт треба да буде уобичајен и препознатљив, али се не сматра непрофесионалним. На пример, Цомиц Санс је непрофесионални фонт.
• Величина фонта - Не би требало да користите велику величину фонта током читаве процедуре. Увек треба да буде доследан од поступка до поступка.
• Боје - боје заправо нису потребне. Поступак треба да буде на белој позадини са црним фонтом. Међутим, боје се могу користити у примерима.
• Размак - Део поступка треба размакнути на одговарајући начин ради лакшег читања. Ако између корака нема размака, текст ће се покренути заједно када неко прочита смернице.
• Марже - требале би бити према свим стандардима у вашој организацији за остале документе. То чини кориснике склонијим читању и коришћењу поступка.

Испод су препоручени захтеви за стилом за сваку од горе наведених категорија.

• Заглавље - Заглавље увек треба да буде у средини, подебљано, великим словима и на самом врху смернице. Такође би требало да има фонт највеће величине у поређењу са остатком смерница и процедура.
• Наслов и број процедуре - Обоје би требало да буду у истој линији, јер се обојица користе за референцу у политици и процедури. Они могу бити исте величине или нешто мањи од заглавља, али такође треба да буду подебљани и великим словима. Наслов треба да буде крајње лево, а крајњи број поступка.
• Датум ступања на снагу, ревидиран и прегледан - видео сам да се то ради на разне начине. Понекад су у својој колони, док сам их други пут видео у њиховом реду. То је лична преференција, али они увек треба да буду испод наслова и да имају фонт мале величине. Као и претходне категорије, и ове би требале бити подебљане и написане великим словима.
• Овлашћено од - Ово може бити последњи ред у горњем делу смернице и поступка. Ово би требало бити подебљано, великим словима и на крајњој левој страни документа.
• Политика - Требало би нешто указивати на то да политика почиње у овом тренутку. Уобичајено је да реч „полиса“ направите великим словима и подебљаним словима, док сама полиса није објашњена подебљаним словима или великим словом. Морали бисте да образложите и текст на документу.
• Директива - Ово је нешто што обично желите да истакнете, па ће бити подебљано и великим словима. Образложите параграф тако да добро изгледа на политици и процедури.
• Поступак - Ово је најтеже објаснити јер је тако детаљно оријентисан. У основи, желећете да раздвојите кораке што је више могуће. Не желите параграфе информација, желите текст који се једноставно прати. Зато раздвојите колико год можете користећи различите врсте спискова на различитим удубљењима. На пример, А.1.иа, сваки са другачијим удубљењем од оног пре њега. Међутим, када прелазите на „Б“, то мора бити исто удубљење као и „А“ пре њега. Пример у наставку ће показати стварни пример овога.
• Број странице - треба да буде центриран у подножју документа. Или направите број за сваку страницу или покажите тренутну страницу и укупан број страница (тј. Страницу 1 од 2). На првој страници не мора бити наведен број странице.
• Заглавља странице - Заглавље странице на свакој следећој страници након прве требало би да изгледа исто као и за наслов и број процедуре налази се на првој страници.
• Иницијали - На самом крају сваког поступка особа која прегледава / ревидира поступак треба да садржи своје иницијале и датум последњег прегледа / ревизије.
• Примери - одвојени су од поступка који се пише. Они могу садржати снимке екрана из програма, табеле за преглед итд. У релевантној тачки поступка треба се упутити на пример (тј. Пример А). Затим у горњем десном углу сваког примера треба да постоји референца на то који је то пример.

Најбољи фонт који се користи за смернице и процедуре

Постоје четири фонтова која препоручујем:

1. Ариал - Овај фонт се сматра индустријским стандардом за већину докумената. Много рачунара подразумевано користи овај фонт и лако се чита. Са овим фонтом никада не можете погрешити.
2. Тимес Нев Роман - Још један индустријски стандард. Такође се користи као подразумевани фонт за неке рачунарске програме. Неки ово сматрају старим стилом који препознаје прва генерација корисника рачунара.
3. Цалибри - За мекши приступ можете да користите овај фонт. Лако је за очи и изглађује изглед документа. Будући да је читање и писање политике и поступка досадно, ово би могао бити један од бољих фонтова за употребу.
4. Георгиа - Ово је неуобичајено кориштен фонт, али онај који вам може искочити. Сматрам да је то нешто између Ариала и Тимес Нев Роман-а.

Не бих користио ниједан предњи део који је претежак за читање или изгледа непрофесионално. Нико неће схватити политику и поступак озбиљно ако се користи непрофесионални фонт.

Слика испод приказује сва четири фонтова у акцији.

Примери горе поменутих фонтова.

Давид Ливерморе

Пример политике и поступка.

Давид Ливерморе

Обликовање коришћено у горњим примерима смерница и процедура

Ова табела покрива форматирање које сам користио у горњем примеру. Коришћен је фонт Ариал, а текст је подразумевано постављен на допуштеној страни, ако није другачије назначено.

Категорија	Формат
Заглавље	14 пт., Подебљано, центар
Наслов	14 пт., Подебљано
Број поступка	14 пт., Подебљано
Датуми	12 пт., Подебљано, центар
Овлашћен од стране	12 пт., Подебљано, центар
Политика	12 пт., „Полици“ је подебљано, оправдано
Директива	12 пт., Подебљано, оправдано
Процедура	12 пт., Оправдано
Број стране	10 пт., Центар
Заглавље странице	12 пт., Подебљано
Иницијали	12 пт.

Савети у вези са политиком и процедуром

Ево неколико општих савета које треба следити у вези са политиком и процедуром.

• Често прегледајте поступке. То што напишете поступак не значи да је то готово. Повремено се морате враћати и прегледати процедуру ради било каквих промена. Неки препоручују да их прегледам сваких неколико година, али ја волим да их прегледам сваке године, ако је могуће. Даље, када се нешто промени у организацији што утиче на процедуру, политику и поступак треба одмах променити.
• Нека поступак буде прегледан пре него што буде доступан. Нека неколико људи прегледа поступак како би се уверило да ли има смисла. У овај процес укључите нове запосленике као и оне са искуством. Они могу пружити информације на које можда нисте помислили. Ако имате редовни одбор који разматра поступке, то је још боље.
• Нека сви потврде да су прегледали поступак након објављивања. Када завршим са писањем или ревизијом поступка, све то шаљем свом особљу. Потписују и дају датум када га прегледају. Такође шаљем е-пошту особљу како бих саветовао о променама у политици и процедури. На овај начин имам документацију да сам обавестио све. У великим организацијама ово би требало да раде супервизори на нивоу тима или одељења.
• Развити садржај. Ако на крају развијете пуно правила и процедура, израдите садржај како бисте олакшали проналажење одређене политике.
• Дозволите мало врцкања у процедури. Не би требало очекивати да ће особље доследно следити политику и процедуру. Требало би да вам послужи као водич за обављање посла. Све док нису почињене грешке и нису прекршени закони, тада се може допустити одређени слободан простор када се следи поступак.
• Нека поступак буде што краћи. Не укључују сваки сценарио или ситуацију која би се могла догодити. Ако се нешто догоди једном годишње, зашто развити поступак на томе? То би најбоље могло бити достављено у допису или е-поштом.
• Уверите се да у поступку не кршите ниједно правило или закон. У великим организацијама можда ћете морати да потврдите да не оштећујете послодавца или запосленог приликом развијања поступка. Ако је потребно, укључите правни основ зашто су политика и поступак развијени у делу политике који обухвата политику.
• Прогуглајте. Пре него што започнете са писањем смерница, претражите на мрежи да бисте видели да ли је нека друга организација написала сличне смернице. Не плагирајте поступак. Уместо тога, само га прочитајте и направите свој на основу идеја онога кога пронађете.

Предности коришћења политике и поступка

Испод су предности у развоју политике и поступка:

• Омогућава униформисан начин рада. Без постојања политике и процедуре, то би људима могло омогућити да раде ствари онако како желе. Могли би да направе погрешне кораке или изазову грешке у процесу. Политика и поступак решавају тај проблем.
• Елиминише стално постављање питања од особља. Као супервизор, стално примам питања од свог особља. Сад кад су наша политика и поступак потпуно ажурирани, могу само да их усмерим на процедуру да одговоре на њихова питања. Међутим, понекад је потребно појашњење поступка.
• Политика и поступак држе запослене одговорним. Ако се то правилно уради, употреба смерница и процедура може држати ваше особље на одређеним стандардима. Неко не може рећи да нечега није био свестан или нема на шта да се позове. Политиком и процедуром одржава особље свесним шта се од њих очекује.
• Одлично за обуку нових запослених. Када примим новог запосленика, првих дан или два проведем у блиској сарадњи са њима. Покажем им главнину посла, али онда одем. Једино због чега их остављам је политика и поступак. Како имају питања, упућујем их на тај поступак. Уче о послу и где да иду ако имају питања. Плус ово ме ослобађа да радим свој посао.
• Може поставити циљеве. Сјајна ствар у писменој форми је што можете поставити циљеве свом особљу. Поступак може да назначи шта се мора урадити и када се мора спавати. Особље то може третирати као циљ за себе у настојању да промовише, заради повишицу итд.

Против коришћења политике и поступка

Испод су недостаци у развоју политике и поступка:

• Гуши креативност. Особље се осећа као да нема слободу у доношењу одлука. Неће размишљати изван оквира или пронаћи нова, креативна решења проблема ако сматрају да увек морају следити постављену процедуру. Увек кажем свом особљу да су процедуре намењене смерницама, а не строгим правилима. Све док успешно постигнете циљ, питање није важно.
• Захтева стално ажурирање које може потрајати. Кад год се нешто промени, неко се мора вратити политици да би је ревидирао. Када се појаве нове дужности, неко мора да напише поступак како то да ради. То је врло дуготрајан процес. Сваке недеље имам посла са ажурирањем, прегледом или планирањем како да ажурирам политику и процедуру.
• То може зауставити раст организације. Многи запослени се враћају на фразу да се „увек тако радило, па зашто то мењати?“. Ово није исто као кад некога спречите да буде креативан. Уместо тога, политика и поступак могу зауставити промене у организацији ако неко поседује документ у којем се наводи да је нешто увек учињено на одређени начин.
• Запослени могу да тумаче корак у поступку на више начина. Неко може прочитати корак на један начин, док други може прочитати корак на други начин, када је писац поступка могао значити нешто сасвим друго. Речи на папиру су отворене за тумачење. Дакле, када се развије поступак, посебно дуготрајан, о њему треба да постоји нека усмена комуникација.
• Досадно им је писати. Понекад сам провео више дана заредом пишући и ревидирајући поступак. То може бити врло дуг и дуготрајан процес, тако да то није најузбудљивије у мом послу. Проблем у томе што је досадно је тај што сте склонији грешкама, због чега је важно да више људи проверава политику након било каквих ревизија.

© 2014 Давид Ливерморе