Интегрисање спољних података у хрис ваше компаније

Интегрисање спољних података у ХРИС

Овај чланак пружа свеобухватан преглед интегрисања спољних података у основни ХРИС, могућности и изазове ове интеграције и пружа најбоље праксе које треба имати на уму приликом планирања интеграције. Иако је ова тема применљива на сва подручја ХР и ХР података, примарни фокус овог чланка испитује интеграцију истраживања о платама и тржишних података.

Информациони систем за људске ресурсе (ХРИС) дефинисан је као систем евиденције за све податке о људским ресурсима. Ефективни ХРИС пружа организацијама могућност управљања токовима рада уобичајених ХР активности као што су регрутовање, укрцавање, праћење погодности и извештавање (Целерго.цом, 2017). Није необично да различите функције ХР користе специјализовани систем за управљање свакодневним радом функције. Традиционално, организација купује основни ХРИС који служи као основни оперативни систем и садржи податке о људским ресурсима као што су запослени:

име
адреса
број социјалног осигурања
наслов положаја
ФЛСА статус итд.

Једном када се основни систем успостави, организације обично пронађу потребу за додатним системима како би прилагодили растућим потребама предузећа. У савршеном свету, додатне потребе функције ХР могу се задовољити куповином и применом модула основног система. У неким ситуацијама додаци основног система не подржавају на одговарајући начин пословне процесе. У тим случајевима мора се донети одлука да се промене организациони процеси, купи другачији софтвер који ће подржати тренутни пословни процес или се развију потпуно прилагођени домаћи системи. Све чешће се стручњаци ХРИС-а позивају да интегришу различите ХР системе (Каванагх и Јохнсон, 2018). Поред интеграције система, од стручњака ХРИС-а може се такође затражити да интегришу елементе података у систем који помажу организационим лидерима у доношењу одлука.

Интегрисани информациони системи

Каванагх и Јохнсон (2015) дефинишу интегрисане информационе системе као „системе изграђене на заједничким платформама који омогућавају употребу појединачне инстанце података у неколико апликација и несметан пренос података између система“ (стр. 165). Интеграција података минимално укључује повезивање информација у два система, али пословне потребе могу захтевати више од две везе. Интеграције често укључују повезивање трансакционих операција у један систем што започиње неку акцију у наредном систему. Пример за то је систем праћења подносиоца захтева (АТС) који је повезан са више система. Ради примера, након што је кандидат изабран и потврђен,АТС покреће улазак у систем обрачуна зарада који покреће улазак у систем евиденције радног времена и упозорава одељење за ознаке да нови запослени започиње и да треба створити значку како би запослени могао да превлачи и увлачи време. У овом примеру, подаци се неприметно преносе без потребе за додатном људском интервенцијом изван почетног окидача у АТС-у. Ова врста подршке у току рада ослобађа ХР стручњаке од многих трансакционих и административних дужности које су традиционално биле део функције управљања људским ресурсима и пружа ХР могућност да постану стратешки пословни партнери и подрже доношење организационих одлука.подаци се неприметно преносе без потребе за додатном људском интервенцијом изван почетног окидача у АТС-у. Ова врста подршке у току рада ослобађа ХР стручњаке од многих трансакционих и административних дужности које су традиционално биле део функције управљања људским ресурсима и пружа ХР могућност да постану стратешки пословни партнери и подрже доношење организационих одлука.подаци се неприметно преносе без потребе за додатном људском интервенцијом изван почетног окидача у АТС-у. Ова врста подршке у току рада ослобађа ХР стручњаке од многих трансакционих и административних дужности које су традиционално биле део функције управљања људским ресурсима и пружа ХР могућност да постану стратешки пословни партнери и подрже доношење организационих одлука.

Интегришући системе и друге податке, ХРИС-ови стручњаци имају потенцијал да створе и произведу значајне метрике и пруже свеобухватну подршку при одлучивању. Интегришући компензацију, тржиште рада и време за попуњавање података за регрутну активност, ХР ће можда моћи да идентификује активне предмете за побољшање регрутовања и / или администрације надокнаде. Да бисмо илустровали ову тачку, дат је следећи пример регрутације медицинске сестре:

Пример регрутовања медицинских сестара

Укупно просечно време за попуњавање слободних места у Медицинском центру АБЦ је 40 дана. Просечно време за попуњавање места за негу је, међутим, 70 дана. Неки могу тврдити да постоји недостатак сестара што доводи до дужег времена за попуњавање фигуре. Комбиновањем података, вешти ХРИС стручњак открива, међутим, да када регрутери оглашавају слободна радна места користећи 75. перцентил тржишне референтне зараде, време за попуну смањило се на 50 дана…

… у поређењу са временима у којима се користила стандардна филозофија компензације компаније и време пуњења је било у просеку 80 дана. Са овим информацијама, руководство може донети одлуку о промени филозофије компензације АБЦ Медицинског центра која се односи на медицинске сестре. У овом поједностављеном примеру подаци су извучени из језгра ХРИС-а, АТС-а и тржишта рада и коришћени за доношење одлуке која утиче на буџет организације. Интеграција података даје организацији способност да разуме променљиве услове и схвати њихов утицај током времена - или одмах - да утиче на промене.

Предности интеграције података

Постоји неколико разлога зашто би се организација одлучила да интегрише спољне податке са основним ХРИС-ом. Као што је објашњено у примеру изнад, интегрисани подаци омогућавају вођама да правовремено добију аналитику као и ад хоц извештавање. Интегришући скупове података, ХРИС ствара вредност у пружању доступности могућности извештавања на једном месту. У случају планирања накнада, интегрисани системи могу садржати смернице за заслуге засноване на локацији и у оквиру одговарајућег распона зарада на основу оцена учинка. На овај начин, интеграција података елиминише потребу за менаџерима да тумаче сложену матрицу и смањује вероватноћу грешака на основу ручних прорачуна и тумачења политика. Поред тога, планирање надокнада које се не врши коришћењем интегрисаног система у реалном времену дуготрајно је и скупо.У истраживању ХР о самопослуживању из 2002. године, Цедар Гроуп је проценио да су у Северној Америци компаније оствариле уштеду од 5,29 долара по просечној трансакцији помоћу аутоматизованог система планирања компензација (Вригхт, 2004). Ако је ова цифра тачна, чак ће и мала и средња предузећа имати користи од интегрисања података и аутоматизације планирања надокнада за стварање ове врсте менаџерске самопослужне апликације.

Интегрисани ХРИС такође пружа безбрижно савезно поштовање извештаја. Организације од којих се захтева да извештавају годишње, напори на прикупљању података могу бити досадни и дуготрајни. На пример, интегрисаним системом који прати потребну обуку лако се може манипулисати да би се створили стандардни извештаји Заједничке комисије. Исто важи и за извештавање ЕЕО-1 и Ветс-100. Поред планиране усаглашености, интегрисани системи омогућавају организацијама да благовремено одговоре ревизорима и произведу податке за обављање саморевизије. Интегрисање података са самопослужних платформа заснованих на Интернету такође повећава ефикасност и смањује грешке тако што запосленици подносе своје податке у ХРИС.

Изазови које треба размотрити

Интегрисање спољних података није све позитивно и свакако доноси низ изазова које организација треба узети у обзир. Интегрисање података и система скупо је и често пута су потребна заобилазна решења или закрпе како би се добили подаци који су корисни за подршку одлукама. Ако организација жели да интегрише домаћи систем са системом добављача или да интегрише два или више система добављача, биће потребан стручњак за ХРИС са техничким знањем протокола и програмских језика за размену података између система (Каванагх и Јохнсон, 2018). Ако овај програмер тренутно није део особља организације, вођа ХРИС-а мораће да финансира додатно место. Иако високо интегративни ХРИС може пружити већу ефикасност коришћењем самопослуга подносилаца захтева, запослених и менаџера,неки тврде да ови системи могу пребацити посао са људских ресурса на менаџере и запослене, преоптерећујући тако руководиоце и запослене. То би требало да има дугорочни ефекат смањења укупне продуктивности у организацијама. Систем погодности можда неће добро примити запослени који сматрају да им је потребна додатна подршка у доношењу одлука (Стоне, ет ал. 2015). Поред тога, неким запосленима можда није пријатно да користе технологију и можда више воле папирне обрасце него улазак на рачунар.неки запослени можда не воле коришћење технологије и можда више воле папирне обрасце него улазак на рачунар.неки запослени можда не воле коришћење технологије и можда више воле папирне обрасце него улазак на рачунар.

Још један велики изазов који треба размотрити је флексибилност система - која је пресудна за успех интеграције података. У примеру аутоматизације компензација, планови компензација се временом мењају и ХРИС мора бити у стању да прати те промене. Промене би могле да укључују подобност, пословна правила (нпр. Минимални и максимални износ повећања), буџете, смернице, датуме приступа, прорачуне, па чак и презентације на екрану. Додавање или уклањање основних компоненти плата, бонус планова или планова залиха потребно је да би се обезбедила флексибилност за типичне промене програма (Вригхт, 2004). Системи такође морају да пруже флексибилност која је неопходна да би се удовољило променама у вези са усклађеношћу. На пример, планирање накнада за изузете запослене и неослобођене запосленике може следити различите смернице.Интегрисање података о накнадама такође може менаџерима пружити заставе да укажу на потенцијална питања усклађености - на пример, показатеље за жене и запослене у мањинама када њихове плате падну испод слично квалификованих мушких и већинских запослених. Ова врста заставе може бити сложена за примену јер захтева да систем извлачи податке из неколико различитих система (основни ХРИС, АТС, подаци о тржишту зарада), примењује прорачуне (упоредни однос заснован на сатници или годишњој заради у зависности од статуса ФЛСА) и изнесите индикатор или заставицу менаџеру на основу пословне дефиниције онога што чини предмет који захтева преглед (Вригхт 2004).Ова врста заставе може бити сложена за примену јер захтева да систем извлачи податке из неколико различитих система (основни ХРИС, АТС, подаци о тржишту зарада), примењује прорачуне (упоредни однос заснован на сатници или годишњој заради у зависности од статуса ФЛСА), и изнесите индикатор или заставицу менаџеру на основу пословне дефиниције онога што чини предмет који захтева преглед (Вригхт 2004).Ова врста заставе може бити сложена за примену јер захтева да систем извлачи податке из неколико различитих система (основни ХРИС, АТС, подаци о тржишту зарада), примењује прорачуне (упоредни однос заснован на сатници или годишњој заради у зависности од статуса ФЛСА), и изнесите индикатор или заставицу менаџеру на основу пословне дефиниције онога што чини предмет који захтева преглед (Вригхт 2004).

Најбоље праксе за интегрисање података

Вригхт (2004) нуди осам предлога које треба узети у обзир приликом интеграције података и њихове употребе за аутоматизацију планирања компензације. Предлози су применљиви на функције ХР-а, а стручњаци ХРИС-а требају имати на уму препоруке.

Темељито планирајте. Интеграција података не би требало да буде одлука у последњем тренутку или накнадна мисао. Подаци из свих система укључених у везу морају се мапирати како би се осигурало да су скупови података компатибилни за пренос.
Функционалност би се требала временом поступно уводити. Саветује се да организације не покушавају превише превише брзо. Имплементацијом у фазама, организације себи дају прилику да одговоре на изазове и преусмере ресурсе ако је потребно.
Важно је истраживати и придржавати се најбољих пракси специфичних за одређену индустрију. Потребе медицинске установе вероватно би се знатно разликовале од потреба произвођача. Не постоји јединствено решење за потребе интеграције података и ХРИС стручњаци би тога требали бити свесни када започињу пројекат.
ХР би требало да провери учесталост изузетака од пословних правила да би утврдио да ли би нови интегрисани систем требало да буде конфигурисан да уважи изузетке.
Организације треба да размотре импликације израчунавања заснованих на заокруживању. Овај савет је специфичан за податке о надокнади, али је важан за разматрање. Ако се цифре заокруже, то може неочекивано утицати на буџет и пореметити буџетске пројекције. То се чини као мала ствар, међутим, временом би се могло испоставити скупо.
Потврдите потребне податке у основном ХРИС-у и планирајте време за спровођење заказаног чишћења података ако је потребно.
Вригхт наглашава потребу за тестирањем било каквих модификација система пре него што постану активне. Важно је да се сви могући сценарији тестирају у систему како би се осигурало да је безбедност нетакнута и да интегрисани систем функционише како је предвиђено.
И коначно, осма препорука је планирање комуникације о управљању променама. Каже се да имплементације ХРИС-а не успевају због проблема са хардвером или софтвером, већ због вође промене, као и због људи и организационих проблема повезаних са променом (Каванагх и Јохнсон, 2015).

Закључно, интеграција спољних података има неколико предности. Интеграција података омогућава бољу подршку одлучивању и метрику. Иако се ефикасност на крају остварује, постоје почетни трошкови повезани са интеграцијом података на које стручњаци ХРИС-а морају рачунати. Поред тога, неки запослени и менаџери могу бити отпорни на коришћење функција самопослуживања од којих зависе интегрисани подаци. Ако лидери примене ефикасне методе управљања променама и сходно томе планирају ресурсе, интеграција података ће вероватно имати позитиван утицај на функцију људских ресурса и пословање у целини.

Извори:

ХРИС интеграција са глобалним платним списком - четири кључа успеха. (2017., 6. октобар). Преузето 24. фебруара 2018. са хттп://целерго.цом/хрис-интегратион-глобал-паиролл-суццесс/

Каванагх, МЈ, и Јохнсон, РД (2018). Информациони системи за људске ресурсе (4. издање). Лос Анђелес, Калифорнија: Саге.

Стоне, ДЛ, Деадрицк, ДЛ, Лукасзевски, КМ, и Јохнсон, Р. (2015). Утицај технологије на будућност управљања људским ресурсима. Преглед управљања људским ресурсима, 25 (Управљање људским ресурсима: прошлост, садашњост и будућност - том 2), 216-231. дои: 10.1016 / ј.хрмр.2015.01.002

Вригхт, А. (2004). Не решавајте мање: Програми за глобалну компензацију требају глобалне алате за компензацију. Преглед плана примања запослених, 58 (9), 14.