Управљање буџетима: разумејте како се извештава о учинку у односу на буџете

Управљање новцем је веома важан део сваког пословног и личног живота и помаже у контроли ефективнијег и ефикаснијег новца. Буџети су финансијски алати за пословање, а извештаји о учинку су процене задатака или пројеката у пословном окружењу. Извештаји о учинку помажу у идентификовању или праћењу разлика у буџетима; на пример где је новац потрошен и одакле је генерисан приход. Извештаји о учинку могу такође садржати и друге информације осим финансија; на пример потреба за новом опремом, залихама, особљем итд.

3: Разумевање начина извештавања о учинку у односу на буџете

Овај чланак одговара на НВК ниво 4 јединице „Управљање буџетима“ и има вредност кредита „5“.

Да бисте стекли јасно разумевање сврхе буџета, који је први део ове јединице, следите доњу везу

Управљање буџетима - разумевање сврхе буџета

За детаљно разумевање начина управљања буџетима, који је други део ове јединице, следите доњу везу

Управљање буџетима - Разумевање начина управљања буџетима

3.1 Објасните сврху и користи извештавања информација о учинку у односу на буџет

Да би се извештавало о учинку у односу на буџет, потребно је пратити да ли се процењени буџети добро слажу са стварним резултатима који су постигнути. Носилац буџета или управник буџета одговоран је за пажљиво праћење свих ових чињеница и података. Такође је дужност другог укљученог особља да менаџеру пружи тачне информације у зависности од сопственог нивоа одговорности. Заузврат, менаџери морају да дају повратне информације о учинку, а такође и да дају предлоге и савете о било којим планираним акцијама или варијацијама.

Извештавање о учинку је процес у којем се прикупљају сви подаци из основа и развијају информације о учинку које појашњавају детаље о начину коришћења ресурса и постизања циљева.

Сврха и користи извештавања информација о учинку у односу на буџет су:

• Она побољшава ефикасност финансијског извјештавања
• То помаже да се испита било какав ризик или процена будућих ризика и перспективе
• Помаже у идентификовању и упоређивању учинка између текуће и прошле финансијске године и извлачењу процене будућих буџетских процедура.
• Помаже у идентификовању разлика у буџету и постигнутим резултатима. Даље помаже у планирању и постављању циљева за будуће перформансе. Одступања ако су повољна указују на добре перформансе, док одступања која нису повољна указују на лош учинак.

• Помаже у смањењу трошкова и повећању профита - у основи контроли трошкова.
• Прекомерни новац из буџета може се користити за проширење или развој пословања. Извештаји о учинку овде играју добру улогу.
• Помаже у планирању следећих корака које треба предузети да би се задатак извршио.
• Помаже у испуњавању прогноза за све будуће потенцијалне пројекте, потребе за управљачким радњама или променама у политикама и процедурама

• Помаже у идентификовању грешака у било ком тренутку стварног задатка или пројекта или било чега што је повезано са предузећем
• Помаже у одлуци да ли су буџет и трошкови разумни.
• Помаже да се утврди ко је коме одговоран и за шта, а такође одражава финансијске планове
• Помаже у решавању проблема који захтевају радње и то се може учинити пре него што проблем измакне контроли.

3.2 Објасните како се проверава тачност прорачунских прорачуна.

Тачност буџетирања је врло важна вештина када је реч о управљању предузећем или организацијом. Одступања у буџету од предвиђених могу довести до недостатака и довести компанију у ризик. Ако је неко темељан током процеса буџетирања, вероватно ће развити тачнији буџет.

Како се може проверити тачност прорачунских прорачуна? Погледајмо неколико метода за то!

• Увек се побрините да свака ставка расхода и прихода који се односе на посао буду укључени у буџет; на пример чак и ситни предмети попут малих рачуна, свакодневних малих трошкова итд.
• Проверите да ли сте у процес буџетирања додали све информације везане за свакодневно пословање предузећа; чак и мање задатке и њихове трошкове
• Када процењујете трошкове, увек правите реалне претпоставке; то се може постићи темељним истраживањем те одређене ставке у буџету. Требали бисте бити у стању да објасните своју претпоставку заједно са логичким образложењем.

• Не одлучујте сами о проценама; радије узимајте информације и идеје од свих укључених чланова организације. На тај начин је мало вероватно да тачност одступа.
• Увек имајте додатна средства за покривање одступања, ово ће помоћи пословној функцији у оквиру додељеног буџета, избегавајући одступања од тачности
• Погледајте сваки ред на ставци буџета, као што су трошкови обуке, донације, догађаји за прикупљање средстава, стационарни уређаји итд., И процените са највећом пажњом. Укратко, наведите СВЕ приходе и расходе.
• Категоризирајте ставке тако да је лакше провјерити сваки задатак или циљ за детаље о њиховом буџетирању. На пример, трошкови за обуку, трошкови за плату особља, трошкови за реновирање, превоз, правна средства, осигурање итд. Урадите то и за приходе и за расходе.

• Додајте што више детаља како бисте имали тачну цифру.
• Направите процену укупног броја, процену појединачних предмета и саберите их да бисте добили укупан број; обоје би требало да се подударају; на пример, пронађите подзбројеве категорија и збројте подзбројеве; пронађите укупан укупан број свих предмета. Укупни укупан износ треба да буде једнак збиру подзброја.
• Имајте стандардни формат у којем ћете навести своје буџетске ставке и извршити прорачуне. Укупне вредности израчунајте помоћу формула и такође ручно. Увек израчунајте двоструку / троструку проверу.

• Урадите контролне листе и потражите помоћ других да бисте проверили тачност предмета, процена и прорачуна.
• Запишите износе / трошкове за сваку појединачну ставку
• Будите спремни да одговорите на сва питања или недоумице које могу настати због папира о буџету. Додајте напомене и коментаре где год је то потребно, јер ћете тако уштедети време на одговарање на питања, учинити буџет јаснијим и транспарентнијим. Позовите се на претходне буџетске и финансијске извештаје и извршите поређења.
• Узмите повратне информације пре финализације, не само од једне особе, већ привуците довољан број квалификованих и искусних људи. На пример, људи из финансијског одељења, рачуновође, пројектни тим, директор, одбор итд.

3.3 Објасните сврху и користи снимања информација које ће вам помоћи у будућој припреми буџета

Када припремате буџет за одређену годину, водите евиденцију свих података које сте користили за израду буџета, укључујући напомене, коментаре, изјаве и документацију која ће вам помоћи у будућем буџетирању организације или предузећа.

Сврха и користи од тога су:

• Помаже у координацији процеса буџетирања у различитим функционалним областима и њиховој интеграцији у сврху организације. Знате да имате у плану планове и материјале за следећу финансијску годину, уместо да започињете ствари од нуле.
• Помаже вам да научите и избегнете грешке онога што сте научили и искусили у протеклих годину дана.
• Ви сте мотивисани и процес постаје много лакше. На буџетирање не гледате као на ужурбан задатак, већ га радите мотивацијски. Побољшава задовољство послом.

• Помаже у сталном побољшању, помажући вам да избегнете грешке из прошлости и предузмете алтернативне мере за постизање бољих резултата.
• Помаже у побољшању учинка одељења и организације у целини. Имате основе у рукама и знате где треба тражити ресурсе и како их паметно трошити.
• Имате боље разумевање праћења, контроле и прегледа буџета. Такође можете побољшати извештавање о учинку и сигурно можете видети велику разлику у буџету и извештајима о учинку.
• Смањује неизвесности у већини области, смањује све сукобе који могу настати и побољшава доношење одлука.

• Помаже вам да останете фокусирани и пратите у ком правцу иде посао. Можете седети и прегледати перформансе и факторе који доприносе или утичу на раст пословања
• Помаже вам да се концентришете на будућност предузећа, а не само на тренутне ситуације и перформансе.

Надам се да су вам информације овде биле корисне и занимљиве. Молимо вас, немојте се устручавати са повратним информацијама и делите своје мисли и искуства.

Хвала вам што сте навратили. Све најбоље.

Ливингста.