Припрема као кључ успеха

Пикабаи

Припрема може изгледати досадно и дуготрајно када све што заиста желите јесте да зароните у пројекат и почнете да се осећате као да сте нешто постигли. Нарочито када су рокови тесни. Али, унца превенције може ублажити пола килограма интервенције. Провођење одређеног времена на почетку пројекта у организовању и мапирање плана може уштедети тону изгубљеног времена касније у поновном обављању посла или помоћницима који врте палчевима јер не знате који посао треба да им следе. Поред тога, одвајање времена за праћење одговарајућих поступака може спречити да се касније појаве проблеми који губе време, представити компанију лоше клијентима и створити непотребан стрес и стрепњу на радницима.

Скок од радника до менаџера

Како напредујемо на корпоративној лествици одговорности, можемо се ухватити да прелазимо са улоге пчеле раднице на улогу руководства, чак иако наш назив посла не укључује реч. Посао радничке пчеле је да извршава наређења и означава ствари са пословичне листе „Обавезе“ што је брже могуће. Али када пређете у менаџерску улогу, дубоко усађена идеја „мораш то обавити“ заправо може ометати твоју способност управљања.

Менаџери треба да се одмакну од вреве и науче да троше време на припреме, делегирање и комуницирање. Према начину размишљања радничке пчеле, те ствари изгледају врло нематеријално и могу вам оставити осећај као да ништа нисте „урадили“. Али игнорисање тих захтева за улогом може значити да они којима управљате заправо ништа не раде, јер нисте одвојили време да им кажете шта треба да раде или нисте одвојили довољно времена да бисте били сигурни да разумеју шта тражите за. Такође је важно да менаџери размотре потребе сваког појединог радника и свој стил комуникације и подучавања прилагоде потребама тог радника како би максимизирали свој потенцијал.

Знање је моћ

Једна од најбољих метода припреме за будуће догађаје је документовање тренутних. Знање је моћ. Ако вам треба неко време да корак по корак документујете оно што сте управо учинили да бисте решили проблем или конфигурисали функцију, значи да следећи пут када треба да се уради исто, тај задатак можете делегирати неком другом, јер сви ви треба да их упути на чланак који корак по корак прецизира шта треба да ураде. Ако вам треба сат времена да документујете поступак који ће се поновити, уштедећете два сата за 3 месеца и поново за 6 месеци и опет и опет и опет, сваки пут када не требате поново да откривате поступак, а затим то урадите научи то неком другом. Немојте поново измишљати точак, документујте изум и препустите неком другом.

Планирање пројекта да буде фокусирано

Поглед на опсег читавог пројекта може бити застрашујући, чак и надмоћно. Када се пројекат рашчлани на мале делове и одређене задатке, постаје лако усредсредити се на сваки мали задатак и ефикасно прећи са једног на други. Планирање пројекта и утврђивање задатака и рокова је кључни корак у припреми за посао који предстоји. Овај процес се може научити. Можете научити како да организујете себе и свој посао и тиме ћете више посла обавити за мање времена са мање стреса. Када се суочите са новим пројектом, прво што треба идентификовати је рок. Затим поделите пројекат на кључне тематске делове рада. Ово ће бити ваше прекретнице. Процените рокове за сваку прекретницу тако да ћете испоштовати крајњи рок. Ако користите Планнер, организатор у стилу Канбан,ти Прекретнице постаће ваше колоне или сегменти. Затим узмите сваку прекретницу и даље је рашчланите на задатке неопходне за постизање те прекретнице. Организујте те задатке у низу и воила, имате пројектни план који ће вас држати на месту.

Дневна и недељна припрема

Можда ваш рад није заснован на пројекту или обухвата више пројеката. Свакодневна и недељна припрема тада постаје кључна за одржавање фокуса и постизање циљева. На почетку сваког дана, немојте само ускочити у прву е-пошту коју видите и почните да одговарате. Започните сваки дан са припремом.

• Одржавајте листу задатака, укључујући календар
• Прегледајте постојеће задатке
• Прегледајте све нове комуникације и додајте ставке на листу задатака. Ако су одређени за датум, као што је састанак, додајте референцу на те задатке у календар.
• Дајте приоритет листи задатака
• Користећи календар и листу задатака, утврдите задатке које очекујете да ћете обавити до краја дана
• Сада почните да радите.

Сваког понедељка прегледајте листу задатака и календар да бисте стекли идеју како ће изгледати ваша недеља. Блокирајте све потребне дијелове времена за састанке или велике задатке.

Кључне тачке

• Припрема је суштинска, а не факултативна
• Припремљеност повећава ефикасност, штеди време и новац
• Ако се не припремите, ризикује задовољство купаца
• Недостатак припрема повећава стрес запослених, анксиозност, изостајање са посла и изгарање.
• Припремите се кроз управљање списковима задатака и процесима документовања.