Писање пословног писма за достављање лоших вести (са примерима)

Каитлин Бакер преко Унспласх.цом

Понекад у послу једноставно не можете избећи да напишете писмо које има лоше вести. Међутим, можете покушати да напишете писмо на такав начин да задржите добар однос са примаоцем, као и да на најлакши начин разбијете лоше вести. Не желите да спалете мостове у послу, па вам је заиста у корист да напишете ефикасно писмо са лошим вестима.

Циљеви на које бисте требали да се усредсредите током писања писма

1. Минимизирање штете у вези: Лоше вести не би требало да дефинишу везу.
2. Показујући да је одлука поштена и разумна: Замислите себе на месту читаоца и покушајте да понудите најбоље могуће објашњење.
3. Навођење лоших вести јасно и чврсто:

• Отвор би требао имати тампон како би се смањила штета на вези. Користите позитиван или неутралан отвор за одржавање добре воље.
• Тело треба да садржи разлоге који помажу читаоцу да га види са ваше тачке гледишта. Желите да покажете да сте и фер и разумни. Будите јасни и јасни у вези са лошим вестима, али такође будите кратки, позитивни и ниски у вези с њима.
• Затварање треба да садржи одговарајући гест добре воље и можда потенцијално решење за читаочев проблем.

Пример пословног писма лоших вести # 1

Писмо је било директно и учтиво. Писац је пружио одличан разлог за одбијање положаја, али је такође оставио отворена врата за будућу везу. Писац је на крају пружио и могуће решење.

Пример пословног писма лоших вести # 2

Овај лоши билтен покрива чињеницу да вок који је госпођа Ходгес наручила није доступан надограђујући га на бољи, већи вок. Такође, тона је толико позитивног да читатељ можда неће схватити да цео комплет који је наручила није стигао на време, јер ће два дела стићи касније. Овај лоши билтен се уопште није фокусирао на негативно, већ је своју поруку пренео на позитиван начин. Харри Фигби је такође пружио прилику за будућу везу обавестивши госпођу Ходгес о предстојећим распродајама и догађајима.